Las ventajas de gestionar el Conocimiento del Despacho

Además de las principales funcionalidades definidas en el artículo anterior, en relación a la gestión comercial y administrativa del despacho, la Intranet ha de servir para gestionar todo el conocimiento y toda la información asociada al Despacho y a la actividad de sus profesionales.

La Intranet debe integrar toda la información corporativa para que esté centralizada y la puedan consultar todos los miembros del despacho y, por tanto obtener de ella, el máximo rendimiento.

Así, la Intranet de Gestión debe recoger desde agendas compartidas de los profesionales para consultar su disponibilidad, boletines corporativos, comunicados internos; hasta detalles menores como el teléfono de la mutua médica, el calendario de vacaciones y fiestas locales o material sobre el despacho como imágenes, logotipos, modelos y plantillas de documentación, etc.

Para una óptima gestión del conocimiento en el Despacho, debe conseguirse la implicación de todos sus miembros para que la Intranet funcione, es decir, es necesario que introduzcan y actualicen los datos para obtener su total efectividad. Obviamente, en el momento de implantación de la herramienta deberá realizarse una formación previa para conocerla e incorporarla a los procesos de trabajo.

Ventajas

Una Intranet a la medida de las necesidades de la Gestión del Conocimiento de un Despacho supone un conjunto de ventajas y beneficios reales totalmente contabilizables:

– Ahorro de tiempo al agilizarse procesos de trabajo y de consulta y búsqueda de información. El acceso a todos los datos es inmediato.

– Se consigue mayor efectividad en el resultado de una búsqueda de algún dato o informe ya que la información está digitalizada e indexada.

– Se gana comodidad en la consulta de información ya que toda la documentación es accesible desde un solo punto y se aprovechan las ventajas de disponer de una base de datos a la hora de hacer búsquedas bajo diversos criterios.

– Otra de las ventajas es la seguridad de los datos al estar centralizados en un espacio, que, por otra parte, deberá estar correctamente protegido desde un punto de vista tecnológico.

– Se produce la unificación del conocimiento del Bufete en una sola herramienta de gestión.

– Se impone una homogeneización de los formatos en los que se recoge la información.

– Se permiten la comunicación directa y actualización automática de datos desde las diferentes oficinas de un Bufete.

Todas estas ventajas derivan indudablemente en una mayor productividad del despacho a corto o medio plazo. Con este tipo de plataformas de gestión de la información, además, los miembros de un despacho o una empresa se sienten más satisfechos e implicados con el trabajo.