Consejos para decorar tu despacho y lograr éxito con tus clientes

Cuando los profesionales de la abogacía deciden abrir su propia oficina, una de las cuestiones más importantes es la decoración. Sí, aunque suene frívolo, hay que tener en cuenta que el despacho cumple una doble función.

Por un lado, es donde se recibe a los clientes y en consecuencia la primera imagen que van a tener de los profesionales del bufete es la propia oficina. La imagen que se transmite a través de la decoración puede decir mucho de nosotros. Por otro lado, es el lugar de trabajo. Es donde vamos a pasar la mayor parte del día y, sin que tenga que ser exactamente como el salón de casa en cuanto a confort, debe ser un lugar agradable y cómodo.

La imagen que tradicionalmente se tiene de los despachos de abogados es de lugares con muebles oscuros, de aspecto tirando a decimonónico, por supuesto con paredes de madera y con poca luz natural. Este tipo de despacho era habitual y en cierto modo daba usa sensación de estatus social del abogado con respecto del cliente, lo que provocaba un distanciamiento entre ambos.

(Foto: E&J)

Esto ha cambiado de manera radical en los últimos años. La decoración de las oficinas legales se caracteriza por el uso de muebles claros y tendentes al minimalismo; y que aportan confianza y cercanía al cliente.

Decorar una oficina de abogados no es fácil, ya que normalmente se pretende crear una imagen adecuada, que no resulte desproporcionada pero tampoco demasiado pobre. Por si estás pensando en montar tu despacho, o si te estás planteando cambiar la decoración que tienes en estos momentos te ofrecemos unos pequeños consejos de decoración que pueden serte útiles.

Importantísimo marcar lo primero el presupuesto. Decorar implica un desembolso económico y hay que hacerlo con cabeza. Busca muebles que sean de calidad y puedan ser duraderos en el tiempo, pero teniendo siempre en mente el presupuesto. Compras por impulso pueden llevar a que la bonita silla del despacho te deje sin dinero para la mesa de la recepción.

Hay que diferenciar muy bien los espacios. En la medida de lo posible, el espacio para recibir a los clientes y la zona de trabajo deben estar separadas para que los clientes encuentren intimidad en el lugar donde vayas a recibirlos. Si en el mismo despacho de abogados trabajáis varios profesionales, es recomendable que los espacios de trabajo de unos y otros se encuentren separados para no perjudicar la concentración ni la atención, así como para que la presencia de tus compañeros no haga sentir incómodos a tus clientes.

En cuanto a la decoración, hay que cuidar algunos elementos importantes.

(Foto: E&J)

Uno de ellos son las mesas. Tanto en nuestro espacio de trabajo como en la zona en al que vayamos a recibir a los clientes, en el caso de que podamos tener zonas distintas, hay que usar una mesa que sea de buena calidad, sin importar si es opaca o de cristal. Muy importante tener en cuenta que en la mesa de trabajo tienen que caber el ordenador el material de oficina que utilices habitualmente, por lo que tiene que ser amplia para estar cómodos, pero no de un tamaño ostentoso.

La mesa en la que recibas a los clientes debe ser también amplia para poder manejar la documentación de manera holgada, sin que puedas causar en ningún momento molestias a los clientes.

No olvides poner una mesa pequeña en la sala de espera, ya que puede ser útil para los clientes, de tal manera que puedan depositar en ella los documentos que lleven a tu despacho o incluso sus pertenencias, con lo que podrán sentirse más cómodos.

¿Qué es una mesa sin sillas? Tanto la sala de espera como todas aquellas zonas a las que puedan acceder los clientes para ser atendidos deben contar con sillas o sillones que sean amplios y confortables. Por supuesto, la silla del profesional también debe ser cómoda, puesto que serán muchas las horas que pase allí trabajando y debe sentirse lo más a gusto posible. Es recomendable que para dar una mejor imagen y que la estética esté cuidada procuremos que los colores combinen entre sí. Todas las sillas de cada zona deberían ser del mismo color y que contrasten con la mesa, que es el elemento principal.

Las estanterías y armarios son importantes. Los expedientes son inherentes a un despacho de abogados. Aunque se trate de implantar el principio de papel 0, es complicado prescindir de los expedientes físicos, sobre todo porque los clientes facilitan documentación que hay que archivar de una forma segura.

Hay que disponer en algún lugar de una estantería o un armario en el que puedas ir guardando los expedientes, de tal manera que no estén esparcidos por encima de la mesa ni al alcance de cualquiera (sobre todo por el tema de protección de datos). Esta estantería o armario deben ser amplios y disponer de puertas e incluso de cerradura con llave. Su ubicación puede ser la misma que la de la zona de trabajo o, en su defecto, la de una sala diferente. En cualquier caso, debe ser de acceso cómodo para poder acceder a los expedientes sin tener que desplazarte y perder tiempo.

Las estanterías y armarios tienen que ser completados con una archivadora para tener rápido acceso a los expedientes con los que estás trabajando. De esta manera, no tendrás que abrir y cerrar continuamente la estantería o el armario y no tendrás que levantarte cada poco tiempo de tu silla, sino que lo tendrás todo al alcance de la mano.

En cuanto a los elementos de decorativos para la pared, no es conveniente llenar las paredes de cuadros u otros elementos de decoración. Hay que ser comedidos y no llenar una pared con los diplomas de los 425 cursos a los que has acudido. Lo mismo pasa con los cuadros. Los clientes van a un despacho en busca de ayuda legal, no a ver cuadros. Para eso está el Prado.