Gestión del tiempo y delegación de responsabilidades

Por Carlos Wienberg. Socio director de Wienberg Abogados

Uno de los principios fundamentales de la gestión del tiempo es la delegación de tareas. No se puede engañar al tiempo. Incluso si se tiene una organización perfecta y muchas de las tareas se han convertido ya en rutina, se necesita siempre mucho tiempo para trabajos simples, tiempo que luego falta en otro sitio. Con unas sencillas técnicas de gestión del tiempo y delegación de tareas verá con más claridad que hay trabajos que no tienen que ser realizados necesariamente de primera mano, y entonces ya habremos ganado mucho.

Introducción

John D. Rockefeller lo tenía muy claro al respecto: “Trabajo según el principio de que nunca se debe hacer algo que otra persona puede hacerlo por uno mismo”.

Existen dos prejuicios muy extendidos que dificultan el delegar y éstos son:

–          Creer que sólo uno mismo puede realizar un trabajo en tiempo y forma.

–          Pensar que es más rápido hacerlo uno mismo que explicárselo a otro y controlarle.

Y, como la mayoría de prejuicios, no son ciertos. Un joven y ambicioso compañero puede hacer el trabajo mejor que un abogado experimentado que no puede dedicarle el tiempo suficiente al asunto. Además, tampoco se trata de delegar todo, si no tan sólo aquel trabajo que también puede hacer perfectamente otra persona y estos trabajos abundan en nuestra profesión.

En cuanto al segundo prejuicio, si bien es cierto que el explicar y controlar un trabajo delegado cuesta tiempo al principio, pronto, sin embargo, nos ahorrará tiempo que podremos emplear en otro lugar.

Es importante crear una organización donde el delegar de arriba a abajo sea algo absolutamente normal, porque si no la organización no podrá soportar momentos críticos y se derrumbará.

La regla de Eisenhower

El general y posterior presidente de los EEUU elaboró tres reglas, que le dieron la base organizativa para alcanzar los más altos escalafones como soldado y como político. Estas reglas son las siguientes:

1. Tareas de importancia alta, realizarlas inmediatamente uno mismo.
2. Tareas de importancia media, aplazarlas a una fecha concreta (y delegarlas a menudo)
3. Tareas de importancia baja, delegarlas totalmente.

Lo que es de importancia alta, media o baja en nuestra profesión, se sabe perfectamente después de pocos años de ejercicio.

Al principio no es fácil hacerse siempre estas tres preguntas, ya que constantemente uno se inclina por hacerse tres preguntas totalmente diferentes pero sin importancia alguna y éstas son: fácil, desagradable, difícil/arriesgado.

Estas tres preguntas son interesantes, pero no nos ayudan en nada, sino todo lo contrario. En realidad habría que hacerlo justo al revés: llamar primero al cliente enfadado e intentar calmarle (una correcta gestión de las reclamaciones es la mejor fuente de captación de clientela), empezar ya de una vez a redactar el escrito de apelación cuyo plazo vence en cuatro días y no esperar hasta el último momento, etc.

La regla básica es: olvídese de las categorías fácil, desagradable y difícil y reemplácelas por: importancia alta, importancia media, importancia baja.

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