Cuánto tiempo hay que conservar la documentación contable y fiscal de una empresa

A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento. Todo empresario conoce la cantidad de papeles que genera un negocio, facturas, albaranes, pedidos, nóminas, etc.

La documentación contable que debe conservarse es:

– Libros obligatorios (Diario, Inventario y cuentas anuales)
– Libros no obligatorios (por ejemplo mayores, libros de IVA,…)
– Informes de auditoría.
– Justificantes de las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, documentos bancarios, tickets,…)

Según el artículo 30 del Código de Comercio, la documentación y justificantes deben conservarse un mínimo de 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

La documentación fiscal que debe conservarse es:

– Todas las declaraciones tributarias.
– Soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas (cualquier justificante que tenga transcendencia fiscal, incluidos los programas y archivos informáticos).

A efectos fiscales, la Ley General Tributaria establece el periodo de prescripción de 4 años a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de presentación voluntaria del impuesto.

Algunos supuestos especiales

– Interrupción de la prescripción, ya sea por una actuación de la Administración
(inspección o comprobación) o por el sujeto (presentando declaración complementaria o presentación fuera de plazo o presentación de un recurso). Se empezará un nuevo periodo de prescripción de 4 años.

– Facturas de inmovilizado, deben conservarse durante todos los ejercicios en los que se genere el gasto de amortización, más los 4 años de prescripción desde que se termina de amortizar el bien.

– Declaración de Bases Imponibles Negativas en el Impuesto sobre Sociedades, conservar todos los justificantes contables y documentales del ejercicio en que se genera hasta que sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción desde que se compense la base imponible negativa.

Cambios en los delitos fiscales

Con la modificación del Código Penal, se introduce un nuevo tipo agravado que castiga los delitos fiscales más graves, con una pena de 2 a 6 años de prisión. Al aumentar esta pena máxima, también se ha visto modificado el plazo de prescripción de estos delitos, pasando a ser de 10 años.

En el caso de los delitos fiscales el nuevo tipo agravado se aplicará cuando la cuantía de la cuota defraudada supere los 600.000 euros; cuando éste se cometa a través de una organización o grupo criminal o cuando se utilicen entidades que dificulten u oculten la identidad del obligado tributario o la determinación de la cantidad defraudada.

Por tanto, nuestra recomendación es que guarde toda la documentación fiscal durante 10 años ya que la podrían exigir en el supuesto de encontrarnos en un proceso penal.