La justificación documental de las dietas

Puy Abril. Abogada Dpto. Laboral CECA MAGÁN

A propósito de la STS 523/2017, de 16 de junio

Con carácter general, el artículo 9 del Reglamento del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas aprobado por RD 439/2007, de 30 de marzo, exige que los gastos efectuados en concepto de dietas estén debidamente justificados por la empresa a fin de que puedan quedar excluidos de gravamen (salvo en los casos en que dicho precepto fija una cuantía determinada).

Siendo ello así, en los últimos tiempos han proliferado en las empresas multitud de procedimientos internos tendentes a exigir a los trabajadores las correspondientes facturas de los gastos en los que hubieren incurrido, a fin de poder dar cumplimiento a lo establecido en la norma rituaria fiscal.

Sin embargo, esta práctica (y fundamentalmente las consecuencias impuestas por las empresas para los casos en los que no se aportaran las correspondientes facturas) puede conllevar colisiones importantes con el convenio colectivo que resulte de aplicación en la empresa.

Sumario:

1. Introducción
2. STS 523/2017, de 16 de Junio

2.1.      Resumen de los hechos

2.2.      Cuestión jurídica debatida

2.3.      Fallo

2.4.      Doctrina

3. Otras sentencias relevantes dictadas en el último año

3.1. STS 747/2016, de 15 de Septiembre

3.1.1. Resumen de los hechos

3.1.2 Cuestión jurídica debatida

3.1.3 Doctrina y fallo

3.2.      STS 975/2016, de 22 de Noviembre

3.2.1.   Resumen de los hechos

3.2.2.   Cuestión jurídica debatida

3.2.3.   Doctrina y fallo

1. INTRODUCCIÓN

Así las cosas, el pasado día 17 de junio de 2017, el Tribunal Supremo fallaba en un asunto como el que se comenta. En él se discutía sobre la posibilidad de exigir o no a los trabajadores la factura de los gastos como requisito sine qua non para poder cobrar las dietas reconocidas en convenio colectivo.

En consonancia con ello, el presente trabajo analizará los aspectos esenciales de este pronunciamiento, al tiempo que repasará otras sentencias relevantes del Alto Tribunal dictadas en el último año sobre el particular, con el objeto de sistematizar, precisar y obtener conclusiones de la última jurisprudencia del Tribunal Supremo en esta materia.

2. STS 523/2017, DE 16 DE JUNIO

• Resumen de los hechos

En el mes de septiembre de 2015, la dirección de la sociedad SASEMAR estableció un procedimiento de liquidación de gastos conforme al cual se obligaba a los tripulantes de las lanchas de salvamento que tuvieran que pernoctar fuera de su domicilio particular a aportar la factura del gasto correspondiente para generar el derecho al cobro en lugar de recibir el pago automático de la dieta prevista en el artículo 23.B.2 b) del convenio colectivo (43,12 euros/noche).

Asimismo, es preciso destacar lo siguiente:

• El convenio colectivo fijaba un importe fijo para la dieta sin condicionar el derecho a su cobro a ningún tipo de justificación documental.
• El gasto de alojamiento contemplado en la nueva política de empresa tendría el siguiente tratamiento: El hotel/apartamento se gestionaría siempre que fuera posible con la agencia de viajes con la que trabajaba habitualmente la empresa. En caso de que no fuera posible, el tripulante debería aportar en su liquidación de gastos la factura de alojamiento que en ningún caso podría exceder de la cuantía máxima establecida en convenio (43,98 euro/día),
• Lo anterior significaba que el trabajador pasaba a cobrar el importe del gasto pero no la dieta de alojamiento fijada en convenio.

• Cuestión jurídica debatida

Sobre la base de los hechos anteriores, la cuestión que debe resolver el Alto Tribunal es si la práctica empresarial contradice o no lo establecido en el convenio colectivo, debiendo por tanto interpretar el tenor literal del indicado precepto [artículo 23.B.2 b)].

Así, mientras el Abogado del Estado defendía la postura empresarial sobre la base del artículo 9.3 A) del RIRPF, la representación social la entendía totalmente contraria a la norma rituaria convencional por cuanto en todos los años precedentes nada similar se había exigido en la empresa.

• Fallo

Desestima el recurso de casación interpuesto por el Abogado del estado en nombre y representación de la Sociedad de Salvamento y Seguridad Marítima (SASEMAR), contra la SAN de 16 de mayo de 2016.

• Doctrina

El Tribunal Supremo reconoce el derecho de los tripulantes de las lanchas de salvamento a percibir en concepto de dieta por alojamiento el importe de 43,98 euros por noche durante el periodo de embarque por el supuesto de desplazamiento fuera de su puerto base, sin las limitaciones establecidas en el procedimiento de liquidación de gastos por dietas de las lanchas de salvamento.

De esta forma la sentencia interpreta la norma convencional entendiendo que tanto la literalidad del precepto como el análisis de los actos coetáneos y posteriores muestran la intención de las partes de que basta la pernocta fuera del domicilio por razón del servicio para justificar la dieta. Añadiendo algo importante y es que “el carácter extrasalarial de la dieta no implica que su devengo esté siempre supeditado a la justificación del gasto”.

3. OTRAS SENTENCIAS RELEVANTES DICTADAS EN EL ÚLTIMO AÑO

Como avanzábamos anteriormente, la sentencia anterior no es la única que ha dictado el Tribunal Supremo en el último año. Entre ellas, es preciso destacar las siguientes:

3.1. STS 747/2016, DE 15 DE SEPTIEMBRE

3.1.1. Resumen de los hechos

En este caso, el Alto Tribunal debía interpretar el II Convenio Colectivo de la Corporación Radio Televisión Española, S.A.

Los hechos eran parecidos a los que acaban de relatarse. En concreto, la norma convencional no exigía la justificación de los gastos por comida y cena. Sin embargo, la empresa, a través de la Norma 4/2014, de 29 de abril, lo exigió. De tal forma que quien no presentara los billetes o recibos correspondientes, no generaría el derecho a su percibo.

3.1.2 Cuestión jurídica debatida

Como el propio Tribunal advierte, “se trata de interpretar las previsiones del convenio colectivo aplicado y de determinar si el comportamiento empresarial es concorde con sus previsiones”.

3.1.3 Doctrina y fallo

Identificada la cuestión jurídica debatida en esos términos, el Alto Tribunal confirma la sentencia de instancia entendiendo por tanto que la práctica empresarial no encuentra fundamento legal alguno. Y por consiguiente, considera que si existe desplazamiento el trabajador devenga el derecho al percibo de dietas. De ahí que “la justificación de la dieta solo tiene sentido si se afronta el pago del gasto efectuado, pero careciendo del mismo cuando lo devengado por el trabajador sea una cuantía fija”.

• STS 975/2016, DE 22 DE NOVIEMBRE

Lo relevante de esta sentencia es que el Tribunal Supremo considera acertada la práctica empresarial que exige justificar los gastos a los trabajadores y por consiguiente absuelve a la empresa. Ahora bien, tal afirmación debe ser matizada, pues a esta conclusión llega tras la interpretación literal del convenio colectivo que resultaba de aplicación en la empresa. Veamos pues resumidamente lo más relevante.

• Resumen de los hechos

El 1 de enero de 2014, la empresa IVEMON AMBULANCIES EGARA modificó el sistema de pago de las dietas estableciendo el siguiente procedimiento para hacer efectivo su importe: 1) solicitud del trabajador en el modelo establecido al efecto; 2) acreditación por medio de cualquier medio procedente en derecho de que se ha devengado la dieta; y 3) acompañar el ticket del gasto efectuado.

• Cuestión jurídica debatida

Sobre la base de los hechos relatados, y al igual que en los casos anteriores, la cuestión jurídica debatida se centraba en determinar si la práctica empresarial se ajustaba o no a lo establecido en el convenio colectivo de referencia.

Así las cosas, resulta preciso advertir que el artículo 17 del convenio colectivo de transporte sanitario sí exigía la acreditación del derecho por parte del trabajador al devengo de la dieta (a ello se refiere la expresión: “siempre que se cumplan las condiciones que marca la ley para que este concepto sea considerado concepto extrasalarial”).

• Doctrina y fallo

Sobre la base de todo lo anterior, el Tribunal Supremo considera fundamentada la práctica empresarial, pues desde el momento en que el convenio supedita el derecho al devengo de la dieta al cumplimiento de los requisitos legales, si la empresa modifica su política para adaptarla a las normas rituarias del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, no debe ser considerado contrario al tenor literal del convenio.

CONCLUSIONES

A la vista de todo lo anterior, y antes de sacar conclusiones, lo primero que debe advertirse es que, en las tres sentencias apenas esbozadas en este trabajo, el Alto Tribunal interpreta el convenio colectivo que en cada caso resultaba de aplicación en la empresa.

Sin perjuicio de ello, sí pueden extraerse dos conclusiones claras:

• La primera es consecuencia directa de lo que acaba de indicarse. Y es que a la hora de implantar una política de justificación de gastos como presupuesto necesario para el cobro de las dietas por parte de los trabajadores, habrá que estar siempre a lo que diga el convenio colectivo que rija en la empresa.

• La segunda responde a las modificaciones que en la política de la justificación de gastos quiera introducir la empresa. Así, cuando el convenio colectivo prevea una cuantía fija en concepto de dieta, la empresa no podrá sustituirlo por su propia voluntad por la compensación del gasto efectivamente realizado. Cuestión distinta será el hecho de que el convenio colectivo remita a las disposiciones legales o supedite su política de gastos a lo que prevea la norma, ya que en estos casos parece claro que habrá que estar a los que marque la norma sobre el particular.