Archivo histórico del Despacho de Abogados: solución digital sencilla y definitiva.

1. Introducción.

            Durante años los despachos de abogados van acumulando miles de expedientes físicos que recogen las experiencias y el conocimiento derivado de la larga vida profesional de sus componentes.

            En nuestro caso concreto más de ocho mil expedientes se amontonaban, con el mayor orden posible, en estancias de nuestro despacho que quedaban inutilizadas para otros usos, inundaron las terrazas acristaladas e, incluso, hubo que adquirir un pequeño local de negocio para dicho cometido de almacenamiento. El uso del archivo histórico se hacía impracticable por los numerosos cambios tecnológicos que los Despachos han sufrido en los últimos veinte años principalmente.

2. Problemas del archivo histórico.

            La evolución de las nuevas tecnologías nos ha permitido resolver tres problemas concretos que el archivo histórico nos venía ocasionando y que, entendemos, afecta a la mayoría de los despachos de abogados:

            1.- ESPACIO FISICO: El archivo histórico inunda los despachos de abogados, de forma más o menos organizada, ocupando un espacio físico importante que podría ser dedicado a otras tareas más productivas.

            2.- MEMORIA HISTORICA: El archivo histórico contiene todas las experiencias vividas por el despacho profesional y que no pueden ser utilizadas por los abogados por cuánto se encuentran en archivos antiguos, desorganizados y de difícil acceso por las circunstancias tecnológicas de su tiempo.

            Hemos perdido la experiencia, el esfuerzo y el trabajo de los componentes del despacho de abogados en períodos de 25, 50 o 100 años de antigüedad.

            3.- SEGURIDAD: Relataba un abogado experimentado de San Sebastián que la mayor desgracia de su despacho de abogados había venido derivada de un incendio fortuito de sus instalaciones. Recientes acontecimientos, conocidos por todos, demuestran los gravísimos problemas derivados de una pérdida instantánea de los expedientes ya sean actuales o históricos.

            3. Las soluciones definitivas a los problemas planteados.

            Los problemas referenciados con anterioridad han quedado solucionados sencillamente mediante la aplicación de las nuevas tecnologías por parte de empresas punteras en el tratamiento de la información y, todo ello, ha transformado nuestro Despacho Profesional de la siguiente forma:

            1.- ESPACIO FISICO: El archivo histórico de nuestro despacho de abogados ha pasado de ocupar el espacio correspondiente a un despacho amplio, una gran terraza acristalada y un pequeño local adquirido al efecto a tenerlo por duplicado en el soporte informático elegido que ha sido el de la utilización de un ordenador servidor y, además, en CD ROM cuya copia se encuentra depositada en caja de seguridad. Podíamos haber elegido formato DVD, cintas magnéticas o cualquier otro tipo de soporte informático.

Dicha transformación nos ha permitido la utilización plena de nuestro despacho profesional incorporando nuevos profesionales. Nos ha permitido recuperar el valor económico de un activo inmobiliario que teníamos totalmente inutilizado. El valor de dicha recuperación inmobiliaria es importantísimo en cualquier ciudad española y, mucho más si cabe, en aquellas grandes ciudades donde el precio inmobiliario es altísimo.

            2.- MEMORIA HISTORICA: El nuevo archivo digital nos ha permitido recuperar todas nuestras experiencias profesionales vividas. Un sencillo sistema de búsqueda nos permite acceder en cuestión de segundos a aquellos expedientes históricos que deseamos con tan sólo recordar alguna palabra vinculada a aquel asunto sin necesidad de perder largar horas en sistemas de archivos sinuosos aun cuando tuvieron validez en su época histórica. El archivo digital refleja, incluso, nuestras anotaciones escritas que han sido fotografiadas digitalmente a altísima velocidad.

            3.- SEGURIDAD: Nuestro despacho profesional, una vez realizada la digitalización, ha recibido dos copias de su archivo histórico. Una de ellas es la utilizada habitualmente mientras que la segunda copia ha sido depositada en la caja de una entidad bancaria.

            Un segundo aspecto, en relación a la seguridad, es que el acceso a la información histórica es fácilmente controlado. Mediante unas claves de usuario es posible restringir, si se desea, el acceso a determinados asuntos o información en la forma que determine el titular del archivo histórico.

            4. Sencillez del proceso de digitalización.

            La escasez de tiempo es el mayor problema del abogado. En el presente caso hemos  dedicado sólo una hora de nuestro tiempo a la digitalización del archivo histórico pues el proceso de digitalización es muy sencillo:

            1.- Visita a archivo histórico, evaluación y posterior elaboración de presupuesto.             

Un especialista en gestión documental de la empresa encargada del proceso de digitalización valoró el estado del archivo y elaboró el presupuesto económico sin ningún tipo de compromiso. Nos sorprendió el bajo coste que supone la transferencia del archivo a soporte digital dada la aplicación de las más avanzadas tecnologías consistente en una máquina de digitalización que llega a digitalizar 36.000 documentos cada hora siendo un referente tecnológico a nivel europeo.

            2.- Recogida del archivo histórico.

Un equipo especializado de transporte de la empresa de digitalización se encargó de recoger en nuestro despacho profesional nuestro archivo histórico. De pronto vimos liberado un amplio espacio físico que había estado ocupado por cientos de cajas de expedientes durante años. Inmediatamente pudimos incorporar nuevos profesionales.

            3.- Procesado en el centro de digitalización de documentos.

En un plazo de diez días el centro de digitalización transformó nuestros expedientes históricos (incluidas nuestras anotaciones manuscritas de gestiones) al formato digital solicitado.

            4.- Tratamiento final del archivo histórico en papel.

El centro de digitalización nos dio tres opciones diferentes para la devolución del archivo histórico en papel:

a)       Destrucción del archivo en centro certificado. Fue la opción elegida por nuestro despacho profesional pues ningún sentido tenía para nosotros la vuelta del archivo histórico en papel cuando podemos encontrar e imprimir el documento, contrato o demanda que nos interese en breves minutos.

b)       Devolución física al despacho de abogados. Es una opción ofertada pero fue desechada pues perdemos uno de los valores fundamentales de la operación cual es la recuperación de grandes espacios físicos de los despachos normalmente situados en el centro de las ciudades.

c)       Custodia en centro especializado de bajo coste. Es una opción a considerar en aquellos archivos históricos con relevancia desde el punto de vista histórico o de gran valor documental. No era nuestro caso por lo que desechamos esta opción si bien la consideramos de gran interés en los casos mencionados.

           5. Consideración final.           La aplicación de las nuevas tecnologías no debe hacernos olvidar a los abogados nuestros viejos y sabios principios. Una de las primeras lecciones que me dio mi primer maestro en el ejercicio del derecho era que debíamos transmitir nuestros conocimientos a nuestros compañeros sin reparar en el tiempo, ni solicitar recompensa.

            Este es el espíritu del presente artículo y que no es otro que compartir nuestra propia experiencia con el resto de despachos de abogados españoles por si  pudiera servirles de alguna manera o, cuando menos, podamos conocer los abogados que alguno de nuestros problemas tienen sencilla solución con la aplicación de las nuevas tecnologías.

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