¿Puede una empresa obligar a sus clientes a recibir facturas en soporte digital?

Por Carles Basteiro-Bertolí. Abogado Nuevas Tecnologías. Alcántara, Blay & Del Coso Abogados.

EN BREVE: «A estas alturas del decenio del 2000 y con una variada normativa sobre el derecho de las nuevas tecnologías, todo el mundo, el que más o el que menos, ha oído hablar de la «factura electrónica» o la «e-factura»; pero desde su habilitación como documento con plenos efectos legales por el RD 1496/2003, y su posterior desarrollo por el Ministerio de Hacienda con la OEHA/962/2007, las estadísticas nacionales demuestran que su implantación apenas ha tenido repercusión en la industria, y que ésta ha sido casi imperceptible entre los consumidores. No obstante y a pesar de ello, el autor concluye afirmando que con el actual régimen legal sería posible obligar a nuestros clientes a recibir las facturas en formato electrónico, enviándoles informáticamente un documento firmado en PDF legible junto con el gráfico de nube de puntos en formato Macro PDF417, siempre que la factura fuese con la firma electrónica reconocida incrustada, que asegura la integridad y autenticidad de todo el conjunto».

1.- Introducción

A estas alturas del decenio del 2000 y con una variada normativa sobre el derecho de las nuevas tecnologías, todo el mundo, el que más o el que menos, ha oído hablar de la «factura electrónica» o la «e-factura»; pero desde su habilitación como documento con plenos efectos legales por el RD 1496/2003, y su posterior desarrollo por el Ministerio de Hacienda con la OEHA/962/2007, las estadísticas nacionales demuestran que su implantación apenas ha tenido repercusión en la industria, y que ésta ha sido casi imperceptible entre los consumidores.

No obstante, en ámbito europeo, las estadísticas también nos dicen que España, junto a los países nórdicos, es uno de los estados líderes en la implantación de la factura electrónica entre empresas privadas, con una penetración estimada de más del 12% en 2010, frente a la media europea del 7%.

Si los beneficios de la implementación de la factura electrónica en la actualidad son indiscutibles y bien conocidos, pero su uso es aún muy limitado, está claro que algo falla. Desde mi experiencia profesional, y prescindiendo de las críticas al sistema europeo propuesto, uno de los principales obstáculos para el uso efectivo de la facturación electrónica es la mala información que se ha dado sobre ella y la percepción de dificultad en su implantación por parte de las empresas. En definitiva, no conocemos o no entendemos con claridad qué es una Factura electrónica.

2.- ¿Qué es una Factura electrónica?

En líneas generales se puede definir como un equivalente funcional de la factura en papel, que se transmite y archiva por medios telemáticos (de un dispositivo informático a otro). Es por tanto, un documento tributario emitido por el expedidor al destinatario, en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, y que conserva el mismo valor legal pero con unas condiciones de seguridad no contenidas en la generación de una factura en papel.

Desde esta definición cabe entender que la factura electrónica tiene sólo dos (2) elementos principales que la diferencia de la tradicional factura en formato papel:

a) El formato electrónico.

b) Las condiciones superiores de seguridad.

A) FORMATO ELECTRÓNICO

Cuando se habla de formato se hace referencia tanto a la estructura «material» del fichero que soporta el contenido de la factura (los formatos electrónicos más comunes son el XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF y TXT), como a la estructura de la firma digital que debe tener incorporada (entre otros estándares, puede usarse el PKCS7, XadES y PDF). Tanto el contenido de la factura, como su firma vienen en un único fichero normalmente con extensión «.fir». Por tanto, es ésta una de las características que diferencian la efactura de la factura papel. Independientemente de que podamos imprimirla posteriormente en papel, la efactura original tendrá un soporte digital que sólo permite su transmisión telemática.

Por ejemplo, la Agencia Tributaria Española usa un fichero con formato XML firmado con el estándar XadES (formato «Facturae» también conocido con el nombre de AEAT-CCI).

En cualquier caso, y como primera conclusión a la pregunta que se formula en el título de este artículo, el destinatario debe estar conforme con los formatos a emplear por el emisor, ya que es el responsable último de las facturas que recibe, y debe tener la capacidad o posibilidad de verificar la autenticidad de origen de la misma.

Asimismo, es importante tener presente que el fichero recibido debe conservarse en su integridad al igual que todas sus copias, es decir, sin modificaciones, con el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Este requisito es un elemento esencial que posibilitará en cualquier momento la verificación de la firma electrónica de la factura, y por tanto, también su autenticidad de origen.

No obstante este requisito específico de la factura electrónica, los campos obligatorios de la factura son idénticos a los de la antigua factura en papel:

1. Núm. Factura.

2. Fecha expedición.

3. Razón Social emisor y receptor.

4. NIF emisor y «receptor».

5. Domicilio emisor y receptor.

6. Descripción de las operaciones (base imponible).

7. Tipo impositivo.

8. Cuota tributaria.

9. Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición).

Las obligaciones legales del expedidor y del destinatario también son idénticas a las de la antigua factura en formato papel, pero con las siguientes novedades o especificidades:

Obligaciones legales para el expedidor:

1. Firma electrónica reconocida.

2. Remisión telemática.

3. Conservación de copia o matriz de la factura: Se entiende por matriz de una factura un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las mismas.

4. Garantía de accesibilidad completa: Las facturas deben estar gestionadas de modo que se garantice una accesibilidad completa, para poder facilitar la auditoría e inspección posteriores:

– visualización,

– búsqueda selectiva,

– copia,

– descarga en línea e impresión.

5. Obtención del consentimiento del destinatario: Para poder gestionar las facturas de modo que se garantice su accesibilidad.

Obligaciones legales para el destinatario:

1. Recepción por medio electrónico. No existe un modo único de remisión de la factura. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página Web desde la que se pueda descargar, mediante un Servicio Web (Web Service), etc.

2. Verificación de los contenidos mínimos exigibles y verificación segura de la firma electrónica. De conformidad al artículo 21 RD 1496/2003 «el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma».

3. Conservar los originales firmados. (Al expedidor sólo se le exige conservar copia o matriz de la factura).

4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa (Contabilización/anotación en registros de IVA y conservación durante el período de prescripción) para poder facilitar la auditoría e inspección posteriores:

– visualización,

– búsqueda selectiva,

– copia,

– descarga en línea e impresión.

Todas las anteriores novedades o especificidades respecto de las obligaciones del expedidor y destinatario de la factura electrónica, pueden ser subcontratadas a un tercero, aunque ello no supone en modo alguno una exoneración de la responsabilidad tributaria ante las Autoridades por parte del expedidor y destinatario. Es decir, los obligados tributarios en la factura electrónica pueden ceder cualquier proceso de la facturación a un tercero para que actúe en su nombre:

— La expedición de las facturas.

— La conservación de las facturas, o al menos sus matrices.

— La recepción y conservación de las facturas.

En cualquiera de los casos, el destinatario de la factura deberá dar el consentimiento a la recepción de la factura en formato electrónico, según se encuentra dispuesto en el artículo 2 de la citada Orden EHA /962/2007, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito:

«De acuerdo con el artículo 17 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por medios electrónicos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, siempre que el destinatario haya dado su consentimiento.

El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado.»

Durante algún tiempo, esta obtención del consentimiento expreso del destinatario ha sido al parecer uno de los grandes impedimentos para la rápida implantación de la factura electrónica en nuestra sociedad, además de las específicas condiciones técnicas de seguridad que se requieren para su generación, que expongo brevemente a continuación. Pero ¿es realmente un impedimento?, o ¿existen maneras de salvar o facilitar la obligación del consentimiento del destinatario?

B) CONDICIONES SUPERIORES DE SEGURIDAD

Aquí radica uno de los requisitos básicos que diferencia la factura electrónica de la de papel, y también uno de los puntos más conflictivos para su implementación general.

La Orden EHA /962/2007 dice que para la validez legal de la factura electrónica, deberá garantizarse la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Tal como se ha comentado anteriormente hay varios mecanismos. El más habitual y fácil es firmar la factura con una firma electrónica reconocida, porque:

1. La firma electrónica garantiza la integridad del contenido de la misma, permitiendo comprobar que no se ha alterado la información de la factura.

2. La firma electrónica garantiza quién emite la factura (el expedidor real de la factura, ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado como auto-facturación), y además sólo la firma reconocida, de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003, tiene validez legal igual a la manuscrita (hasta la fecha infalsificable).

Es decir, que en el caso de un intento de modificación de la factura electrónica, la firma quedaría invalidada, hecho que sería advertido por cualquier software de lectura del archivo, y por tanto, invalidaría la factura en sí.

Otras formas habituales de garantizar la autenticidad de origen y la integridad de la factura son:

a) Sistemas de intercambio electrónico de datos EDI (muy habituales en la industria de la automoción).

b) Otros sistemas distintos a los anteriores, con autorización del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

En cualquiera de las opciones de seguridad empleadas en la factura electrónica, el destinatario de la misma, además de sus obligaciones legales generales, deberá disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.

Estas condiciones adicionales de seguridad no contenidas en la generación de una factura en papel han marcado dos posicionamientos ante la futura modificación de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido. Una de estas posiciones pretende modificar las actuales exigencias legales para la efactura, y quieren que se trate exactamente igual la factura electrónica que la de papel, teniendo en cuenta el punto (A) analizado sobre su formato electrónico, y prescindiendo de las necesidades de seguridad de firma electrónica, sin más exigencia que la concepción digital del archivo. En definitiva, equiparar al envío por correo ordinario de una factura papel, en la que no se precisa ningún tipo de firma manuscrita, con el del envío de una efactura por correo electrónico u otro medio telemático, sin necesidad tampoco de firma alguna. Esta posición ¿qué aporta? NADA, simplemente un ahorro de coste para el emisor en la impresión de la factura y la remisión con sobre y sello. La segunda posición, que aboga por el mantenimiento de las condiciones de seguridad tiene más lógica:

— Ahorro también de tiempo y costes de envío, recepción y gestión.

— Seguridad jurídica a las transacciones económicas.

No negaremos una realidad, que es la facilidad para modificar, alterar o falsificar una factura papel por cualquiera de sus «manipuladores». En una sociedad en la que las nuevas tecnologías son parte intrínseca de nuestra vida, éstas deben aprovecharse para implantar mejoras en nuestro sistema fiscal actual, procurando una mayor seguridad. Algunos juristas han invocado la locución latina de derecho «mutatis mutandi», que significa que dos supuestos similares deben tenerse en cuenta ‘cambiando lo que se deba cambiar’, según las diferencias aportadas en el segundo supuesto, por tanto, aunque estemos hablando del mismo concepto jurídico de factura en términos tributarios, el cambio de soporte de papel a electrónico debe conllevar formas diferentes de gestionarla. Si la Ley está aportando un nuevo formato de factura, no se puede imponer un modelo que sea menos seguro que el antiguo, ya que si es fácil modificar o falsificar una factura papel en la que no hay garantías de su integridad y origen, imaginaros que sucedería si ésta viniese en un archivo electrónico no bloqueado a manipulaciones; con un simple programa «Word», un «Adobe Acrobat Professional», o un software más sofisticado como el bien conocido «Photoshop», podríamos hacer lo que quisiésemos sin «rastro» alguno de nuestra manipulación. Así pues al contrario, creo que la imposición de los criterios de seguridad de la factura electrónica debería ser generalizada (sea de un modo técnico u otro) a todo tipo de factura, para evitar la actual debilidad de prueba de una factura papel (por ejemplo mediante el uso papel timbrado o numerado de empresa, marcas de agua, etc.).

Estas condiciones de seguridad técnica, que de ningún modo son complicadas, son las que frenan la implantación masiva de la factura electrónica en España, porque, como se ha dicho, si como requisito indispensable para la remisión de una factura electrónica se precisa del consentimiento del destinatario, y éste a su vez debe tener los medios suficientes para verificar la validez de la misma, el destinatario en muy pocos casos nos dará el consentimiento, pues si lo que pretende es agilizar el trámite de envío y recepción de la factura, o ahorro de algún coste, solicitara la remisión de la factura por email y procederá a su impresión para su archivo o contabilidad.

3.- ¿Cómo podemos contribuir a la imposición de la factura electrónica? ¿Podemos obligar a nuestro cliente a aceptar la factura electrónica?

Hay varias formas para ir implementando y hacer aceptar a nuestros clientes la recepción de facturas electrónicas. Una podría ser incorporar una cláusula en nuestros contratos, hojas de encargo o de pedido, con lo que obtendríamos una prueba expresa y ESCRITA del consentimiento en la aceptación de condiciones del servicio; otra forma sería la de utilizar una plataforma de facturación externa común, como pueden ser las propuestas por las entidades bancarias. Pero prescindiendo de cualquiera de las opciones que decidamos adoptar, e independientemente de los beneficios que queramos obtener por su implementación en el día a día de nuestra empresa, creo que una de las claves para implantar definitivamente la factura electrónica a nuestros clientes radica en lo dispuesto en el artículo 8 de la Orden EHA /962/2007 relativo a la conversión voluntaria de la factura electrónica por el destinatario a formato papel.

El destinatario de la factura electrónica tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:

– Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.

– Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.

– Permitir el acceso completo y sin demora. Tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimir en papel cuando sea necesario.

Cuando el destinatario ha recibido una efactura, aunque lo recomendable es la conservación en el mismo formato electrónico de remisión, se le permite imprimirla o convertirla en papel, opción pensada sobre todo para aquellas micro-empresas que no disponen de infraestructura tecnológica suficiente, autónomos o empresarios de muy poco volumen operacional. Pero la impresión en papel debe cumplir unos requisitos técnicos que van más allá de la simple impresión a papel de los contenidos del documento. La conversión papel de la efactura incluye en su impresión dos conjuntos de códigos generado por «PDF-417», como marcas gráficas de autenticación. En el primero de los códigos se incluirá el contenido íntegro de los datos de la factura y en el segundo la firma electrónica del fichero. En el supuesto, ya comentado al inicio del artículo, de estar la firma embebida en el fichero mismo que contiene la factura o que los datos de la factura estén contenidos en el formato de firma, bastará con un solo conjunto de marca gráfica «PDF-417» que lo incluiría todo.

Las características de esta marca gráfica debe cumplir la especificación «UNIFORM SYMBOLOGY SPECIFICATION – PDF417», y se situarán en un área de impresión rectangular cuyo vértice superior izquierdo tendrá siempre la misma coordenada absoluta respecto del vértice superior izquierdo del papel, en formato DIN A4 imprimido en posición vertical. Esta marca gráfica es conocida como la nube de puntos, que con un lector adecuado permite verificar el origen del documento y su integridad (autenticidad de origen). No obstante, en la actualidad, en la emisión de facturas electrónicas no es frecuente usarla, aunque encontramos excepciones como en algunas facturas de compañía aéreas o de telecomunicaciones. Además es importante recordar que la copia en papel es opcional, y por tanto, la inclusión del PDF417 también es opcional (como es evidente, se podrá imprimir la factura aunque no tenga PDF417, siempre que se conserve el fichero de factura telemática como documento con valor fiscal).

Así pues, teniendo en cuenta la posibilidad de incorporar este código o nube de puntos que da plena validez jurídica a la impresión papel de la efactura, ¿porqué no imponerlo como otra obligación del emisor de la factura electrónica, y no como un requisito técnico para la opción de conversión a papel por parte del destinatario?; de esta forma, podríamos imponer el formato de efactura a todos los clientes, independientemente de que hayamos obtenido su consentimiento expreso, y dejando el tipo de conservación de la factura como una cuestión meramente interna de los clientes. Por tanto, podemos llegar a la conclusión que con el actual régimen legal sería posible obligar a nuestros clientes a recibir las facturas en formato electrónico, enviándoles informáticamente un documento firmado en DPF legible junto con el gráfico de nube de puntos en formato Macro PDF417, siempre que la factura fuese con la firma electrónica reconocida incrustada, que asegura la integridad y autenticidad de todo el conjunto; si los clientes quieren conservar y gestionar la factura electrónica en el mismo formato de remisión podrán hacerlo con el documento que le enviemos, al igual que si deciden prescindir del formato digital y proceder a su impresión y conservación en papel.

Si desea leer el Artículo en formato PDF puede hacerlo abriendo el documento adjunto.

...

CONTENIDO EXCLUSIVO PARA SUSCRIPTORES