Software de despachos profesionales: todo lo que necesita saber (I)

¿Qué es un software de despachos profesionales?

Es una herramienta de software que permite administrar, almacenar y rastrear asuntos, casos y otros registros como contactos, documentos, eventos, tareas y más.

Un Software de despachos profesionales te ayuda a ahorrar tiempo, dinero y ser un bufete de abogados más rentable.

Para seguir siendo competitivo, necesitas un software de despachos profesionales. Pero a medida que ha aumentado la demanda de este tipo de software, también lo ha hecho el número de empresas que ofrecen ayuda para la gestión de casos.

Para conocer más sobre los softwares para abogados, puedes ver esta publicación en la que se detallan los mejores softwares para despachos de abogados.

¿Por qué deberías utilizar un software de despachos profesionales?

Si diriges un bufete de abogados o eres abogado por cuenta propia, ya sabes lo importante que es realizar un seguimiento y gestionar todos los aspectos de tus casos a lo largo de su ciclo de vida.

Cuando has elegido el software de gestión adecuado el mismo se encargará de ayudarte a ti, a tu equipo y a los colaboradores a procesar los casos de forma más eficaz y eficiente, ahorrando tiempo (y dinero)

En general, cuando cada caso se organiza y se realiza un seguimiento adecuado, esto mejora el potencial de ingresos y la rentabilidad de tu despacho.

Si eres el propietario de un bufete de abogados o está ejerciendo en solitario, el concepto de software de gestión de casos puede parecer intimidante, incluso puedes tener la impresión de que no lo necesitas porque este tipo de software está dirigido principalmente a empresas más grandes, pero no es así.

Yo pensaba así antes.

Te cuento mi situación, si solo tengo un puñado de casos, al año. ¿Cómo los controlo? ¿Una libreta, la agenda, carpetillas y un par de archivos de Word y Excel?

Yo antes lo hacía así, seguramente tú también estés usando un sistema rudimentario como el que yo usaba y si continúas leyendo te pasará igual que a mi, me explotó la cabeza cuando descubrí el potencial que tienen estas herramientas y la cantidad de tiempo que te ahorran.

Aunque nuestro «enfoque manual» puede haber funcionado hasta ahora, no es perfecto, siempre está la posibilidad de cometer errores, olvidar fechas, duplicar trabajo, e incluso limita el crecimiento de tu despacho a corto plazo, sí, lo que lees a corto plazo.

La única forma en que puedes adelantar a la competencia y transformar verdaderamente tu despacho es adoptar un software de despachos.

Vamos a empezar desde el principio

¿Cuál es tu proceso de admisión de asunto? ¿Crees que está en línea con las expectativas del cliente? ¿Cómo recopilas los detalles del asunto o envías recordatorios para las citas?

Las primeras impresiones contribuyen en gran medida a convertir un contacto en cliente; un cliente en un cliente recurrente y en promotor de nuestros servicios.

Dime si te suena esta situación:

Recibes una llamada al móvil, te cuentan «por encima el asunto» te cuadra y le das cita, tomas unas notas en papel y luego lo llevas a la agenda, guardas el nombre de la persona (si no lo tenías grabado) te vas a la agenda de papel y le das cita, anotas en esta cita el teléfono, te ha enviado un WhatsApp con algo de documentación que imprimes y decides abrirle carpeta de cliente, vuelves a anotar el asunto, el nombre del cliente y fecha de la visita.

El día de la visita sacas la carpeta del archivo, la ojeas y haces un par de anotaciones en un «post-it» para que no se te pase, te da más documentación, fotocopias y escaneas, además añade las notas que has ido tomando durante la conversación con el cliente.

Todo esto ha ocurrido en apenas dos días

No vemos el problema porque estamos acostumbrados a trabajar así y pensamos que la profesión «es lo que tiene» pero no. Hay soluciones que nos evitan duplicidades, errores y automatizan acciones que no aportan nada al cliente.

Al final, como en cualquier industria la tecnología está ahí para ayudarnos, implementar un software de despachos profesionales nos hará la vida más fácil ya que lo tendremos todo organizado, todo a mano.

Nos permitirá entre otras cosas tener un expediente electrónico en el que anotaremos todas las conversaciones que hemos tenido con el cliente, tendremos un histórico en la palma de nuestra mano, además nos recordará que nos pongamos en contacto con él para ir actualizándole la situación de su expediente sin necesidad de que el cliente se moleste en llamarnos.

La experiencia de servicio que recibe el cliente es impresionante, solo por no tener que molestarse en llamar.

Además de tener a «golpe de click» todo el expediente documental.

Ahora que sabes que necesita un software de despachos, ¿por dónde empezar? Existen muchos tipos diferentes de software, todos comercializados para bufetes de abogados, despachos medianos y otros para despachos pequeños y difieren en términos de funcionalidades, beneficios y ofertas.

Este artículo es la «precuela» del estudio que hice sobre software para abogados en el que comparaba las mejores soluciones tecnológicas de cara a ayudarte a ti, que estás en la misma situación que estaba yo hace unos meses.

Características que debe tener un software de gestión de despachos

Gestión de casos

¿Necesitas saber cuantos asuntos tienes «vivos» y en qué fase se encuentra cada uno de ellos?

Es muy necesario tenerlo siempre a mano, ya que la subsistencia económica de nuestro trabajo depende en gran medida de esos asuntos pendientes de cobrar.

Si esto es interés para nosotros, debemos de buscar un software de gestión que contenga un sistema de administración de casos y que nos lo ofrezca de un vistazo.

Por suerte, casi todos los softwares de gestión de despachos profesionales cuentan con esta funcionalidad, así que mantener un seguimiento – progreso de tus casos te será más sencillo.

Calendarios

¿Qué sería de nosotros sin plazos? otro de los aspectos más importantes para la selección de una solución tecnológica es la capacidad de realizar un seguimiento de los plazos, ponerle fecha límite al asunto y que de forma automática se nos vuelque en la agenda del móvil.

Pero no solo en los vencimientos, el poder tener la posibilidad de que esta herramienta nos controle las fechas de próximas visitas del cliente, recordatorios de llamadas para actualizarle el estado de su asunto e incluso ver de un simple vistazo tu agenda desde la misma aplicación, sin necesidad de ir tu Google Calendar por si «se pisan las horas»

Si para ti esto es importante, el software que elijas deberá de contar con la funcionalidad de calendario.

Gestión y almacenamiento de documentos

Cualquier caso (por pequeño que sea) generará decenas de documentos a lo largo del ciclo de vida. Por lo tanto, si para ti es fundamental tener toda la documentación ordenada en carpetas por clientes y asuntos el software deberá de contar con un gestor documental.

En el estudio que hacía sobre los mejores softwares de abogados hablé de la diferencia ente los gestores de despachos y los gestores documentales.

Muchos de los softwares que están en mercado no cuentan con esta funcionalidad, con lo que si para ti es primordial la gestión documental de asuntos te será más sencillo elegir uno.

También comentarte una cosa que me percaté durante mi investigación y es que debemos de tener en cuenta que los expedientes cerrados tenemos que guardarlos durante 15 años si son anteriores a la publicación de Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil y que desde la entrada en vigor de esta última el plazo reduce a 5 años.

Por lo que no podemos suprimir los archivos y «a otra cosa» debemos de guardarlos el tiempo necesario para salvar todas las acciones de prescripción.

A lo que iba, que al final, aunque esté en la nube, es espacio en el disco y cada expediente «sencillo» según mis cálculos ocupa una media de 30 megas

Al final contar con una solución que incluya la gestión documental nos generará un coste mayor, ya que estamos alquilando espacio.