La prueba documental en la LEC: ¿Cuándo se aportan los documentos? ¿Caben las simples fotocopias? ¿Cuándo se han de impugnar los presentados por la parte contraria?

 
I.- INTRODUCCIÓN
De los medios de prueba regulados en el Capítulo VI, Título I del libro II de la Ley de Enjuiciamiento Civil de 7 de Enero de 2000, (en adelante LEC) y en concreto el artículo 299, la prueba documental se manifiesta como prueba fundamental en el proceso civil.

La regulación de esta prueba, sin embargo, no se centraliza sólo en el Capitulo VI, sino que se dispersa en otro capítulo de ese mismo libro, que es el Capítulo III («De la presentación de documentos, dictámenes, informes y otros medios e instrumentos´´).

Los documentos son elementos que dejan plena constancia de cuales son las relaciones entre las partes y son justo estos los instrumentos que vamos a utilizar para probar nuestras pretensiones, de ahí la importancia de saber utilizarlos e identificarlos adecuadamente.
II.- PRUEBA DOCUMENTAL EN SENTIDO PROPIO
La LEC en sus artículos 264, 265 y 266 hace mención a un serie de documentos, sin embargo, tal y como explicaremos a continuación, no todos ellos son prueba documental en el sentido propio de la palabra, sólo los previstos en el Artículo 265.1.1º y 3º de la LEC constituyen prueba documental en sentido estricto.

Los documentos relacionados en el artículo 264 de la LEC, tal y como la propia Ley indica, son documentos procesales, así:

«1º .- El poder notarial conferido al procurador siempre que éste intervenga y la representación no se otorgue «apud acta´´.
2º .- Los documentos que acrediten la representación que el litigante se atribuya.
3º .- Los documentos o dictámenes que acrediten el valor de la cosa litigiosa a efectos de competencia y procedimiento.´´

cuya finalidad reside en acreditar un presupuesto procesal y no en fundamentar los hechos expuestos en la demanda. La relevancia de unos y otros es la misma, pero cada uno de ellos dentro del ámbito de funcionalidad que les compete.

Es en el artículo 265 en el que sí se relacionan los documentos que se deben aportar relativos al fondo del asunto, aunque tal y como hemos indicado al inicio, sólo los señalados en los apartados 1º y 3º del párrafo primero constituyen prueba documental en sentido estricto.

Estos documentos son aquellos «…en que las partes fundamenten su derecho a la tutela judicial que pretenden´´ y «las certificaciones y notas sobre cualesquiera asientos registrales o sobre el contenido de los libros registro, actuaciones o expedientes de cualquier clase´´.

Los documentos de los apartados 2º , 4º y 5º y que son los siguientes:

«2º . Los medios e instrumentos a que se refiere el apartado 2 del artículo 299, si en ellos se fundaran las pretensiones de tutela formulada por las partes.
4º . Los dictámenes periciales en que las partes apoyen sus pretensiones, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 337 y 339 de esa Ley. En el caso de que alguna de las partes sea titular del derecho de asistencia jurídica gratuita no tendrá que aportar con la demanda o con la contestación en dictamen, sino simplemente anunciarlo de acuerdo con lo que prevé el apartado 1 del artículo 339.
5º . Los informes, elaborados por profesionales de la investigación privada legalmente habilitados, sobre hechos relevantes en que aquéllas apoyen sus pretensiones. Sobre estos hechos, si no fueren reconocidos como ciertos, se practicará prueba testifical´´,

constituyen medios de prueba independientes, bien porque como los recogidos en el apartado 2º tienen su propia regulación, en el sentido de que existen normas específicas que regulan  los criterios a seguir para la práctica de esos medios de prueba, bien porque esa prueba como es la del apartado 4º es un auténtico medio de prueba que por lo tanto no procede incorporarlo dentro de ninguna categoría, bien porque aunque parezca documental, en realidad tiene naturaleza de prueba testifical, como sucede con la recogida en el apartado 5º .

Por último es de obligatoria mención el artículo 266 de la LEC en el cual se especifican los documentos que obligatoriamente deben ser aportados con la demanda.

La importancia del acompañamiento de estos documentos con la demanda inicial, no reside en el hecho de que con ellos podamos probar o no nuestras pretensiones, sino en el hecho de que si no los aportamos, el Tribunal que conozca de la causa ni tan siquiera procederá a la admisión de la demanda.

Reconocer la diferencia entre unos y otros es elemental, dado que si bien los primeros (Art. 265.1.1º y 3º ) nos sirven para fundamentar nuestras pretensiones y el hecho de no aportarlos supone que no los podremos traer al proceso con posterioridad salvo en casos expresamente tasados en la Ley a los que nos referiremos en adelante, los segundos son obligatorios, dado que su no aportación supone la no admisión de la demanda.

III.- DOCUMENTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS: DELIMITACIÓN Y FUERZA PROBATORIA
Para poder realizar un uso adecuado de los documentos que obran en nuestro poder, es tan primordial saber identificar las clases de documentos que tenemos a nuestro alcance, como la fuerza probatoria de los mismos.

A) DOCUMENTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS
Los artículos 317 y 324 de la LEC, respectivamente, establecen qué tipo de documentos se consideran públicos y cuales privados.

Como se puede observar, la LEC no ofrece una definición de documento público y privado sino que establece una relación de los documentos que a efectos de prueba debemos considerar públicos, definiendo los documentos privados por exclusión, es decir se consideran documentos privados a efectos de prueba aquellos que no se hallen en los casos a los que se refiere el artículo 317 de la LEC. Ver cuadro.

Por otro lado, si bien es cierto que el artículo 1.216 del Código Civil (en adelante CC) define los documentos públicos como aquellos autorizados por Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la Ley, la coexistencia de estas dos normas (CC y LEC) no nos puede llevar a confusión dado que en caso de duda nos debemos decantar por lo dispuesto en la LEC por ser esta posterior al CC.
B) FUERZA PROBATORIA
1.- DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
La LEC en su artículo 319.1 dispone que «…los documentos públicos comprendidos en los números 1º a 6º del artículo 317  harán prueba plena del hecho, acto o estado de cosas que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella´´.

Sin embargo, en relación con las declaraciones documentadas en ellos, hay que hacer una matización, tal y como ha venido haciendo nuestro Alto Tribunal, y es que «si bien los documentos públicos acreditan la fecha de su otorgamiento y quienes han sido sus autores, no es así en relación con la veracidad intrínseca de las declaraciones en ellos contenidas, que pueden quedar desvirtuadas por los demás medios de prueba.´´

Ello nos lleva al hecho de que el Tribunal a la hora de dictar Sentencia, deberá indicar no sólo las pruebas que se hubiesen propuesto y practicado y los hechos probados, sino también la motivación del porque esos hechos se consideran probados y en base a qué pruebas.

Indicar, que este mismo artículo en su apartado segundo, se refiere al valor probatorio de otros documentos públicos administrativos, que si bien no se encuadran dentro de los reseñados en los apartados 5º y 6º del artículo 317, se consideran documentos públicos si hay una ley que así lo reconoce, teniendo la fuerza probatoria que esa misma ley les atribuya, es decir que con los documentos administrativos no sólo debemos estar a lo dispuesto en el artículo 317 sino a lo establecido en aquellas otras leyes que les confieran ese carácter.
2.- DE LOS DOCUMENTOS PRIVADOS
El artículo 326 de la LEC establece que «Los documentos privados harán prueba plena en el proceso en los términos del artículo 319, cuando su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien perjudiquen´´.

La LEC hace recaer sobre la parte contraria la carga de impugnar el documento. Si aquella no lo impugna, éste hará prueba plena en el proceso en los términos establecidos para los documentos públicos.

Por lo expuesto, es importante que sepamos que en caso de ser nosotros la parte contraria, y por lo tanto aquella a la que ese documento puede perjudicar, somos aquellos que en el momento procesal oportuno, (en la audiencia previa o en acto de la vista, según el juicio declarativo en el que nos encontremos) debemos proceder a su impugnación.

Nuevamente nos podemos encontrar con el problema de que contrariamente a lo establecido en la LEC, el CC en su artículo 1.225 exige que el documento privado sea reconocido para que éste tenga el mismo valor que la escritura pública. En este supuesto habrá que aplicar el principio de ley posterior deroga la anterior, y entender derogado el artículo 1.225 del CC, quedando en vigor el articulo 326.1 de la LEC.

IV.- APORTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: MOMENTO, FORMA E IMPUGNACIÓN

A) MOMENTO

1.- REGLA GENERAL

Conocer cuando y como debemos aportar los documentos que hemos referido con antelación, es fundamental en aras a no ver limitado nuestros derecho defensa y por lo tanto en aras a conseguir una sentencia favorable a nuestras pretensiones.

La regla general contemplada en la LEC es que la prueba documental debe aportarse bien con la demanda, contestación o reconvención.

Esta regla general, más que una regla, es una exigencia, dado que salvo excepciones expresamente contempladas en la LEC, el momento de aportación de los documentos es el inicial.

A fin de fundamentar lo dicho hasta este momento, basta con observar lo dispuesto en los artículo 265, 269 y 272 los cuales establecen respectivamente lo siguiente:

Art. 265: « A toda demanda o contestación habrán de acompañarse:

1º .- Los documentos en que las partes funden su derecho a la tutela judicial que pretenden.

……..´´

Art. 269: «Cuando con la demanda, la contestación o, en su caso, en la audiencia previa al juicio, no se presentara alguno de los documentos…..que, según los preceptos de esta Ley, han de aportarse en esos momentos o no se designara el lugar en el que el documento se encuentre, si no se dispusiese de él, no podrá ya la parte presentar el documento posteriormente, ni solicitar que se traiga a los autos, excepto en los casos previstos en el artículo siguiente….´´

Art. 272: «Cuando se presente un documento con posterioridad a los momentos procesales establecidos en esa Ley, según los distintos casos y circunstancias, el tribunal, por medio de providencia, lo inadmitirá, de oficio o  a instancia de parte, mandando devolverlo a quien lo hubiere presentado.

Contra la resolución que acuerde la inadmisión no cabrá recurso alguno, sin perjuicio de hacerse valer en segunda instancia´´.

No se puede negar la categoricidad de la LEC en este extremo, lo que supone que como profesionales del derecho, nuestra obligación es realizar un estudio exhaustivo de la documentación que debemos aportar al proceso en los momentos iniciales dado que con posterioridad no podremos traerlo a los Autos (salvo supuestos expresamente tasados en la Ley) y las consecuencias que ello podría tener en la mayoría de los casos sería la desestimación de nuestras pretensiones.

Esta regla o exigencia que podíamos llamar de preclusión, juega tanto en el procedimiento ordinario como en el verbal, la única diferencia es que en el primero los documentos deberán acompañarse con la demanda, contestación y en su caso reconvención y en el segundo, puesto que no existe contestación por escrito sino que se realiza de forma verbal en el acto de la vista, deberán aportarse en el acto del juicio o vista.

Es necesario poner de relieve aquellas situaciones en las que a pesar de existir documentos que serían necesarios para fundamentar nuestras pretensiones, por diversas causas, no podemos disponer de ellos o no podemos obtenerlos.

Para esos supuestos, a pesar de su dureza en cuanto al momento de la aportación de la prueba documental, la Ley nos permite designar el Archivo, protocolo o lugar en el se encuentren o el registro, libro registro, actuaciones o expedientes del que se pretenda obtener una certificación; es decir cuando no podamos obtener por nuestra propia mano el documento o documentos necesarios la Ley nos autoriza para designar el lugar, archivo, etc, donde se encuentren.

Es importante que tengamos en cuenta esta última matización, dado que si el documento que pretendamos aportar al proceso se encuentra en algún archivo, protocolo, registro o expediente del que se puedan expedir y obtener copias fehacientes, se entenderá que no tenemos ninguna limitación para poder aportarlo y estaremos obligados a ello, sin que podamos limitarnos a efectuar la designación a la que nos hemos referido en el párrafo anterior. Si el Tribunal considera que concurren esos extremos, podrá inadmitir la práctica de dicha prueba.

Insistimos en la importancia de este extremo, dado que salvo excepciones o situaciones expresamente contempladas en la Ley y las que nos referiremos a continuación, no podremos aportar aquellos documentos que teniendo que ver con los derechos cuya tutela judicial pretendemos obtener, hubiésemos tenido en nuestro poder o hubiéramos podido obtener en el momento de la presentación de la demanda o contestación.

Por último, indicar que, con excepción de lo dispuesto en el artículo 272 de la LEC, y tal y como refiere el artículo 285 de la LEC en caso de que el Tribunal proceda a la inadmisión de alguna de las pruebas propuestas, y a fin de poder hacer valer nuestros derechos en segunda instancia, en ese mismo acto debemos interponer recurso de reposición, el cual se resolverá en el acto, y si se desestimare habrá que formular protesta.
2.- EXCEPCIONES

Puede suceder que tras la demanda, contestación o reconvención, hayan llegado o lleguen a nuestro poder documentos que o bien no pudimos tener con anterioridad, bien no conocíamos su existencia, etc, pero que sin embargo son de suma importancia para la resolución del procedimiento en el que nos encontramos y para fundamentar nuestras pretensiones.
El artículo 265 en su párrafo tercero establece que si actuamos en calidad de demandantes, en la audiencia previa al juicio podremos presentar aquellos documentos y demás medios de prueba «…cuyo interés o relevancia se ponga de manifiesto a consecuencia de las alegaciones efectuadas por el demandado en su contestación a la demanda…´´.

Como se puede observar la Ley es bastante contundente a la hora de especificar que sólo cabrá la aportación de esos documentos en la audiencia previa cuando exista un nexo causal entre la relevancia de aquellos y las alegaciones efectuadas por el demandado. En el momento que dicho nexo no exista, el Juez podrá proceder a la inadmisión de ese material probatorio bien por no guardar relación con el asunto que se trata, bien porque aún teniendo relación con el objeto del procedimiento se pudo aportar con el escrito de demanda, al provenir su relevancia no de las alegaciones efectuadas de contrario sino de los propios hechos relatados en la demanda.

Asimismo el artículo 270 de la LEC establece aquellos casos en los que el actor y el demandado podrán aportar documentos en momentos posteriores a los reseñados con anterioridad. Ver cuadro

No olvidemos que la concurrencia de estas excepciones y por lo tanto la procedencia de la admisibilidad de los documentos en un momento no inicial del proceso se debe justificar, es decir debemos hacer ver al Tribunal que efectivamente concurren esas circunstancias excepcionales y que por lo tanto procede la admisión de los documentos aportados en ese momento no inicial del proceso.

Insistimos en este extremo por el hecho de que, si bien podríamos pensar que podemos basarnos en el artículo referido para traer al procedimiento algún documento que a pesar de ser importante para la tutela de nuestros derechos hemos olvidado aportar, no debemos desconocer que las demás partes podrán alegar en el juicio o en la vista la improcedencia de tomarlo en consideración por no encontrarse en ninguno de los casos enumerados, y el Tribunal además de resolver en el acto sobre su procedencia o no, si apreciare mala fe procesal en la presentación del documento, podría imponer al responsable una multa.

Reseñar que todas estas reglas, exigencias, excepciones, salvedades a las que nos hemos referido hasta este momento, son aplicables a aquellos documentos que son fundamentales para la tutela judicial que pretendemos obtener; es decir, se refiere a aquellos documentos que sirven de base a la acción o reclamación que se plantee, y por lo tanto no a todos aquellos documentos que puedan servir para apoyar nuestras pretensiones sino sólo a aquellos que son fundamentales.

Según doctrina reiterada y constante, los documentos que quedarían al margen de la exigencia recogida como regla general son: aquellos accesorios que sirven para completar otros que se aportaron con la demanda, los que contienen aclaraciones, o rectificaciones que sin alterar los hechos objeto de discusión, sirven o ayudan para probar lo alegado, etc.
B) FORMA

La LEC en sus artículos 267 y 268 establece la forma en la que se debe presentar los documentos públicos y privados, respectivamente.

El artículo 267 dispone que: «Cuando sean públicos los documentos que hayan de aportarse conforme a lo dispuesto en el artículo 265, podrán presentarse por copia simple y, si se impugnare su autenticidad, podrá llevarse a los autos original, copia o certificación del documento con los requisitos necesarios para que surta efectos probatorios´´.

El artículo 268 establece que «Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente y se unirán a los autos o se dejará testimonio de ellos, con devolución de los originales o copias fehacientes presentadas, si así lo solicitan los interesados.´´

En relación con los documentos públicos, indicar que si sólo se posee copia simple podremos aportarla y surtirá los mismos efectos que el original siempre que la coincidencia de dicha copia con el original no sea cuestionada por las demás partes personadas en el procedimiento, dado que de ser así habría que adoptar las actuaciones necesarias para que tenga efectos probatorios.

Por lo que respecta a los privados señalar que de conformidad con lo dispuesto en el precepto reseñado, debemos aportar original o copia autenticada.

Por último debemos hacer referencia a otra exigencia recogida en la LEC que se contempla en el artículo 276, exigencia que se refiere a todos aquellos documentos y escritos que se presenten en cualquier momento del proceso.

Esta pretensión consiste en que cuando las partes intervinientes en el proceso estuvieren representadas por procurador, cada uno de ellos deberá trasladar con carácter previo a los procuradores de las restantes partes, las copias de los escritos y documentos que se vayan a presentar al Tribunal. De dicho traslado se expedirá un justificante, el cual deberá entregarse con los documentos que se presenten ante el Tribunal.
C) IMPUGNACIÓN

Al igual que para el resto de los actos procesales que se practican a lo largo del procedimiento, también para proceder a la impugnación de los documentos la Ley fija un momento determinado; dependiendo de que se trate de un procedimiento ordinario o verbal, la impugnación de los documentos se realizará en un momento u otro.

En el juicio ordinario, y tal y como dispone el artículo 427.1 de la LEC, la impugnación de la autenticidad de un documento presentado por la parte o partes contraria deberá llevarse a cabo en la audiencia previa.

«En la audiencia, cada parte se pronunciará sobre los documentos aportados de contrario hasta ese momento, manifestando si los admite o impugna o reconoce o si, en su caso, propone prueba acerca de su autenticidad´´.

Dado que como hemos visto la Ley contempla la posibilidad de que en casos excepcionales se puedan aportar al proceso documentos con posterioridad a la audiencia previa e incluso al juicio, la impugnación de esos documentos, en el primer supuesto, deberá realizarse en el momento del juicio, momento éste en el que o bien se puede impugnar el documento o bien pronunciarse sobre su improcedencia por no encuadrarse en ninguno de los casos contemplados en el artículo 270 de la LEC; en el segundo supuesto la impugnación podrá efectuarse solicitando la prueba pertinente a través de las diligencias finales, contempladas en el artículo 435.1.3º.

Por lo que respecta al juicio verbal, ambas partes podrán impugnar los documentos en el acto de la vista. En este supuesto y en el caso que fuera necesario, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 193.1.2º se procederá a la suspensión de la vista.

Indicar que si alguna de las partes procediera a la impugnación de un documento público, para que éste pudiera hacer prueba plena se procederá en la forma contemplada en el artículo 320, que establece que «1º . Las copias, certificaciones o testimonios fehacientes se cotejarán o comprobarán con los originales, donde quiera que se encuentren. 2º . Las pólizas intervenidas por corredor de comercio colegiado se comprobarán con los asientos de su Libro Registro´´.

Si por el contrario lo que se impugna es la autenticidad de un documento privado, será de aplicación lo dispuesto en el artículo 326.2.: «Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto.
Si del cotejo de otro medio de prueba se desprendiere la autenticidad del documento, se procederá conforme a lo previsto en el apartado tercero del artículo 320. Cuando no se pudiere deducir su autenticidad o no se hubiere propuesto prueba alguna, el tribunal lo valorará conforme a las reglas de la sana crítica´´

Lo preceptuado en los dos párrafos anteriores resultará de aplicación sin perjuicio de que la parte o partes interesadas puedan proponer prueba acerca de su autenticidad, tal y como dispone el artículo 427.1.

V.- EXHIBICIÓN DE DOCUMENTOS

Existe la posibilidad de que conozcamos la existencia de documentos, que o bien guardan relación con el proceso o se refieren a la eficacia probatoria de los demás medio de prueba, y que sin embargo no podemos aportar o designar porque obran en poder de las otras partes intervinientes, de terceros o de entidades oficiales.

Para el primero de los supuesto, la Ley en el artículo 328 señala que 1.- «Cada parte podrá solicitar de las demás la exhibición de documentos que no se hallen a disposición de ella y que se refieran al objeto del proceso o a la eficacia de los demás medios de prueba.´´ 2.- «A la solicitud de exhibición deberá acompañarse copia simple del documento y, si no existiere o no se dispusiere de ella, se indicarán en los términos más exactos posibles el contenido de aquél´´.

Por otro lado el artículo 329 se refiere a aquellos supuestos en los que la parte requerida se niegue de manera injustificada a la exhibición del documento.

En ese supuesto el Tribunal podrá actuar de dos maneras:

1.- Tomar en consideración las restantes pruebas, y atribuir valor probatorio a la copia simple presentada por el solicitante de la exhibición o a la versión que del contenido del documento se hubiese dado.

2.- Formular requerimiento mediante providencia, para que los documentos cuya exhibición se solicitó sean aportados al proceso, cuando así lo aconsejen las características de dichos documentos, las restantes pruebas aportadas, el contenido de las pretensiones formuladas por la parte solicitante y lo alegado para fundamentarlas.

Cabría la posibilidad de que a pesar de que el Tribunal decidiera actuar de esta segunda forma, la parte requerida siguiera negándose de manera injustificada a exhibir esos documentos. Si bien la Ley no contempla para este tipo de supuestos ninguna sanción, se entiende que se debería aplicar lo dispuesto en el artículo 247 de la LEC que establece como podría actuar el Tribunal en caso de que alguna de las partes actuara conculcando las reglas de la buena fe procesal.

En caso de que los documentos obraran en poder no de la demás partes sino de terceros, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 330 de la LEC el Tribunal sólo requerirá a aquellos cuando «…entienda que su conocimiento resulta trascendente a los fines de dictar sentencia.´´ todo ello sin perjuicio de lo establecido en ese mismo cuerpo legislativo en materia de diligencias preliminares.

Una vez que el Tribunal considere que efectivamente los documentos que obren en poder de un tercero son pertinentes y útiles para dictar sentencia, de conformidad con lo dispuesto en el precepto mencionado, «…ordenará la comparecencia de ese tercero y tras oírle resolverá lo procedente. Dicha resolución no será susceptible de recurso alguno, pero la parte a quien interese podrá reproducir su petición de la segunda instancia.
Cuando estuvieren dispuestos a exhibirlo voluntariamente, no se les obligará que los presenten en la Secretaría sino que, si así lo exigieren, irá el Secretario Judicial a su domicilio para testimoniarlos.´´

Por último y en caso de que los documentos obraran en poder de entidades oficiales, el artículo 332 establece que «…no podrán negarse  a expedir las certificaciones y testimonios que sean solicitados por los tribunales ni oponerse a exhibir los documentos que obren en su dependencia y archivos, excepto cuando se trate de documentación legalmente declarada o clasificada como de carácter reservado o secreto. En este caso, se dirigirá al tribunal exposición razonada sobre dicho carácter.
Salvo que exista  un especial deber legal de secreto o reserva, las entidades y empresas que realicen servicios públicos o estén encargadas de actividades del Estado, de las Comunidades Autónomas, de las provincial, de los municipios y demás Entidades locales, estarán también sujetas a la obligación de exhibición, así como a expedir certificaciones y testimonios, en los términos del apartado anterior.´´

Se garantiza a través de este precepto el deber de colaboración con la Administración de Justicia.

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