El nuevo registro de jornada empresarial será digital, interoperable y con multas de 10.000 euros por incumplimiento

El Anteproyecto de la reforma de la reducción de la jornada laboral aprobado en Consejo de Ministros incluirá nuevas regulaciones para un mayor control del registro de la jornada laboral de los trabajadores. La vicepresidenta Yolanda Díaz explicó la necesidad de reformular este control “en un país donde hay miles de horas extraordinarias sin retribuir a la semana”.

La idea del Ministerio de Trabajo es que la jornada laboral deberá registrarse de forma digital, objetiva y fiable. El registro deberá ser cumplimentado personalmente por el trabajador de forma directa para velar por la autenticidad y la trazabilidad. Se hará al inicio y al final de la jornada. Deberán registrarse también todas las interrupciones que afecten al cómputo de la jornada.

​Sobre este registro de jornada, opinan algunos expertos laboralistas que ya están asesorando a las empresas en su uso y coinciden en su coste y complejidad. Deberá utilizarse un formato tratable, legible y compatible con los utilizados por trabajadores, empresa y autoridades, con el fin de permitir su documentación y accesibilidad. Los contratos de jornada parcial se registrarán de forma idéntica a los de jornada completa.

Clave para la reducción de jornada

Fernando Ruiz, socio de laboral de Deloitte Legal, afirma que “entiende el Ministerio de Trabajo que la eficacia de la reducción de la jornada máxima legal requiere de medidas complementarias como la regulación precisa del registro de jornada que deberá contar con los requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad”.

“Eso requerirá el uso de medios digitales, cumplimentación de forma personal y directa con garantías de autenticidad y trazabilidad, así como el uso de formatos comprensibles y el establecimiento de obligaciones documentales y de accesibilidad inmediata e interoperabilidad. Este registro de jornada será idéntico en los contratos a tiempo parcial”.

“Desde el Ejecutivo se insiste que ese registro se cumplimentara “por las personas trabajadoras que practicarán los asientos de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y finalización de cada jornada, de forma que la empresa no pueda condicionar su contenido. De la misma manera se registrarán todas aquellas interrupciones que afecten a su cómputo”, advierte.

Ese jurista destaca que “el mismo tiempo para garantizar la autenticidad y la trazabilidad de los datos reflejados en el registro, este deberá permitir identificar inequívocamente a la persona trabajadora que lo realiza, así como las eventuales modificaciones de los asientos efectuados”.

Ruiz indica que “la información deberá figurar en un formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado tanto para la empresa como para las personas trabajadoras y las autoridades competentes, que permita su documentación y la obtención de copias. El sistema de registro garantizará la interoperabilidad que permita su acceso y gestión”.

“Ese registro la empresa lo tiene que conservar durante cuatro años, “en ese tiempo estará a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El acceso de trabajadores, sus representantes legales e inspección de trabajo será inmediata al centro de trabajo y también de forma remota al registro”, advierte.

Además, Fernando Ruiz señala que habrá un nuevo régimen sancionador: “Las multas tendrán como importe de 1000 euros en su grado mínimo a los 10.000 en el máximo, ahora por trabajador. Será la empresa quien la abone si el registro no se hace bien”.

Yolanda Díaz quiere que sea una herramienta interoperable, accesible para la Inspección de Trabajo. (Imagen: Ministerio de Trabajo)

Una inversión importante

Blanca Liñán, socia de Laboral de Ceca Magán Abogados, reconoce que ya su despacho está orientando a muchas empresas a cómo enfocar la reducción de jornada y adaptar, en el caso que no lo tengan, un registro de jornada digital e interoperable “desde el Ministerio se busca que ese registro no sea manipulable, por eso se va a lo digital, que pueda predeterminar la jornada del trabajo. Muchas grandes compañías lo tienen el problema será las pymes que tendrán que hacer una inversión importante. Curiosamente, pese a que se ha tenido inversiones de la Unión Europea y en España está en marcha el kit digital para la automatización de empresas y autónomos, no cubren estos costes”.

A su juicio, “también habrá que gestionar bien que esta herramienta y sus dispositivos cumplan con la normativa de protección de datos y no sean invasivos para el trabajador. Ya no es solo la plataforma tecnológica de registro sino la puesta a disposición del dispositivo para que se pueda hacer ese registro. Serán inversiones fuertes para que sobre todo las pymes se puedan adaptar a este nuevo marco digital. Ahora que se habla de la necesidad de ofrecer ayudas a las pymes, qué mejor apoyo que poder, entre otras cuestiones que financiar en su totalidad o en una parte importante esta herramienta tecnológica que ahora será obligatoria”.

La socia de Laboral de Ceca Magán Abogados explica que “el periodo que marca el anteproyecto de seis meses, como tope, para que los registros estén implementados puede no ser suficiente tiempo para que pymes y micropymes se adapten a esta reducción de jornada y a la forma de controlarla. Es posible que genere complicaciones y periodos de incumplimiento que estarán a cargo de las empresas una vez más. Es otro de los retos que van a tener que asumir los empresarios, como antes han sido los planes de igualdad o la última reforma laboral donde aparecieron los trabajadores fijos discontinuos”.

Esta jurista no se olvida que en España, el registro de la jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas, independientemente del tipo de contrato de los empleados. Este requisito es clave en las inspecciones laborales, y el incumplimiento de la normativa puede derivar en sanciones cuyo importe varía según la gravedad de la infracción.

El Ministerio de Trabajo sancionará a las empresas por cada trabajador que incumpla el registro horario en la reducción de jornada laboral. En cuanto a las multas, hay dos cambios: ahora se multará a las empresas por cada trabajador por el que se incumplan las normas y no de manera global. Y, en segundo lugar, las multas serán más cuantiosas pasando de un máximo de 7.500 euros por trabajador a 10.000 euros. “Habrá que ver si la herramienta ayuda a reducir el fraude de horas extras. Ahora la inspección de trabajo tendrá acceso online en tiempo real”, señala Liñán.

Los sindicatos, como representantes de los trabajadores, podrán acceder a este registro horario. (Imagen: Ministerio de Trabajo)

Unas novedades arbitrarias

Para Germán Martínez, socio de Laboral de Andersen, “el Gobierno pretende modificar sustancialmente la anterior regulación, sin que quien escribe haya logrado encontrar razones objetivas que así lo justifique”.

Este experto señala los cambios que hay: “En primer lugar, serán los trabajadores los que deban efectuar el registro diario de la jornada (incluyendo su hora de inicio y de finalización) y todas las interrupciones que se produzcan durante la misma, sin que la empresa pueda condicionar su contenido”.

“Esto supone, en la práctica, encomendarse al compromiso de los trabajadores a la hora de llevar a cabo esta tarea y, de cualquier forma, que la empresa deba asegurarse de que todos y cada uno de ellos lo hace de manera efectiva. Y es que es la empresa la responsable única de acreditar el cumplimiento efectivo del registro diario de jornada”, comenta.

Para Martínez, “a ello se une el hecho de que, según reza el Anteproyecto de Ley, el incumplimiento (por parte de la empresa) de la ‘normativa’ en materia de registro de jornada, conllevará la presunción iuris tantum de que el trabajador ha realizado la totalidad de la jornada ordinaria y, en su caso, horas extraordinarias, que haya puesto de manifiesto”.

Otra novedad que indica es que “en segundo lugar, el registro diario de la jornada ha de realizarse por medios digitales, señalando el Anteproyecto de Ley que el sistema de registro garantizará ‘la interoperabilidad que permita su acceso y gestión’, siendo accesible de manera inmediata y remota por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y por la representación legal de los trabajadores”.

En opinión de este jurista “la modificación propuesta por el Gobierno, además de arbitraria, resulta extremadamente gravosa tanto para las empresas como para los trabajadores. Las empresas se verán obligadas a adaptar o habilitar registros digitales (no se sabe si por medio de herramientas sujetas a determinados criterios de homologación) y, a partir de ahí, perseguir a los trabajadores para que registren su jornada diaria de manera absolutamente puntual y precisa”.

Para este experto, “en definitiva, asistimos a una modificación del todo injustificada y desproporcionada, y confío, siendo consciente de mi optimismo, en que el trámite legislativo permitirá atemperar su contenido y alcance”.

El trabajador tendrá que registrar su jornada a diario frente al empresario, que supervisará esta operativa. (Imagen: E&J)

Una carga excesiva para las pymes

Pilar López, nueva Directora de la Oficina de Madrid y Socia del área de Derecho del Trabajo y Seguridad Social de Vaciero Abogados, considera que desde su puesta en marcha el registro horario “no sólo ha dado lugar a numerosos conflictos jurídicos e interpretativos, ocasionando múltiples pronunciamientos judiciales, si no que, además, ha sido la espada de Damocles sobre las cabezas empresarias, ya que su incumplimiento, según el Criterio Técnico de la Inspección de Trabajo 101/2019, puede considerarse una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multas de hasta 7.500 euros”.

En este contexto, el Anteproyecto de Ley que propone la reducción de la jornada laboral pretende introducir un nuevo artículo 39 bis en el Estatuto de los Trabajadores, regulando específicamente un registro horario “que, en palabras de la vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo y Economía Social, Yolanda Díaz, será ‘propio del siglo XXI, va a ser digital, interoperable, con control remoto y en el que la Inspección de Trabajo va a saber en tiempo real cuáles son las jornadas que cualquiera va a hacer».

A juicio de López, la puesta en marcha de esta medida “puede suponer una carga económica desproporcionada, en algunos casos inasumible, que supondrá la referida digitalización. O, como ya vienen alertando algunas organizaciones empresariales, el riesgo de que la digitalización imponga una carga administrativa excesiva, obligando a las empresas a destinar recursos y tiempo a la gestión del sistema de registro frente a otras actividades”.

Para esta jurista “también preocupa la protección de la privacidad y el uso indebido de la información personal que se pueda recopilar a través de estos sistemas; así como la pérdida de flexibilidad en la gestión laboral en ciertos sectores con horarios variables o modalidades de teletrabajo, limitando la flexibilidad y la capacidad de adaptación de las empresas a necesidades específicas”.

Pilar López señala que “nos preocupa la libertad de empresa en el marco de la economía de mercado, amparado por el artículo 38 de la Constitución Española, y en virtud del cual las empresas españolas deben poder desarrollar su actividad económica con la menor intervención estatal posible, para evitar que en nuestro mercado se genere un clima de desconfianza entre el sector privado y la Administración”.

En su opinión, “hay que esperar a la tramitación parlamentaria del Anteproyecto y su resultado. Las organizaciones empresariales, como la CEOE y Cepyme, han expresado su disconformidad con estas propuestas y abandonado la negociación, argumentando que no se producía un diálogo social efectivo y que las medidas afectaban la competitividad de las empresas”.

Los empresarios tendrán que justificar ante la Inspección de Trabajo cualquier anomalía del registro. (Imagen: E&J)

Una reforma con grandes implicaciones

Por su parte, Omar Molina, director del área Laboral de Augusta Abogados, indica que “mientras la reducción de la jornada laboral se lleva todos los titulares, el Gobierno introduce, casi en la sombra, una reforma que puede cambiar sustancialmente el panorama laboral: la regulación del registro de jornada en el Anteproyecto de Ley. Y no, no es un simple ajuste. Es una transformación que, lejos de ser anecdótica, redefine obligaciones, derechos y sanciones”.

“El nuevo artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores —aprobado en el Anteproyecto de Ley sobre la reducción de la jornada— se perfila como un marco exhaustivo para el registro horario, unificando criterios sin interpretaciones ambiguas. Ya no importará si hablamos de trabajadores a tiempo parcial, jornadas completas o extraordinarias: las reglas serán claras, y más exigentes”.

Ese experto señala que “se establece un principio clave: el registro deberá ser fiable, objetivo y accesible. Tres palabras que suenan bien, pero que, en la práctica, imponen a las empresas una revolución tecnológica y operativa, especialmente para las pymes. Los datos no solo deben estar disponibles en todo momento para trabajadores y representantes, sino que también deben ser trazables, interoperativos y mantenerse durante al menos cuatro años”.

“Un detalle que no puede descuidarse, es que los trabajadores serán quienes gestionen directamente sus entradas y salidas, lo que elimina la posibilidad de alteraciones por parte de la empresa. Este control directo, sumado a la obligatoriedad de facilitar acceso remoto a la Inspección de Trabajo, sitúa a las empresas con posibles sanciones mucho más contundentes: hasta 10.000 euros por cada trabajador afectado por una irregularidad”, advierte.

Molina indica que “la reforma también introduce un cambio clave en la carga de la prueba. Si la empresa no lleva un registro adecuado, será ella quien deba acreditar que no ha cometido infracciones. Y en el caso de los contratos a tiempo parcial, la falta de registro supondrá la presunción de una jornada completa. Esto cambia las reglas del juego, dejando poco margen para la improvisación”.

A su juicio “todo apunta a que la entrada en vigor de este artículo estará sujeta a un desarrollo reglamentario posterior, lo que da un cierto margen de adaptación a las empresas. Sin embargo, no será un camino fácil. Implementar estos sistemas de registro digital, cumplir con los principios de transparencia y garantizar la interoperabilidad con las autoridades supone un también un desafío claro en las relaciones laborales internas”.