Qué hay que tener en cuenta para la celebración de las Junta para la aprobación de cuentas anuales

Por Anna Vázquez
Socia de Estudi Jurídic Sánchez & de Canals

Estando ya a mediados de junio, es muy probable que a finales de este mes la mayoría de Sociedades cuya fecha de cierre del ejercicio social sea 31 de diciembre, tenga previsto celebrar la Junta General de Socios y/o Accionistas para aprobar las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2014, cumpliendo de esta manera con el plazo legalmente conferido al efecto.

En ese caso, le adjuntamos una serie de consejos/advertencias a tener en cuenta para la correcta celebración de la misma:
 Verificar que la Junta esté debidamente convocada: Atendiendo a que el plazo mínimo que debe existir entre la fecha de publicación del anuncio de convocatoria y la fecha prevista para la celebración de la Junta es de 1 mes para las Sociedades Anónimas y de 15 días para las Sociedades Limitadas, es fácil que a la fecha del presente post dicho anuncio de convocatoria esté ya publicado (o debería estarlo). Por ese motivo, no entraremos a detallar los requisitos que debe cumplir dicha convocatoria, limitándonos simplemente a recordarles que, en caso que la convocatoria no cumpla con las menciones y/o requisitos legales y estatutarios, la misma será nula comportando, así, la nulidad de la Junta y de los acuerdos adoptados en la misma (salvo que finalmente, la Junta se declare con carácter de Universal estando presente el 100% del capital social). Otro aspecto a comprobar es que a la fecha de la convocatoria tengamos preparados todos los documentos que han de ser sometidos a la citada aprobación dado que cualquier socio o accionista está facultado para solicitarlos. A su vez, en las Sociedades de Responsabilidad Limitada, salvo disposición contraria de los estatutos, el socio o socios que representen al menos el 5% del capital están también facultados para examinar en el domicilio social (por sí solos o en unión de experto contable), los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales desde la citada fecha de convocatoria.

 Asuntos a tratar en la Junta: Recuerden que sólo podrán tratarse aquellos asuntos debidamente incluidos en el Orden del Día de la convocatoria. No obstante, en el supuesto que la Junta sea Universal, se podrán tratar todos los asuntos que deseen los socios.
De esta manera y partiendo de la base que la finalidad de la Junta sea la de aprobación de las cuentas anuales, los puntos fijos a tratar serían: 1) Aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, 2) resolución sobre la aplicación del resultado y 3) aprobar, en lo menester, la gestión del Órgano de administración durante el citado ejercicio.
Sin embargo, también es frecuente que las Sociedades aprovechen la celebración de la mencionada “Junta Ordinaria” para tratar otros asuntos como pueden ser el nombramiento y/o reelección de miembros del Órgano de Administración, o el nombramiento y/o reelección de Auditores.
Especial atención debe tenerse en cuenta este año en relación a la retribución a percibir por el Órgano de Administración en virtud a las importantes modificaciones introducidas por la Ley 31/2014, de 3 de diciembre, “por la que se modifica la Ley de Sociedades de Capital para la mejora del gobierno corporativo” en esta materia. Por lo tanto, recuerde que es la Junta General la que debe aprobar la cantidad máxima a percibir por los Administradores cumpliendo en todo caso con los nuevos parámetros legales, obligándose a adaptar sus Estatutos en este sentido y evitar así posibles problemas con Hacienda respecto a la deducibilidad fiscal de las cantidades percibidas por el Órgano de Administración.
Aprovechamos la ocasión para recordarles también que, en caso de existir Consejero Delegado, será obligatorio realizar un contrato entre el Consejo de Administración y dicho Consejero Delegado de conformidad a la política de retribuciones aprobadas por la Junta.
 Solicitud de complemento de convocatoria: Si nos hallamos ante una Sociedad Anónima, téngase en consideración que los accionistas que representen al menos el 5% del capital social podrán solicitar, dentro de los 5 días siguientes a la publicación de la convocatoria, un complemento a la misma incluyendo más puntos a tratar en la Junta General. Dicho complemento deberá publicarse con 15 días de antelación a la fecha fijada para la Junta. En caso contrario, será causa de nulidad de la reunión.
 Respecto al derecho de información que asiste a los Socios: En las S.L todos los socios tienen derecho a solicitar a los administradores (ya sea por escrito antes de la celebración de la Junta o verbalmente durante la misma) la información que consideren oportuna acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día. Los administradores estarán obligados a facilitarla salvo que consideren que con dicha negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de socios que representen al menos el 25% del capital social.

En el caso de las S.A los accionistas podrán solicitar a los administradores dicha información o formular por escrito las preguntas que consideren oportunas pero únicamente hasta el 7º día anterior a la fecha prevista para la Junta. Los administradores estarán obligados a facilitar la información por escrito hasta el día de la celebración de la Junta General. A su vez y durante la celebración de la Junta, los accionistas podrán solicitar verbalmente las aclaraciones o informaciones que consideren convenientes de los asuntos comprendidos en el orden del día, estando los administradores obligados a proporcionarla salvo que esa información sea innecesaria para la tutela de los derechos del socio, o existan razones objetivas para considerar que podría utilizarse para fines extrasociales o que su publicidad perjudique a la sociedad o a las sociedades vinculadas. No obstante lo anterior y al igual que en las S.L., los administradores no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de socios que representen al menos el 25% del capital social.
 Posibilidad de solicitud de presencia Notarial: El Órgano de Administración podrá requerir la presencia de notario voluntariamente cuando lo considere oportuno, y estará obligado a hacerlo siempre que, con al menos 5 días de antelación al previsto para la celebración de la Junta, lo soliciten socios que representen al menos el 1% del capital social en las S.A o el 5% en caso de S.L.
Los honorarios notariales serán a cargo de la Sociedad.
(Esta opción es especialmente recomendable cuando interesa dejar constancia de todo lo que acontece en la Junta, ya sea porque los socios no están bien avenidos, ya porque preveamos que, por los motivos que sean, va a ser una Junta especialmente conflictiva).
 De la Lista de Asistentes y del quórum de asistencia mínimo: Al inicio de la Junta y antes de entrar en el orden del día, el Órgano de Administración formará la lista de los asistentes, debiendo hacer constar expresamente el carácter o representación de cada uno y el número de participaciones o de acciones propias o ajenas con que concurran. Por lo tanto, será imprescindible que el Órgano de Administración compruebe que las representaciones sean válidas, esto es, que se hayan otorgado respetando los requisitos legales y estatutarios fijados al efecto http://www.estudi-juridic.com/puedo-nombrar-un-representante-para-asistir-a-la-junta-general/
Una vez confeccionada la lista de asistentes, el Órgano de Administración deberá verificar que existe quórum suficiente para la celebración de la Junta. A diferencia de las Sociedades Limitadas que la Ley no establece un quórum de asistencia mínimo, en las Sociedades Anónimas el quórum de asistencia mínima será del 25% del capital Social en primera convocatoria y cualquiera que sea el capital asistente en segunda convocatoria. (Siempre partiendo de la base que los Estatutos no establezcan un quórum superior, o que se vayan a tratar otros asuntos, además del de la aprobación de las cuentas, para los cuales la ley exija un quórum de constitución reforzado).
 Mayoría requerida para la aprobación de las cuentas Anuales: En las S.L. los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría de los votos válidamente emitidos (es decir, más votos a favor que en contra) siempre que representen, como mínimo, 1/3 del capital social (no se computarán los votos en blanco). En las S.A. los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría simple de los votos de los accionistas presentes o representados en la Junta, entendiéndose adoptado un acuerdo cuando obtenga más votos a favor que en contra del capital presente o representado.

Por lo tanto, es importante que el órgano de Administración haga constar expresamente en el Acta los votos a favor, en contra (y posibles abstenciones) válidamente emitidos para la adopción de los diversos acuerdos, así como aquellos comentarios que los socios soliciten expresamente que consten en acta.
 Trámites a realizar tras la celebración de la Junta General y aprobación de Cuentas Anuales: En primer lugar, redactar el acta de Junta correspondiente y firmarla por todos los socios asistentes a la reunión, incluyendo el Presidente y Secretario de la misma. Posteriormente, el Órgano de Administración deberá expedir el correspondiente certificado y presentar éste, conjuntamente con el resto de documentación relativa a las cuentas anuales, en el Registro Mercantil, en el plazo máximo de 1 mes desde la celebración de la Junta. En el supuesto de haberse tratado también otros asuntos diversos al de la aprobación de las cuentas anuales, se les deberá dar a éstos, de manera independiente, el trámite pertinente atendiendo a la naturaleza de los mismos.

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