Normas internas que debe adoptar un despacho de abogados para cumplir la Normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales

Por María José Rodríguez. Socia Pintó Ruiz & Del Valle.

EN BREVE: Cumplido ya el primer año y medio de vigencia de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la financiación del terrorismo (en lo sucesivo, LPBC), todavía se está pendiente de su desarrollo reglamentario; un reglamento que se espera como agua de mayo, por cuanto la propia Ley dispone en varios de sus preceptos que reglamentariamente puede eximirse o reducirse el cumplimiento de determinadas obligaciones. Quizás por ello, o por la complejidad de la norma o por el coste económico y el empleo de recursos horarios, no resulta sencillo anticiparse a cumplir la norma por encima del nivel de exigencia que definitivamente acabe imponiéndose.

Medidas de control interno a adoptar por un despacho de abogados

Dentro del variopinto y amplio abanico de sujetos obligados, la Ley incluye a los abogados; pero su condición de sujetos obligados queda circunscrita en la propia Ley a las transacciones en ella mencionadas. Por ello y pese a que las medidas de prevención a adoptar no serán iguales para todos los despachos de abogados (no es lo mismo un despacho con una actividad principalmente procesal que un despacho con una mayor actividad en asesoramiento mercantil o fiscal), en líneas generales, se podrían enumerar en las siguientes:

1.- Aprobación y establecimiento por escrito de una política de identificación y conocimiento del cliente

Para la lucha contra el blanqueo es fundamental tener correctamente identificados a los clientes, sean o no habituales; por ello, deben establecerse procedimientos de conocimiento del cliente (KYC-Know Your Client), del titular último de las operaciones y de su actividad.

Así, con carácter previo al inicio de la relación profesional, se debe solicitar (artículo 3 de la LPBC) a todos los clientes la exhibición de los documentos fehacientes de identificación (p.e., DNI, permiso de residencia, Pasaporte o documento identificativo vigente en el país de origen, que incorpore fotografía; en caso de personas jurídicas, documento fehaciente acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio, objeto social, NIF, identidad de las personas físicas que ejercen funciones de administración, persona/s física/s que posea/n o controle/n, directa o indirectamente, al menos el 25% de los derechos de voto, últimas cuentas anuales junto con la memoria anual o informe similar, entre otros). En caso de apreciarse indicios de que los clientes no actúan por cuenta propia, se debe también recabar información para conocer la identidad de las personas por cuenta de las cuales actúan (artículo 4 de la LPBC).

Debe también obtenerse información sobre el propósito e índole prevista de la relación para conocer la naturaleza de la actividad del cliente, debiéndose implantar por los abogados las medidas necesarias para comprobar la veracidad de dicha información y obtener documentos relacionados con la misma (art. 5 LPBC).

También se aplicarán las medidas de diligencia debida (documentos identificativos, conocimiento del propósito de la relación profesional y seguimiento de las operaciones) a los clientes ya existentes, cuando contraten nuevos servicios o se produzca una operación significativa por volumen o complejidad, y en todo caso, en un plazo máximo de 5 años desde la entrada en vigor de la Ley.

Iniciada la relación, periódicamente se debe realizar un escrutinio de las operaciones efectuadas para garantizar que coinciden con el conocimiento que se tenga del cliente y de su perfil empresarial y de riesgo, incluido el origen de los fondos (art. 6 de la LPBC). Los documentos, datos e información de que se disponga deben estar permanentemente actualizados y deben ser conservados al menos durante 10 años desde el fin de la operación o de la relación profesional.

2.- Aprobación por escrito y aplicación de una política expresa de admisión y clasificación de clientes en base al riesgo (artículo 26.1 LPBC)

Para una labor eficaz de prevención y detección de blanqueo, es esencial establecer una política expresa de admisión de clientes y describir qué tipos de clientes, por los sectores de actividad a los que se dediquen, o por residencia, o por tipo de transacciones, pueden presentar un riesgo superior de blanqueo de capitales, adoptándose en este caso medidas de diligencia reforzada.

3.- Nombramiento de un representante del despacho ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales –SEPBLAC-

El nombramiento debe recaer en persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad (artículo 26.2 de la Ley).

4.- Creación de un Órgano de Control Interno (OCI) [artículo 26.2 de la LPBC]

El Reglamento podrá determinar las categorías de sujetos obligados para los que no sea preceptiva la constitución de este Órgano de Control Interno (según el Reglamento de la Ley 19/1993, que mantiene su vigencia hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento y en cuanto no resulte incompatible con la Ley 10/2010, sólo los despachos con más de 25 empleados o constituidos como personas jurídicas, deben establecer órganos de control interno).

Este Órgano debería ser responsable de establecer y aplicar los procedimientos y políticas internas de control del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, estableciendo los mecanismos de comunicación e información internos y de transmitir de manera eficaz al resto de la organización la política de prevención adoptada por el despacho.

5.- Formación de los empleados [artículo 29 de la LPBC]

Es obligatorio que los despachos de abogados cuenten con un plan anual formativo para los empleados. Por tanto, el personal habrá de participar en cursos acreditados y específicos de formación de prevención de blanqueo y deberán ser instruidos sobre cómo proceder en tales casos. Posiblemente el que dicha formación la realice alguien externo al despacho proporcionará mayor garantía de cumplimiento de dicha obligación.

6.- Examen y análisis de operaciones sospechosas

Se deben examinar atentamente las operaciones, con independencia de su cuantía, que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo; en particular, operaciones complejas, inusuales o sin propósito económico o lícito aparente, o que muestren una falta de correspondencia con la naturaleza, volumen de actividad o antecedentes operativos del cliente. Los resultados de este examen se reseñarán por escrito.

Para determinar si una operación es o no sospechosa, es aconsejable que los abogados elaboren y difundan entre sus miembros una relación interna de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales, actualizando periódicamente esta relación y que cuiden de tener las aplicaciones informáticas apropiadas.

En caso de que se aprecien indicios o sospechas de que una operación pueda estar relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, el representante del despacho ante el SEPBLAC deberá comunicarlo a éste por escrito (artículo 18 de la LPBC).

7.- Deber de confidencialidad

Los abogados deben abstenerse (artículo 24 de la LPBC) de revelar al cliente y a terceros las actuaciones que estén realizando en relación con operativas sospechosas de clientes.

8.- Conservación de documentos durante un período mínimo de diez años a contar desde el fin de la relación profesional o de la ejecución de la operación [artículo 25 de la LPBC]

Se deben conservar los documentos en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones legales; y, en concreto, (a) copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida; (b) original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.

A partir del 29 de abril de 2012, será exigible la copia digitalizada de los documentos de identificación.

9.- Elaboración y aprobación de un Manual para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo

Este Manual debe contener, como mínimo, toda la información completa sobre las medidas de control interno adoptadas y antes relacionadas, estar actualizado con la información completa sobre las medidas de control interno adoptadas y a disposición del SEPBLAC [artículo 26.3 LPBC].

10.- Examen anual por un experto externo de las medidas de control interno

Todas las medidas de control interno adoptadas y aprobadas por el despacho y plasmadas en el Manual deben ser objeto de examen anual por parte de experto externo [articulo 28 de la LPBC].

Conclusión

Obviamente la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo debe ser valorada positivamente. Sin embargo, la digestión de la Ley está siendo lenta y uno de los ámbitos donde está encontrando dificultades es precisamente entre los abogados, quizás por la complejidad y la onerosidad a la que se enfrentan para dar un cumplimiento exhaustivo de las obligaciones legales o quizás también por el conflicto que puede suponer dicha normativa con el deber/derecho del secreto profesional.

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