Abogados de familia alertan de los riesgos de entregar las sentencias íntegras en los colegios

La gestión de la protección de datos es un elemento transversal para los abogados que protegen los datos sensibles de sus clientes. Estos profesionales gestionan datos de terceros y tienen el deber deontológico de confidencialidad y de proteger su secreto profesional de mantener la discreción en este entorno.

En el caso de los abogados especializados en derecho de familia, aunque la determinación de los regímenes de guarda y custodia, entregas y recogidas, y demás particularidades relativas a la gestión del cuidado de los hijos e hijas de parejas divorciadas o que viven separadas competen al ámbito judicial, dado que los menores acuden diariamente a sus correspondientes centros escolares, se hace necesario que éstos conozcan el contenido de aquellas medidas que afectan al ámbito educativo.

Óscar Martínez, abogado con despacho en Valencia y miembro de la Junta Directiva de la Asociación Española de Abogados de Familia (AEAFA), señala que “a tal efecto, por el bien de los menores, se hace necesario que la administración educativa respete y colabore con el cumplimiento de las resoluciones judiciales que afecten al ejercicio de la patria potestad, guarda y custodia, recogidas de menores, y demás pronunciamientos que incidan en el ámbito educativo”.

Óscar Martínez. (Foto: AEAFA)

Este experto recuerda que “es habitual que los progenitores faciliten a los centros escolares copia íntegra de las resoluciones judiciales dictadas en procedimientos de divorcio, separación o medidas de hijos no matrimoniales, etc.”. No obstante, “dichas resoluciones contienen pronunciamientos y datos que no son necesarios, que afectan a otras esferas como es la económica o patrimonial de los progenitores, incluso la fundamentación jurídica de la resolución puede contener determinados datos sensibles que afecten a la salud física o psíquica de los miembros de la familia, entre ellos los menores”, añade.

Martínez recuerda que “los progenitores, a través de sus abogados, pueden solicitar en el Juzgado que el Letrado de la Administración de Justicia expida una certificación o testimonio parcial (a tenor del art. 5.b del RD 1608/2005, de 30 de diciembre) que contenga únicamente los pronunciamientos que pudieran afectar al entorno escolar, evitando trasladar otros datos que no se precisen”. Eso sí, “estamos ante algo meramente facultativo para los interesados y que, por tanto, no siempre se llevará a cabo”, puntualiza.

El abogado destaca que, por otra parte, “así como los centros escolares solicitan a los progenitores copia íntegra de las resoluciones judiciales, a título de ejemplo, en la Comunidad Valenciana la Conselleria de Educación dictó la Resolución de 14 de febrero de 2019, con la finalidad de establecer un cauce legal para los supuestos de no convivencia entre progenitores”. En concreto, “en su apartado cuarto se prevé que los progenitores o tutores legales a que hace referencia el apartado primero de esta resolución que tengan hijos o hijas escolarizados en centros sostenidos con fondos públicos de enseñanzas no universitarias tendrán que aportar copia de la sentencia, convenio regulador o de todo pronunciamiento judicial que tenga, o pueda tener, incidencia en el ámbito escolar”.

“La entrega de estos documentos puede vulnerar la normativa vigente en materia de protección de datos”

“Esto es una muestra de que la administración educativa exige la entrega de determinada documentación completa puesto que, por norma general, no se dispone de otra documentación expedida exclusivamente para los fines educativos”, aclara.

Martínez comparte el punto de vista de AEAFA, asociación líder en el ámbito del Derecho de Familia y destaca que, “por lo tanto, con la finalidad de hacer compatible la colaboración y cumplimiento de las resoluciones judiciales por los centros escolares con la normativa vigente en materia de protección de datos, se hace necesario la creación legal de un nuevo instrumento o documento, mediante el cual el órgano judicial comunique al centro educativo única y exclusivamente aquellos datos que son necesarios y que tengan influencia en el ámbito educativo”.

A su juicio “dicha comunicación podría consistir exclusivamente en aquellas medidas de la parte dispositiva de la resolución judicial que afecten a determinadas materias: guarda y custodia, régimen de visitas y/o en su caso privación de la misma a algún progenitor, recogidas de los menores en el centro, etc.”.

En su opinión, para poder lograr este hito necesario para que abogados y centros educativos cumplan con la normativa de privacidad “una vez más, estamos ante un supuesto que nos lleva a otra necesidad de la que adolece nuestra Administración de Justicia: la de la inversión en digitalización y aplicación de herramientas informáticas que automaticen determinados procesos, con la finalidad de establecer sistemas de trabajo más eficaces y eficientes”, concluye.

Gestionar bien la privacidad

Alfonso Pacheco es abogado y experto en privacidad con despacho abierto en Baleares. El mismo conoce bien esta práctica, no en vano es autor de uno de los primeros libros sobre privacidad para despachos de abogados. Al mismo tiempo, ha impartido formación a jueces y magistrados en esta materia y fue ponente en las Jornadas Centrales de AEAFA del 2019 donde abordó cómo los abogados de familia deben gestionar los datos personales de sus clientes.

Este jurista cree necesario que este colectivo profesional diseñe un protocolo que gestione bien esta materia de protección de datos, clave para cualquier despacho profesional.

Desde su experiencia práctica como asesor de distintos centros educativos, Pacheco explica que, “en casos de separación, divorcio, ruptura de parejas de hecho con hijos, es habitual la aportación de la sentencia y convenio regulador por los padres a los centros escolares porque determinadas cuestiones de las resoluciones les afectan o puede afectarles, y el único vehículo «seguro» para tener conocimiento de las mismas es a través de aquellas”.

Alfonso Pacheco Cifuentes. (Foto: Alfonso Pacheco Abogado)

En particular, “en las resoluciones se recogen cuestiones como patria potestad, guarda y custodia, atribución de facultades, recogida de los menores en el centro, quién se hace cargo de determinados gastos escolares, quién puede decidir sobre la realización de una actividad extraescolar o autorizar la publicación de imágenes de los alumnos en una red social del centro órdenes de alejamiento, etc.”.

“¿Debe el centro conocer los hechos y motivación que han conducido a la toma de esa decisión por parte del Juzgado?” se pregunta el experto. “No, pero con el acceso a la resolución completa se está poniendo en su conocimiento esa información, que entiendo no solo afecta al derecho a la protección de datos de los progenitores, sino también a su derecho a la intimidad”, se responde.

Por ejemplo, “el colegio debe conocer si un progenitor tiene o no la patria potestad, si puede o no recoger determinados días al menor en el centro o si existe una orden de alejamiento, pero no le incumben los motivos que han llevado a la toma de ese pronunciamiento”, indica.

Al mismo tiempo destaca que, “no debemos olvidar que en esas resoluciones judiciales se resuelven otras muchas cuestiones que no guardan relación con las responsabilidades del centro, pero de las que termina teniendo conocimiento por recibir un ejemplar completo de aquella: pensiones compensatorias, pensiones de alimentos, uso vivienda conyugal, liquidaciones patrimoniales y muchas cosas más, por no hablar del contenido de la motivación”.

«¿Debe el centro conocer los hechos y motivación que han conducido a la toma de esa decisión por parte del Juzgado?»

Para este jurista, una posible solución pasaría por “solicitar al LAJ la expedición de certificación o testimonio parcial de la parte de las resoluciones judiciales/convenios, previa petición de cualquiera de las partes a través de su representación procesal y dirección técnica”.

“A mi juicio, esa petición encontraría su fundamentación en los siguientes preceptos:

• El art 5.b) del RD 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia, que como titulares de la fe pública judicial les atribuye, entre otras, la función de emitir certificaciones o testimonios de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas a las partes, con expresión de su destinatario y el fin para el cual se solicitan.
• El principio de minimización en el tratamiento de datos personales (y la puesta en conocimiento de terceros es un tratamiento), recogido en el art. 5.1.c) del RGPD, que exige que se traten solamente los datos adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para cada finalidad que justifica el tratamiento, en relación con el art. 236 quinquies, que desarrolla ese principio en los procedimientos jurisdiccionales”.

Para este experto, el éxito de esta propuesta pasa por varias vías de trabajo, en las que asociaciones profesionales como AEAFA deben asumir un liderazgo, y entre las que podríamos destacar, en primer lugar, “promover entre el colectivo de letrados de familia la iniciativa, facilitando un modelo documental para «automatizar» la petición al Juzgado en el momento en que se haya dictado la resolución de la que se interesa testimonio o certificación parcial”.

Al mismo tiempo “concienciar al cuerpo de LAJs de la bondad de la iniciativa para la salvaguarda de la intimidad y el derecho a la privacidad de los litigantes, mediante reuniones con aquellos que prestan servicio en órganos judiciales con competencias en la materia, especializados o no, o a través de las comisiones/grupos de trabajo de representantes de ese cuerpo con representantes de los colegios territoriales de abogados”.

Y, por último, “promover su elevación a obligación recogida en la normativa procesal, mediante reuniones con representantes gubernamentales o grupos parlamentarios que puedan plantear la oportuna iniciativa legislativa”.

Resoluciones íntegras vulneran privacidad

A criterio de Alicia Piña Pérez, socia directora de ALIGALE abogados y miembro de la Comisión de Menores de la Asociación Profesional Española de Privacidad (APEP), “el hecho de que centros docentes soliciten a progenitores -entre los que ha mediado una ruptura- el texto íntegro de la resolución judicial en la que figuren las medidas paternofiliales que afecten a sus hijos/as menores de edad, constata la inobservancia de un deber esencial a cargo del Responsable del Tratamiento (RT) de los datos personales “.

También cree que denota “la falta de implementación de medidas de responsabilidad proactiva básicas, tales como, la aprobación de protocolos de actuación que, entre otras previsiones contemplen que no cabe solicitar resoluciones judiciales íntegras para su conservación por los propios centros, sino solo para su exhibición a personal autorizado del centro, a fin de que pueda conocerse a medio de las mismas la información personal estrictamente necesaria para el ejercicio de la función educativa”.

Alicia Piña Pérez. (Foto: ALIGALE Abogados)

A su juicio, “la aplicación adecuada de tales protocolos no podrá concebirse sin la debida concienciación y formación de dicho personal (en especial, sobre el alcance del deber de confidencialidad), en cuyo contexto resulta irremplazable la figura del Delegado de Protección de Datos, como asesor, coordinador y supervisor de su cumplimiento por parte de los RT de centros educativos”.

Para Piña “en dichos centros educativos debe velarse porque se traten únicamente datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados (minimización de datos) de menores de edad y su entorno familiar (art. 5.1.c del RGPD), en tanto que personas vulnerables”.

«Debe velarse porque se traten únicamente datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados»

En opinión de esta jurista, “la falta de desarrollo de medidas organizativas que limiten o minimicen el alcance de los datos requeridos a progenitores conforme a la finalidad legítima que funde tales peticiones se identifica también en Administraciones como el SEPE”.

A este respecto recuerda que “ante este organismo de empleo los progenitores con custodia monoparental lamentan que la tramitación de ciertas prestaciones se supedita a la aportación de resoluciones judiciales íntegras, como único medio aceptado para demostrar que se hallan a cargo de su hijo/a menor de edad, pese a que la entrega de tal documentación contraviene los principios de limitación de la finalidad y minimización insoslayables para la legislación de protección de datos”.

Otra cuestión que señala la socia directora de ALIGALE abogados es que “no hay que perder de vista que la condición de «víctima» reconocible a un menor de edad en situaciones de violencia de género (art. 23. II de la Ley Orgánica 1/2004, de 28 de diciembre, de Medidas de Protección Integral contra la Violencia de Género) que trasciende de una resolución judicial de adopción de medidas civiles en un proceso penal (art. 544 ter ‘7’ de la LECrim), supone que la entrega de la misma revela aspectos que pueden ser de innecesaria mención, por trascender a la situación personal del mismo y referirse, en cambio, solo a su progenitora”.