La Nueva Figura del Secretario Judicial. Nuevas funciones

Por Borja de Obeso Pérez-Victoria, Socio Gómez-Acebo & Pombo y Elena Ortiz de Solorzano, Abogada Gómez-Acebo & Pombo.

EN BREVE: El 5 de mayo de 2010 entraron en vigor la Ley 13/2009, de 3 noviembre, de Reforma de la Legislación Procesal para la implantación de la Nueva Oficina Judicial (en adelante, la LNOJ) y la Ley Orgánica 1/2009, de 3 de noviembre, (en adelante, la LO) complementaria de ésta y que modifica la Ley 6/1985, de 1 de julio, Orgánica del Poder Judicial (en adelante, la LOPJ).

La aprobación de estas leyes supone un paso más en el camino de la reforma procesal iniciado en el 2003, con la reforma de la LOPJ; reformas que son fruto del Pacto de Estado para la reforma de la Justicia suscrito por todos los grupos parlamentarios el 28 de mayo de 2001.

El buque insignia de la reforma procesal está constituido por la ampliación de funciones del Secretario Judicial. El presente artículo pretende hacer un desglose conciso y esquemático de las consecuencias de la reforma en la ampliación de funciones de los Secretarios Judiciales.

1.- Objetivo de la Reforma

El objetivo fundamental de la reforma aparece reflejado claramente en la Exposición de Motivos de la LNOJ: descargar a los Jueces y Magistrados de las tareas que se aparten de su misión constitucional de juzgar y hacer ejecutar lo juzgado, para alcanzar un mayor grado de eficacia, mediante la implantación del nuevo modelo de la Oficina judicial.

Este nuevo modelo reposa fundamentalmente sobre una redistribución de las tareas asignadas a jueces y secretarios, de manera que todas las actividades que no comporten el ejercicio de la actividad jurisdiccional propiamente dicha se encomiendan a los secretarios judiciales.

La propia Ley reconoce, además, la búsqueda de otros objetivos a los que califica de complementarios, como son el fomento de las buenas prácticas procesales y la potenciación de las garantías del justiciable.

2.- Principales Novedades de la Reforma Legislativa

La implantación de esta reforma supone, en palabras de MAGRO SERVET, el reforzamiento de la figura del Secretario Judicial. Dicho reforzamiento queda patente tras repasar las nuevas atribuciones de estos funcionarios:

-Fe pública y documentación: el Secretario dará fe de lo acontecido en actos procesales y hechos con transcendencia procesal, así como de la presentación de escritos y documentos. Una importante novedad introducida en la Ley 1/2000, de 7 enero, de Enjuiciamiento Civil (en adelante, la LEC) respecto de la documentación de vistas, comparecencias y audiencias, establece que cuando se cuente con medios electrónico-informáticos, no será necesaria la presencia del Secretario, que podrá únicamente incorporar su firma electrónica. Tienen igualmente función certificadora, de actuaciones judiciales.

Es el responsable de la función de documentación, que conlleva la formación de los autos y expediente, y la llevanza de los libros de registro.

-La ordenación e impulso del proceso: corresponden ahora al Secretario y no al Juez, mediante diligencias de ordenación o de tramitación o de decretos.

-En el inicio del procedimiento: tras analizar y verificar que concurren los requisitos legalmente establecidos, procederá el Secretario a la admisión de la demanda por decreto; y sólo en los casos en que no concurran dichos requisitos, dará traslado al Juez para que sea éste quien decida sobre la inadmisión de la misma.

Igualmente será competente el Secretario Judicial para decidir sobre la acumulación de acciones, y en sede de medidas cautelares previas o simultáneas a la demanda citará a las partes a la vista.

-En la terminación del procedimiento: la novedad en este ámbito es que siempre que proceda la terminación del mismo por acuerdo de las partes o por falta de actividad de las mismas, el Secretario Judicial será competente para poner fin al procedimiento, igualmente mediante decreto.

-El proceso de ejecución: tras el auto de admisión dictado por el Juez, es el funcionario quien decidirá sobre las medidas ejecutivas concretas, las medidas de localización de bienes, y de manera general, sobre la mayor parte de actuaciones relativas al proceso de ejecución; lo cual ha supuesto una amplia reforma de la LEC.

3.- Resoluciones Procesales de los Secretarios Judiciales y Recursos contra las Mismas

La atribución de competencias de naturaleza procesal a los Secretarios Judiciales llevada a cabo en la presente reforma, no podía aspirar a ser verdaderamente eficaz sin una atribución paralela de los instrumentos necesarios que les permitieran formalizar sus decisiones.

Aparecen así las resoluciones dictadas por los Secretarios Judiciales, que como veremos a continuación constituyen las llamadas resoluciones procesales, y aparecen igualmente los recursos que permiten su impugnación.

La nueva terminología, de voluntad unificadora, se refiere a resoluciones procesales y engloba tanto las judiciales como las dictadas por los Secretarios Judiciales.

3.A.- Resoluciones procesales

Las resoluciones procesales dictadas por el Secretario Judicial pueden ser de dos tipos: diligencias y decretos.

-Diligencias: éstas podrán, a su vez, ser de ordenación, o de constancia, comunicación o ejecución. La procedencia de la adopción de una u otra clase de resolución habrá de buscarse en la ley aplicable; y de no contener ésta referencia alguna al tipo de resolución que deberá adoptarse, subsidiariamente serán de aplicación las reglas contenidas en la LEC.

Las diligencias de ordenación: serán procedentes cuando la resolución tenga por objeto dar a los autos el curso que la Ley establezca. En este caso el Secretario no tendrá ninguna libertad de decisión, por cuanto debe limitarse a seguir la norma que dictará el contenido de la decisión.

Las diligencias de constancia, comunicación o ejecución: son aplicables cuando el objetivo sea reflejar en autos hechos o actos con transcendencia procesal.

Según COLOMER HERNÁNDEZ y DE ÁLVARO MONTERO, dos requisitos cumulativos deben concurrir para que la adopción de una de estas diligencias sea procedente: en primer lugar, ha de tratarse de un caso ante el cual el Secretario no tenga capacidad de decisión y deba limitarse a cumplir lo ordenado en la ley; y como segundo requisito, la finalidad que se persigue dictando la resolución ha de ser la de dejar constancia en autos de hechos o actos de transcendencia.

-Decretos: constituyen la única resolución jurídica stricto sensu, y son de aplicación en tres casos: cuando se admita a trámite la demanda, cuando se ponga término al procedimiento del que el Secretario tuviera atribuida competencia exclusiva y, de manera general, en cualquier clase de procedimiento, cuando fuere preciso o conveniente razonar lo resuelto.

La mayor libertad de decisión conferida a los Secretarios en los supuestos en los que son de aplicación los decretos se corresponde con una obligación de fundamentación jurídica de este tipo de resoluciones. Esta exigencia de motivación repercute a su vez en la forma que presentan los distintos tipos de resoluciones procesales.

En efecto, la forma que deberán presentar las resoluciones dictadas por los Secretarios Judiciales variará en función del tipo de resolución adoptada: la motivación sucinta que procede en el caso de las diligencias contrasta con la obligada motivación de los decretos, que han de contener los antecedentes de hecho y fundamentos de derecho en que se base la decisión.

3.B.- Recursos contra las Resoluciones Procesales

Como complemento imprescindible a estas resoluciones procesales, el legislador ha incluido la posibilidad de recurrir las resoluciones de los Secretarios que sean desfavorables a las partes. Las resoluciones de los Secretarios Judiciales son impugnables mediante dos tipos de recurso: el de reposición y el de revisión.

-El recurso de reposición: son recurribles mediante este recurso las diligencias de ordenación y los decretos no definitivos. Se trata de un recurso no devolutivo que se plantea y se resuelve por el mismo órgano que lo dictó, esto es, el propio Secretario.

-El recurso de revisión: que aparece en el nuevo artículo 454 bis de la LEC, pone a disposición de las partes un mecanismo de control de los decretos que tengan el carácter de definitivos dictados por los Secretarios Judiciales. Este recurso supone un control de legalidad de la decisión del Secretario, control que llevará a cabo el Juez.

4.- Cuadros Prácticos de las Funciones y Recursos

FUNCIONES DEL SECRETARIO JUDICIAL EN EL PROCESO CIVIL

1. Fe pública y documentación

Artículos 145 y siguientes de la LEC

– Dación de fe de presentación de escritos y documentos; levantamiento de actas y diligencias respecto a actos procesales y hechos con transcendencia procesal; expedición de certificaciones y testimonios de actuaciones no declaradas secretas; autorización de apoderamientos;

– Documentación de los actos procesales y los hechos con transcendencia procesal se hará por acta o diligencia;

– Formación de los autos y custodia y conservación de los mismos.

2. Ordenación e impulso del procedimiento

– Dictado de resoluciones necesarias para la tramitación del proceso;

3. Inicio del procedimiento

– Admisión de la demanda mediante decreto (Artículos 403.1, 404.2 y 439.1 de la LEC);

– Decisión sobre acumulación de acciones;

– Intervención en sede de medidas cautelares: citar a las partes a la oportuna vista, salvo que se soliciten inaudita parte; decretar el levantamiento de las medidas acordadas y el archivo del procedimiento.

4. Terminación del procedimiento

Artículo 19 y siguientes de la LEC

– Archivo del procedimiento por decreto, en caso de acuerdo entre las partes o inactividad de una de ellas;

5. Ejecución

Artículo 551 y siguientes de la LEC

– A través de decretos y diligencias de ordenación, decisión sobre las medidas ejecutivas, determinación de los bienes embargados y las medidas de aseguramiento, aprobación del remate y de los bienes embargados; también, la acumulación de ejecuciones y la suspensión de la ejecución.

RESOLUCIONES PROCESALES Y RECURSOS DE IMPUGNACIÓN

Clase de Resolución (Art. 206.2 LEC)

Características

1. Diligencia de ordenación

-Ninguna libertad de actuación para el Secretario

2. Diligencia de constancia, comunicación o ejecución

-Ninguna libertad de actuación para el Secretario; además, hechos o actos de transcendencia procesal

3. Decreto

-Libertad de decisión del Secretario y obligación de motivar resolución

-Procede cuando se admita a trámite la demanda, cuando se ponga término al procedimiento del que el Secretario tuviera atribuida competencia exclusiva y, en cualquier clase de procedimiento, cuando fuere preciso o conveniente razonar lo resuelto

Clase de Recurso

Resoluciones contra las que procede

1. Reposición: no devolutivo

Artículo 451.1 de la LEC

-Diligencias de ordenación

-Decretos no definitivos

2. Revisión: devolutivo

Artículo 454 bis de la LEC

-Decretos definitivos

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