Organizar las llamadas telefónicas en un solo bloque diario ahorra tiempo y favorece la productividad
Beneficios y consejos para aplicar este sistema que ayuda a la eficiencia del trabajo más importante del día del abogado, y evita interrupciones constantes
(Imagen: E&J)
Organizar las llamadas telefónicas en un solo bloque diario ahorra tiempo y favorece la productividad
Beneficios y consejos para aplicar este sistema que ayuda a la eficiencia del trabajo más importante del día del abogado, y evita interrupciones constantes
(Imagen: E&J)
Los abogados realizan muchas llamadas telefónicas a lo largo de su jornada laboral por varios motivos, desde consultas con clientes hasta coordinaciones con otros abogados, jueces o proveedores de servicios. Sin embargo, aunque estas llamadas son imprescindibles e inevitables, si se distribuyen de manera desordenada, pueden significar una gran interrupción y pérdida de tiempo. Para que esto no ocurra, s necesario agrupar todas las llamadas en un solo bloque continuo para maximizar la productividad y centrarse en tareas más importantes.
Beneficios de organizar las llamadas telefónicas
Reducción de interrupciones
Cunado se recibe una llamada telefónica, el cerebro necesita un tiempo para desconectar de la tarea en la que estaba centrado antes de ser interrumpido, y cuando la llamada finaliza, también necesita un tiempo para volver a centrarse de nuevo en la tarea que hemos dejado a medias. Este fenómeno se conoce como “costo por cambio de tarea” o task-switching cost y aunque parece inofensivo, cuando ocurre varias veces en el día se pierde eficiencia. Por ello, agendar todas las llamadas en una franja horaria específica, como de 12 a 13:30, permite un mayor enfoque en el resto de tareas del día que necesitan más concentración.
Favorece una preparación para las llamadas
Saber con antelación que en ciertas horas se van a llevar a cabo todas las comunicaciones telefónicas permiten al letrado organizárselas mejor. Antes de las llamadas puede revisar notas sobre los casos o preparar alguna pregunta clave para cada conversación. Lo que asegura que las conversaciones sean más productivas ya que se abordarán todos los puntos importantes y, además, permite al abogado ahorrar tiempo en llamadas más cortas.
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