Lo que ha de tener un programa de gestión de despachos de abogados para ser práctico, sencillo y seguro

Por Carmen Herrero Hidalgo. Abogada. Responsable de Calidad y Coordinación de H&H Asesores, despacho miembro de LEXUNION España. carmen.herrero@hhasesores.com.

EN BREVE: Hoy en día es imposible concebir un despacho de abogados moderno sin una herramienta tan esencial como es un programa informático de gestión de despachos de abogados.

Atrás quedaron los tiempos en los que no se sabía con certeza el estado de un expediente, si estaba en “archivo definitivo” o “vivo”, por qué manos había pasado ese expediente, qué abogado había ido a la Audiencia Previa o qué abogado se reunió con el cliente en la reunión inicial y qué le dijo en esa reunión respecto de lo que le iba a suponer económicamente el asunto, y lo que es más importante para la gestión del despacho: cuánto tiempo se ha dedicado a ese asunto, dato imprescindible para conocer los costes de gestión del despacho y conocer la rentabilidad, ya no sólo de los asuntos, sino de cada cliente y de cada departamento y persona que trabaja en el despacho.

Y ahora bien, después de leer el párrafo anterior… dinos… ¿conoces con certeza toda esa información de tu despacho? Si no es así, este artículo te va a ser, sin duda, de gran utilidad. Si por el contrario, conoces toda esa información de tu despacho, es que tienes la herramienta adecuada para gestionar tu despacho de manera eficaz, pero lo más seguro es que desconozcas que hay aplicaciones en el mercado que además de gestionar eficazmente un despacho de abogados, facilitan la tarea de trabajar conforme a los parámetros internacionales de Calidad Certificada por la Norma ISO 9001, por lo que seguro te interesa leer lo que vamos a tratar a continuación…

Para que un programa de gestión de despachos de abogados sea práctico,  sencillo y seguro:

1.-Ha de ser un programa de gestión, basado en la agenda del despacho:

Una agenda desde donde se tenga acceso a todas las actividades que se realizan en el día a día, muy intuitiva, con opción de imputación de tiempos, y que se puedan relacionar con todas las personas que trabajan en el despacho, expedientes, clientes y proveedores que se desee.

Nos referimos a actividades del día a día, tales como anotación de llamadas recibidas y emitidas, recepción y envío de fax, documentación entregada y recibida, reuniones, elaboración de escritos (que puedan llevar asociadas plantillas de escritos: demandas, contratos, escritos de alegaciones, recursos, cartas, etc… y que permita combinarlas con los datos del cliente introducidos en la aplicación), envíos de correos electrónicos que queden adjuntos al expediente y/o cliente en cuestión, notas, señalamientos/vencimientos, emisión de presupuestos / notas de encargo, tareas (que se puedan prediseñar, que puedan ser programables y asignadas a cualquier persona de la organización, para su posterior seguimiento por el responsable que las asigna) y campañas (tareas que se repiten en el tiempo, sobre todo muy útiles en el día a día de una asesoría de empresas que lleve contabilidades, nóminas, seguros sociales, presentación de impuestos, etc…), fotocopias y escaneo de documentos, registro de actividades no minutables (administración, documentación, formación, I+D, promoción, reuniones internas, tiempos muertos), etc…

Estando el programa de gestión basado en la agenda del despacho, conseguimos que todos los miembros de la organización puedan estar trabajando sus actividades diarias delante del programa, y lo primero que hagan al llegar al despacho sea entrar en él y lo último que hagan en su jornada laboral sea salir del mismo. De este modo, establecemos también un control real de comienzo y fin del trabajo efectivo.

2.- Debe permitir un seguimiento de los asuntos absoluto:

El programa debe de tener una ficha de expediente, y en dicha ficha debe estar perfectamente documentado todo lo realizado en el asunto: desde el día que comenzó, hasta el día que finalizó, y en concreto, quién ha realizado cada actividad y el tiempo invertido para ello.

Asimismo, será muy útil que se pueda ver la documentación asociada a cada actividad, incorporándola escaneada o en su formato de elaboración o ambos, facilitando poco a poco el paso a la “oficina sin papeles” (por ejemplo, demanda presentada, sentencia obtenida, comunicaciones intercambiadas con el cliente y con proveedores como puede ser la notaría, el procurador, etc..).

Tampoco hemos de olvidar la información que debe dar esa ficha de expediente sobre qué fue lo que se presupuestó, qué fue lo que se minutó, cuándo se ha cobrado la minuta, y qué costes de gestión ha tenido ese asunto para el despacho.

De esta forma se puede saber con exactitud, nada más entrar en el expediente, toda la información del mismo, sin tener que acudir al expediente físico, pero además, el programa nos debe dar el valor añadido de conocer la rentabilidad del asunto e incluso la satisfacción del cliente con los servicios prestados.

3.- Debe permitir realizar la facturación de todo el despacho:

La facturación completa del despacho debe poder realizarse desde el mismo programa de gestión: ya sea mediante sistema de iguala, permitiendo la generación de un disco remesa con el Banco, o mediante facturación directa con el cliente.

Otra de las utilidades que debe tener el programa es disponer de una aplicación propia de contabilidad que también permita la generación de los modelos fiscales listos para su presentación ante Hacienda, bien telemáticamente bien en papel, o que disponga de la opción de enlace contable con Contaplus o A3 (los programas más comúnmente utilizados de contabilidad), que facilite la posterior contabilidad del despacho.

El que toda la información sobre facturación del despacho esté en el programa, nos va a permitir después sacar listados de facturación por clientes, facturadores, departamentos, o incluso por abogados concretos, por los periodos que queramos analizar. De este modo, obtendremos datos objetivos para hacer comparativas de facturación, anuales o mensuales, que nos servirán para analizar la rentabilidad global del despacho y poder tomar acciones a la vista de los resultados.

4.- Debe permitir enlazar todas las actividades de la agenda con un módulo de calidad:

La base de una excelente gestión se fundamenta:

– en alcanzar unos objetivos anuales propuestos, para los que hay que establecer unas acciones e indicadores, y realizar un seguimiento de los mismos para ver si se cumplen o no.

– en documentar todo aquello que no se corresponde con lo que la Dirección de la organización entiende por Calidad. Esto es, cualquier queja de clientes, incidencias con proveedores, errores internos de gestión, etc… deberán ser documentados en lo que se denomina en calidad “No Conformidades” y deberá hacerse un seguimiento para su subsanación.  Una vez detectadas y subsanadas las incidencias, se decidirá si conviene abrir una Acción Correctiva, que también deberá ser documentada, con el fin de que no vuelva a ocurrir.

Un buen programa de gestión debe permitir el seguimiento de ambos aspectos, así como un seguimiento de la formación del personal, de evaluación de proveedores, de satisfacción del cliente, y en definitiva, de la mejora continua en la organización.

5.-Debe permitir obtener información del cuadro de mando:

– De Área productiva: Obteniendo datos de minutación del personal, tanto de las horas minutables, como de las no minutables y del tiempo presencial en la aplicación, por los periodos que se quiera analizar, para analizar la productividad del personal y poder tomar acciones al respecto, si fuere necesario.

– De Área de Calidad: Obteniendo datos del número de expedientes abiertos por meses, por años…; del resultado de los expedientes (favorable, desfavorable, pactado), y de la facturación total, por meses y por años.

Obteniendo datos del número de quejas de clientes o No Conformidades abiertas por incidencias detectadas en la organización, por meses y por años, por departamentos, por clientes, por asuntos, por tipo de incidencia (error, mala atención, retraso, cobro indebido, falta de información, otros…).

– De Área Comercial: Obteniendo datos de análisis de actividad comercial: presupuestos aceptados, presupuestos rechazados, presupuestos pendientes de respuesta, reuniones, citas comerciales, por meses y años.

Obteniendo datos de análisis comparativo de altas y bajas, por meses y años, e incluso por los motivos de esas bajas: insatisfacción, cese de actividad, fin de contrato, otros…

– De Área Financiera: Permitiendo el control de morosidad de clientes, en función del riesgo y margen que le quiera conceder a un cliente.

Y por último, el análisis de rentabilidades de departamentos, de clientes, de usuarios (personal del despacho), y de facturadores, en caso de haber más de uno, comparando en todos los casos, los costes de gestión, con la facturación realizada, tomando como criterios de valoración, tanto el temporal como el económico, en función de cómo se haya configurado el valor de la hora de cada usuario.

6.- Otras aplicaciones complementarias:

Como una Base de Datos que permita gestionar la Biblioteca de nuestro despacho; un control de presencia del personal del despacho que facilite, fundamentalmente a la secretaria, una visión completa del personal que se encuentra presente en las oficinas; con una aplicación que posibilite traspasar a un solo archivo PDF todo los documentos asociados el expediente, lo cual facilita tener una copia completa del expediente en un solo archivo; que sea integrable con LEXNET, la aplicación que permite la presentación de escritos ante los órganos judiciales de forma telemática mediante firma electrónica; que permita la emisión de múltiples tipos de informes según los criterios de selección que asignemos a la información que hemos previamente indexado; que sea accesible en remoto para que nos permita trabajar desde cualquier delegación con el mismo programa o desde cualquier punto en el que nos encontremos con nuestro portátil o Tablet; e indudablemente; que cuente con una aplicación que permita la realización de copias de seguridad externas de las bases de datos que conforman el programa de gestión.

Esta última aplicación se presenta como una de las más importantes pues garantiza la integridad de nuestro despacho ante cualquier incidencia externa, no sólo informática, debiendo permitir de una forma cómoda y rápida la conexión con programas de copia de seguridad remotas y la transferencia de los archivos hacia lugares seguros, con un nivel de seguridad que cumpla con la normativa de protección de los datos de carácter personal de nuestros clientes.

Todas estas características, son las que debe tener un programa de gestión práctico, sencillo y seguro que nos facilite el trabajo diario en un despacho de abogados, que ante todo, lo que consigue, desde nuestra experiencia, cuando está plenamente implantado es:

– Tener una base de datos común en toda la organización.

– Mayor y mejor comunicación interna.

– Conocer con datos objetivos aspectos tan importantes en la gestión de un despacho como la rentabilidad de asuntos, clientes, departamentos y personal.

– Encontrar toda la información de clientes, proveedores, y expedientes de forma sencilla y sin que se pierdan documentos.

– Facilitar la gestión de la Calidad sin precisar demasiado esfuerzo ni cumplimentar tantos papeles como se hacía hace años.

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