Frente al tsunami normativo, el ‘compliance’ laboral: las empresas certifican sus modelos de cumplimiento con la UNE 19604

La espiral normativa y las exigencias laborales a las que están sometidas las empresas han obligado a sus responsables de relaciones laborales a establecer modelos de cumplimiento normativos para cumplir con todas estas exigencias y no verse abocados a ninguna sanción. Desde aquí a certificar ese protocolo con una norma como la Asociación Española de Normalización (UNE) 19604 había solo un paso.

La falta de cumplimiento de las normas laborales puede suponer, según señala un estudio de Cypher Learning de enero del 2024, un gasto de 1,5 millones de euros para las empresas. Solo en este mes de DANA en Valencia, la inspección de trabajo habría abierto 106 expedientes a empresas que no están cumpliendo con la normativa laboral.

En un encuentro organizado por Ecija, donde el socio de laboral Raúl Rojas explicó la génesis de esa norma UNE y su valor añadido, intervinieron también Marta Fernández, de la Asociación Española de Normalización (UNE), y Juan Pablo Parra, inspector de Trabajo y Seguridad Social en el Ministerio de Trabajo y Economía Social.

El encuentro concluyó con una mesa redonda moderada por Álvaro Rodríguez de la Calle, socio de laboral de Ecija, en la que tomaron la palabra expertos como Francisco Calderón, director de estrategias de relaciones laborales en Santalucía Seguros; Mayrata Conesa, mánager de compliance y buen gobierno en Aenor; y Ester Alonso, directora de recursos humanos, logística y miembro del Comité Ejecutivo de ADiReLab.

Por su parte, la intervención de Francisco A. Romero, projects & operations manager de GlobalSuite Solutions, sirvió para explicar la necesidad de contar con herramientas tecnológicas fiables a fin de supervisar la implantación del modelo y revisar las sucesivas evaluaciones de la norma y sus resultados para así corregir desviaciones.

Raúl Rojas desgranando la norma UNE 19604, un modelo que avala las buenas prácticas laborales de las empresas. (Imagen: Ecija)

La importancia de la UNE 19604

En materia de normas UNE relacionadas con el compliance, Raúl Rojas explicó que en el marco están ahora operativas la norma 37301 de gestión de compliance; la UNE 19601, de compliance penal; la 19602, sobre compliance tributario; la 19603, de compliance de competencia; y la 19604, de compliance sociolaboral.

“Realmente, nos encontramos ante un instrumento flexible frente a una legislación laboral en permanente cambio y de fácil aceptación y adaptación, tanto en las PYMES como en las grandes empresas. Al final lo que pretende es fijar el equilibrio de intereses a la hora de establecer las obligaciones y requisitos (“debe”), frente a las recomendaciones (“debería”) y posibilidades de mejora (“puede”) que incorpora en la norma”, apuntó.

En su opinión, los objetivos de estos programas de compliance luego certificables con la UNE 19604 se centran en “reducir o mitigar el riesgo laboral, porque el riesgo cero no existe. A partir del análisis de riesgo se diseñan una serie de medidas para evitar los incumplimientos en materia de normativa laboral. Al mismo tiempo, se crea una cultura de compliance laboral con el compromiso de toda la organización de cumplir esos protocolos. Así se mejoran las oportunidades de negocio y la sostenibilidad. Al final, todo este escenario crea seguridad jurídica y mejora la reputación corporativa de las empresas”.

Para este jurista, el ámbito de aplicación de este programa de cumplimiento se basa en cinco obligaciones claras: “la protección de derechos constitucionales relacionados con la diversidad, igualdad y no discriminación; la relación del individuo con su puesto en trabajo en materia de contratación; las relaciones colectivas en el trabajo, la protección social con cuestiones relacionadas con la Seguridad Social y las obligaciones adicionales que se imponga la empresa en este tipo de contexto sociolaboral”.

La implementación del compliance laboral pasa porque el órgano de Gobierno de la empresa lo haga suyo, lo interiorice y “apruebe la política de compliance sociolaboral, designando a ese compliance officer socio-laboral. En el caso de este organismo, su gestión será independiente y sin interferencias y se encargará de diseñar ese mapa de riesgo e impulsar esas medidas correctoras. Este órgano de cumplimiento sociolaboral debería contar con un experto en prevención de riesgos laborales e integrar un miembro de recursos humanos (RR. HH.) de la empresa o de relaciones laborales”, comenta Rojas.

Debate moderado por Álvaro Rodríguez de la Calle, socio de laboral de Ecija, con Francisco Calderón, director de estrategias de relaciones laborales en Santalucía Seguros; Mayrata Conesa, mánager de compliance y buen gobierno en Aenor; y Ester Alonso, directora de recursos humanos, logística y miembro del Comité Ejecutivo de ADiReLab. (Imagen: Ecija)

Una autorregulación buscada

Por su parte, Marta Fernández, responsable de normalización en compliance de la UNE, explicó cómo se había creado esta norma UNE 19604: “Nosotros hemos entrado en el compliance para fomentar la autorregulación de las empresas en distintos ámbitos. En materia de cumplimiento, se trata de ayudar a las empresas a que cumplan con sus obligaciones laborales y que sean certificadas con posterioridad por Aenor para saber si ese modelo está de acuerdo a los estándares de esta norma”.

En cuanto a la creación de dicha norma, Fernández recordó que “se creó un grupo de trabajo conformado por empresarios, juristas, universidades y otros expertos liderado por Jesús Mercader, catedrático de derecho del trabajo y de la Seguridad Social en la Universidad Carlos III y of counsel de Uría Menéndez. Este grupo de trabajo consensuó un documento que se publicó en el BOE y se sometió a un proceso de información pública, lo que hizo que en julio del 2023 se publicase dicha norma UNE 19604”.

Para esta experta, “esta es una norma que se puede implementar en cualquier organización, independientemente de su tamaño y de la actividad que realice. Se va a actualizar cada cinco años. Esta norma UNE establece las obligaciones —lo que la empresa debe hacer— junto a las recomendaciones —lo que debería hacer—. Es un elemento clave para que las organizaciones desarrollen su cultura de cumplimiento de forma progresiva, desde la diligencia debida que genera confianza en el entorno”.

El papel de la inspección de trabajo

Para Juan Pablo Parra. inspector de Trabajo y Seguridad Social en el Ministerio de Trabajo y Economía Social, los modelos de cumplimiento ayudan a que las empresas cumplan con la normativa laboral, “sin embargo, por norma general, los inspectores que no estamos acostumbrados a este tipo de procedimientos, desconfiamos de ello. La norma UNE ayuda a las empresas a cumplir con todas esas obligaciones, pero deben demostrarnos que el modelo está operativo y que realmente funciona”.

Este experto recordó cómo “desde 1995 la normativa de prevención de riesgos laborales que las empresas están obligadas a cumplir es algo que tienen muy en cuenta para evitar las sanciones que se establecen en la LISOS. Es posible que en el futuro este tipo de modelos de cumplimiento tengan esa consideración, pero por el momento es algo que la empresa diseña por su cuenta y que en caso de posibles infracciones puede ser atenuante hacia la misma en función de los daños ocasionados”.

Desde su punto de vista, es fundamental mantener buenas relaciones con la inspección de trabajo. “Hay que saber cómo funcionamos a nivel práctico y poder acreditar— en el caso de que llegue una inspección a la empresa— con la documentación adecuada lo que estamos haciendo. Lo más importante en este tipo de escenarios es poder demostrar que tenemos este sistema de compliance laboral, que funciona y que nos ayuda a mitigar riesgos de cara a exponernos a cualquier sanción”.

La jornada concluyó con un debate moderado por Álvaro Rodríguez de la Calle, socio de laboral de Ecija, en el que intervinieron Francisco Calderón, director de estrategias de relaciones laborales en Santalucía Seguros; Mayrata Conesa, mánager de compliance y buen gobierno en Aenor; y Ester Alonso, directora de recursos humanos, logística y miembro del Comité Ejecutivo de ADiReLab. Todos ellos hablaron de su experiencia con el compliance laboral.

Panorama de la jornada en la que directores de RR. HH., abogados y expertos en relaciones laborales analizaron la UNE 19604 con el asesoramiento de Ecija. (Imagen: Ecija)

Para Calderón, “un modelo de cumplimiento propio luego avalado por esta norma UNE ayuda a la empresa a cumplir con sus obligaciones en el marco sociolaboral que cada vez son más exigentes. En nuestro caso, logramos la certificación en unos doce meses. Creo que fue una decisión oportuna que ha tenido un impacto laboral importante en nuestra organización. Eso nos ha dotado de seguridad jurídica y ha dado confianza a nuestro entorno más próximo”.

Sobre la certificación a esta UNE 19604, comenta que “nos ha ayudado a gestionar los riegos existentes en nuestra compañía. Diseñamos un plan de acción con unos objetivos a través de unos protocolos para supervisar que las medidas de control de esos riesgos se están cumpliendo. Al final, lo que estamos haciendo es crear una cultura de cumplimiento propia y una forma de trabajar que tiende a la excelencia. El modelo debe revisarse con cierta frecuencia para que dé los resultados que queremos”.

Por su parte, Conesa recordó que “en nuestro caso lo que hacemos es certificar ese modelo de cumplimiento que las organizaciones nos presentan. Se convierte en un elemento relevante a considerar para evidenciar la diligencia debida, la prevención de actos ilícitos y la implementación eficaz y mejora de un sistema de gestión que permita, entre otros, asegurar y proporcionar evidencias a la dirección, clientes y otros grupos de interés de que la organización ha tomado medidas razonables para prevenir ese incumplimiento de las medidas sociolaborales”.

Para ello, la certificación tiene que ser concedida desde el rigor, la independencia y la competencia suficiente para que pueda ser una herramienta útil para todas las partes interesadas. Aenor, pionera en esta materia, ha certificado desde 2014 sistemas de compliance penal y de prevención del soborno de empresas nacionales e internacionales punteras que recogen las mejores prácticas a nivel internacional, como la certificación de ISO 37001 para prevenir el soborno o la norma UNE 19601, de gestión de compliance penal.

En opinión de Alonso, “cualquier modelo de cumplimiento normativo en materia sociolaboral no puede ser cortoplacista, también debe aplicarse en escenarios más a medio plazo, porque en el entorno laboral hay muchos frentes abiertos, obligaciones legales que las empresas debemos cumplir. Por desgracia en estos últimos años, tras la pandemia, los laboralistas estamos pendientes del BOE y de todo el tsunami regulatorio que llega a las empresas. Por eso necesitamos un sistema de gestión eficaz de cumplimiento”.

Para esta abogada, “lo bueno de esta norma UNE es que está relacionada con estándares internacionales ISO lo que le da bastante solvencia a esta certificación que nuestra empresa realiza para generar confianza en su entorno y respaldar su reputación como una organización responsable. Al final, lo importante es que en la empresa haya una interrelación y buena comunicación entre los modelos de compliance laboral, con el penal, tributario y otros modelos de cumplimiento que vayamos a implementar”.