Herramientas de gestión del conocimiento

Como indicamos en el artículo anterior una de las claves de la efectividad de una herramienta de gestión interna es su elaboración a medida y su adaptación a las especificidades organizativas del Despacho.

Es, por tanto, muy importante la fase inicial del proyecto, la definición de la estructura, utilidades y funcionalidades que ha de tener la Intranet. En la correcta estructuración de la herramienta se basará su éxito posterior pues una Intranet a medida, ha de cubrir todas las necesidades de gestión del conocimiento del bufete.

Así, en el estudio y análisis de requerimientos de la herramienta el Despacho debe pensar en los siguientes factores:

ÁƒÅ¸   Qué tipo de información se quiere gestionar.

ÁƒÅ¸   Desde donde se ha de poder acceder a los datos de la Intranet: desde el despacho únicamente, desde varias oficinas o desde cualquier ordenador conectado a Internet.

ÁƒÅ¸   Quien y cómo ha de tener acceso a la Intranet, es decir, qué usuarios de la herramienta pueden consultar determinadas informaciones o no, quien puede modificar datos y quien no, etc.

ÁƒÅ¸   Qué información ha de contener la ficha comercial del cliente y también la de contactos comerciales o proveedores: datos de contacto, datos de facturación, servicios prestados, profesionales que han trabajado con ese cliente, visitas y acciones comerciales realizadas, comentarios, etc. Este apartado es de gran importancia en la estructura de la Intranet pues la óptima gestión del Despacho dependerá, en gran medida, de lo clara, completa y fácilmente accesible que sea toda su información comercial.

ÁƒÅ¸   Qué tipo de listados, estadísticas o consultas, se desean obtener a partir de la información contenida en la Intranet. Este apartado también es estratégico para la gestión del Despacho pues permitirá realizar balances y análisis a partir de datos reales e integrados desde todas las áreas del bufete.

ÁƒÅ¸   A qué aplicaciones, bases de datos, fuentes de información, etc. se desea enlazar desde la Intranet para tener un acceso centralizado.

ÁƒÅ¸   Qué tipo de noticias, de actualidad o sobre el despacho, desean distribuirse o ser consultadas desde la Intranet.

Una vez definido cómo ha de funcionar la herramienta y que utilidades se desean obtener, se pasará a las fases siguientes de diseño gráfico, basado en la imagen corporativa del Despacho; de programación; de testeo y de incorporación de los datos comerciales del Despacho que estén en otros archivos o bases de datos, y finalmente se llevará a cabo la formación a los miembros del Despacho para que conozcan todas las posibilidades que les ofrece la Intranet.

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