El Instituto Nacional de la Seguridad Social establece el calendario de conservación y el tratamiento de los documentos electrónicos

Resolución de 16 de noviembre de 2015, del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que establece el calendario de conservación, criterios de valoración y tratamiento de la documentación a efectos de su eliminación y en su caso, conservación en soporte electrónico. (BOE núm. 294, de 9 de diciembre de 2015)

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español. Esta regulación exige a todas las instituciones que custodian bienes del patrimonio documental que garanticen su conservación y protección. El artículo 55 de la Ley condiciona la posibilidad de exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental de titularidad pública a un procedimiento previo de autorización, cuyo desarrollo reglamentario se ha producido mediante Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, estableciendo el procedimiento a seguir para poder eliminar con suficientes garantías los documentos o series documentales que carezcan de valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación o protección.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 1.2, dispone que las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información que aseguren la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos e informaciones que gestionen en el ejercicio de sus competencias. A su vez el artículo 31.1 de esta Ley establece que podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Este precepto ha sido desarrollado por los artículos 51-52 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, regula en su artículo 15 la identificación, valoración y eliminación de documentos administrativos.

El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), para posibilitar la conservación en soporte electrónico de los documentos y series documentales generados en el ejercicio de sus competencias, ha dictado la Resolución de 14 de noviembre de 2007, por la que se aprueba la aplicación informática del sistema de almacenamiento, recuperación, tratamiento de imágenes y documentos ofimáticos (SARTIDO), que permite efectuar el tratamiento de la información necesaria para la generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel y la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos.

Asimismo, se ha dictado Resolución de 14 de noviembre de 2007, por la que se aprueba el procedimiento de formalización electrónica de los documentos emitidos en soporte papel en la gestión de prestaciones cuya competencia corresponde a la entidad, que permite integrar la formalización de la documentación en soporte papel dentro de las aplicaciones informáticas actualmente operativas para tramitar los procedimientos sobre prestaciones, garantizando en todo momento la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos contenidos en el sistema informático de la Seguridad Social.

Por otra parte, la Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, creo la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, adscrita a la Secretaría General del mismo y encargada de garantizar la protección del patrimonio documental de la entidad gestora. A tal efecto, según establece el artículo 3 de la orden citada, dicha Comisión deberá estudiar y dictaminar las cuestiones relativas a la calificación, tratamiento y custodia de los documentos obtenidos y generados con fines administrativos, así como lo concerniente a su régimen de conservación e inutilidad administrativa, siendo competente para acordar la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos administrativos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto del original en el que fueron producidos, elevando las propuestas de eliminación de documentos y series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre.

A efectos de regular el procedimiento de valoración y eliminación documental de nuestra Entidad se dictó la Resolución de 27 de octubre de 2008 de la Dirección General del INSS por los que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico. El proceso de valoración acometido durante estos años en aplicación de esta Resolución ha aconsejado la revisión de la misma y la elaboración de una nueva Resolución que refleje un calendario de conservación incluyendo nuevas series documentales.

En las distintas reuniones de la CSCDA en la que se valoraron series documentales del INSS, se adoptó el acuerdo de habilitar a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de este organismo para emitir sucesivas resoluciones relacionadas con nuevas fracciones de series documentales que ya han recibido dictamen favorable, lo cual determina la modificación del procedimiento de valoración interno.

Por último en el seno de la CSCDA se creó un Grupo de Trabajo, de acuerdo con el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, con el objeto de realizar estudios de identificación y valoración de series comunes a todos los organismos de la Administración General del Estado; así como estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación con el fin de elaborar propuestas de conservación/eliminación y calendarios de conservación. En la medida que estas series comunes, sean de aplicación al INSS, una vez aprobadas por la CSCDA, este puede decidir adherirse a las mismas.

Por ello, la presente Resolución tiene por objeto establecer el marco de la calificación de los distintos documentos y clasificación de series documentales que se generan por este Instituto, determinando los calendarios de conservación de los mismos en función de su valor histórico, patrimonial o probatorio de derechos u obligaciones, así como el soporte de conservación y el régimen de accesibilidad o frecuencia de consulta, a fin de que los órganos gestores de la entidad, tanto a nivel central como periférico, lleven a cabo, de forma periódica, el correspondiente proceso de valoración de la documentación producida en su ámbito de competencias, para que la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social pueda acordar la iniciación del procedimiento de eliminación o, en su caso, conservación de los documentos ya sea en su soporte original o en soporte electrónico.