Legal Operations: cómo la tecnología transforma la contratación de proveedores de servicios legales  

Las operaciones jurídicas son ya una realidad para los departamentos jurídicos y los bufetes de abogados de muchos países. Podemos inspirarnos en modelos desarrollados por grandes organizaciones como CLOC y ACC, pero lo cierto es que todavía hay mucha niebla sobre cómo desarrollar realmente esta área o función. En ocasión del Global Legaltech Hub Day, he podido moderar una mesa redonda sobre cómo la tecnología puede transformarla. Creo que se han comentado  unos cuantos datos y conclusiones que merece la pena proponer a la comunidad de legal operations. En particular, me quedo con la idea que a veces son las estrategias que impulsan una nueva tecnología y otras veces son las nuevas tecnologías que impulsan las estrategias de los departamentos legales.  

Se podría haber hablado de muchas cosas, desde la gestión financiera, hasta la gestión de recursos humanos y el gobierno de la información, pero con la ayuda de Sonia Fernández, legal counsel de Heidelberg Materials, y Valentino Sperti, corporate relationship manager de la legaltech italian 4CLegal, decidimos centrarnos en un aspecto que creemos muy relevante y poco explorado hasta la fecha: me refiero al legal procurement o la gestión de despachos y proveedores. Un ejemplo, entre otros, relacionado con la aplicación de la tecnología, son las plataformas de contratación jurídica. Sin duda, la tecnología aplicada al legal procurement, que ha sido el objeto de la conversación, plantea una nueva forma de competir para los despachos en el momento de adjudicación de encargos por parte de las asesorías jurídicas corporativas. He transformado la mesa redonda en una entrevista.  

Anna Marra: Me gustaría empezar esta entrevista entendiendo vuestra perspectiva sobre cómo la tecnología va a transformar las operaciones legales. Sonia, como directora jurídica de una gran empresa como Heidelberg Materials, tiene una perspectiva más de «compra» o desarrollo interno de tecnología, mientras que Valentino, como director de relaciones corporativas de una empresa de tecnología jurídica, tiene una perspectiva de ventas. Creo que es interesante partir de esta encrucijada: ¿Cuáles son las expectativas de un departamento jurídico como el de Sonia y cómo las atiende una tecnología jurídica como 4CLegal? 

Sonia Fernández: Como abogado interno, mi enfoque de la tecnología ha cambiado completamente durante la pandemia. Hay «un antes» y «un después» del Covid. Ahora, el uso de la tecnología se ha convertido en algo natural. Utilizamos equipos, Zoom, share drives, Data Rooms digitales o IA para preparar cláusulas contractuales sencillas. Y no hay vuelta atrás, ya que de esta forma el trabajo es más eficiente, mejor y más rápido. En mi propio ejemplo, ahora puedo conciliar mejor y dedicar más tiempo a tareas relevantes, pues viajo menos y trabajo de forma más eficaz. Así que, cuando mencionas nuestras expectativas con respecto a la tecnología, yo diría que nuestra principal expectativa con respecto a la tecnología es hacer nuestro trabajo más fácil, más sencillo, más rápido y eficiente para que los abogados podamos centrarnos en el valor añadido, la calidad jurídica, los contenidos jurídicos más desafiantes, y utilizar la tecnología para las tareas administrativas más sencillas y repetitivas. 

«El uso de la tecnología se ha convertido en algo natural. Utilizamos equipos, Zoom, share drives, Data Rooms digitales o IA para preparar cláusulas contractuales sencillas. Y no hay vuelta atrás»

Valentino Sperti: El Legal Tech está transformando la forma en que los actores jurídicos (internos y profesionales) prestan sus servicios, gestionan sus prácticas e interactúan entre sí. 

Según un estudio de Gartner, en 2025 los departamentos jurídicos aumentarán su gasto en soluciones tecnológicas; el presupuesto dedicado a soluciones informáticas rondará el 12% del total, mientras que en 2020 era solo del 2,6%. Estos datos nos permiten ver lo mucho que significa la transformación digital para el departamento legal hoy en día (al menos 5 veces más que hace 3 años). Como 4cLegal, desde el principio, nuestra misión ha sido construir un nuevo mercado legal donde la experiencia, el track record específico y las condiciones del mercado de precios sean el motor en la selección de socios comerciales. Para lograr este objetivo, hemos desarrollado nuestra plataforma de Legal Procurement que permite al departamento jurídico gobernar y gestionar todos los datos de gastos jurídicos, haciendo que el proceso sea más fácil, sencillo, transparente y eficiente. 

«Hemos desarrollado nuestra plataforma de Legal Procurement que permite al departamento jurídico gobernar y gestionar todos los datos de gastos jurídicos, haciendo que el proceso sea más fácil, sencillo, transparente y eficiente»

Anna: Estamos, por lo tanto, hablando de tecnología aplicada al legal procurement. Una plataforma de e-procurement pensada no para la empresa en general, como normalmente ocurre en un departamento de compra, sino para el departamento legal, con todas sus peculiaridades. ¿Cómo se espera que la tecnología mejore la transparencia y la accountability en las contrataciones de servicios legales externos, creando en última instancia un entorno más seguro para los competidores dentro del proceso? 

Sonia: Una tecnología enfocada las adquisiciones y la contratación de bufetes de abogados resulta muy valiosa para un departamento in-house porque aumenta la transparencia, la trazabilidad y la eficiencia de los procesos de contratación; de hecho, podríamos decir que profesionaliza las adquisiciones. Hasta hace poco, el criterio más relevante en la contratación de servicios jurídicos era únicamente la calidad, luego ha sido el coste.  Sin embargo, hoy en día hay muchos otros temas a tener en cuenta: criterios ESG, por ejemplo, servicio jurídico homogéneo  en distintas jurisdicciones; conflicto de intereses, flexibilidad en los honorarios, topes, plazos, conocimiento del negocio, murallas chinas, conocimiento previo del sector, etc. Teniendo en cuenta todos los nuevos criterios, contratar a un bufete de abogados ya no es tan directo y sencillo como antes, por lo que profesionalizar la contratación es necesario y positivo. Para nosotros lo ha sido. 

Valentino: La tecnología desempeña un papel importante en el aumento de la transparencia y la rendición de cuentas en las actividades de contratación jurídica. Para aumentar la transparencia, en primer lugar, el Departamento Jurídico necesita construir su propio Panel Digital de proveedores, empezando por una profunda due diligence del proveedor en la tercera parte, como indica la ISO 37001, que es una certificación anticorrupción reconocida internacionalmente. El proceso de on-boarding de la cadena de suministro es bastante sencillo si utilizas una plataforma que te permita completar esas actividades. Utilizando una plataforma específica, puede pedir a sus proveedores que le faciliten cierta cantidad de información, desde datos personales y de contacto a datos profesionales, experiencia en el tema, idiomas y competencias informáticas, publicaciones, políticas de seguros, requisitos específicos como zonas geográficas en las que pueden prestar asistencia, historial específico en la materia que son importantes para el departamento, cumplimiento de las políticas ESG, etc.

Sonia Fernández, legal counsel de Heidelberg Materials (en el centro), y Valentino Sperti, corporate relationship manager de la legaltech italian 4CLegal (a la izquierda), durante la mesa redonda celebrada el pasado mes de octubre en el Global Legaltech Hub Day, en Madrid, y que moderé.

La plataforma ayuda a los clientes a mantener actualizados todos los datos recopilados, por lo que ya no es necesario realizar actividades administrativas (por ejemplo, cuando vence la póliza de seguro). Una vez completado el Panel, el Departamento Jurídico puede empezar a comprar servicios profesionales en todo el mundo, aplicando las mejores prácticas de contratación jurídica. En segundo lugar, la mejor manera de comprar servicios profesionales, en términos de transparencia, calidad y aspectos económicos, es llevar a cabo un proceso de RFP (nosotros en Italia lo llamamos Beauty Contest or RFP Process), donde los proveedores de servicios jurídicos pueden presentar sus preguntas y sus ofertas en línea. 

«La licitación digital permite al Departamento Jurídico garantizar la simetría de la información y un proceso inalterable, en el que las ofertas recibidas no pueden abrirse antes de que expire el plazo del proceso»

La licitación digital permite al Departamento Jurídico garantizar la simetría de la información y un proceso inalterable, en el que las ofertas recibidas no pueden abrirse antes de que expire el plazo del proceso. Por otro lado, los despachos de abogados participan en una competencia correcta y transparente, donde pueden acceder a la misma información: el historial, la experiencia del equipo del proyecto y la propuesta económica competitiva son los motores para seleccionar al mejor socio. El paradigma de la contratación jurídica digital se ha transformado en una best practice de mercado, en 4cLegal trabajamos con clientes internacionales en más de 60 países de los 5 continentes, incluyendo España. Muchos importantes bufetes de abogados españoles están presentes en nuestra plataforma. Hemos acreditado a más de 15.000 abogados y recopilado más de 50.000 track records validados. 

Anna: Creo que es importante proponer casos de éxito, como el vuestro, que nos ayudan a disipar la niebla y entender realmente qué significa profesionalizar las operaciones legales de un departamento. En 2020 Sonia tuvo que encargarse de un tema completo y usó el Legal e-procurement como herramientas para poder moverse rápidamente y de forma transparente y trazable. 

Sonia: Efectivamente, justo en época de Covid. Aplicar el e-procurement nos parecía un desafío, pero también una oportunidad y, además, era la única forma de llevar a cabo el concurso, ya que era imposible viajar o mantener reuniones durante la pandemia. Llevamos a cabo 3 licitaciones digitales en paralelo. El objetivo: contratar a tres despachos de abogados internacionales (uno por área del Derecho) para prestar servicios jurídicos en 28 jurisdicciones, en tres materias jurídicas (Antitrust, GDPR y Corporate). El proyecto supuso un importante trabajo de preparación. Establecimos un proceso y unas directrices claras, objetivos claros, definiciones, solicitudes, oferta, plazos, y una vez que todo estuvo listo, la licitación se lanzó en la herramienta jurídica 4CLegal. El proceso fue un éxito ya que alcanzamos nuestros objetivos: buena calidad de servicio en 28 jurisdicciones, coordinación, servicio alineado, transparencia, ausencia de conflictos de intereses, calidad homogénea por país y reducción de costes. Prueba de que el proyecto fue un existo es que seguimos recurriendo a los bufetes de abogados que seleccionamos en aquel momento y continuamos utilizando la misma metodología de contratación para otros proyectos.

Anna: ¿A qué retos y oportunidades se enfrentan los departamentos y los proveedores jurídicos en la transición a procesos de contratación impulsados por la tecnología, y cómo pueden aprovechar mejor estos cambios para optimizar sus operaciones jurídicas?  

Sonia: El principal reto es generar motivación e implicación interna del equipo, ya que puede haber una cierta resistencia, pues los abogados estamos acostumbrados a comprar directamente los servicios jurídicos y a elegir abogados basándonos en experiencias personales previas. Una vez implicado el equipo interno, es importante el «trabajo previo» que incluye una definición clara de objetivos, proceso y plazos. Finalmente, hay que involucrar a los bufetes de abogados, para que estén preparados para incluir todos los datos y utilizar la herramienta. Las oportunidades son evidentes: trazabilidad, transparencia, eficiencia, control, facilidad para comparar y reducción de coste. En nuestro caso hasta del 50% en determinadas materias. 

«Las oportunidades son evidentes: trazabilidad, transparencia, eficiencia, control, facilidad para comparar y reducción de coste. En nuestro caso hasta del 50% en determinadas materias»

Valentino: En mi opinión, los principales retos para ambos son la gestión del cambio, el déficit de competencias, las inversiones iniciales en nuevas tecnologías y formación. En cuanto a las oportunidades, desde la perspectiva de la empresa, está claro que es posible gestionar y gobernar todos los datos relacionados con las actividades externas de forma eficiente, reduciendo los trabajos administrativos y los gastos legales y aumentando la calidad de los servicios recibidos de los proveedores externos. Sin embargo, también desde la perspectiva del proveedor es una gran oportunidad, porque las nuevas tecnologías permiten competir en un entorno justo y transparente, promoviendo la competencia y la trayectoria en asuntos específicos. Además de esta forma los proveedores pueden promocionar nuevos servicios o entrar fácilmente en contacto con nuevos clientes, incluso en el extranjero. 

«También desde la perspectiva del proveedor es una gran oportunidad, porque las nuevas tecnologías permiten competir en un entorno justo y transparente, promoviendo la competencia y la trayectoria en asuntos específicos»

Anna: La reducción de costes en la contratación de servicios externos es claramente uno de los objetivos de los departamentos in house frente las restricciones de presupuesto. ¿Cómo puede la adopción de soluciones tecnológicas en la contratación jurídica contribuir a la reducción de dichos costes? 

Valentino: Según mi experiencia, los departamentos jurídicos que no disponen de una plataforma digital, no ejecutan con tanta frecuencia los beauty contests. Sin soporte digital, el departamento jurídico tiende a ejecutar los procesos de RFP por correo electrónico: al llevar los procesos de compra a la plataforma, el Departamento Jurídico puede aumentar fácilmente el número de procesos de beauty contest, incrementando los resultados en términos de calidad, tiempo dedicado y reducción de costes (mediamente hasta un 30%). 

El Global Legaltech Hub Day se celebró los pasados 25 y 26 octubre y la mesa redonda, celebrada el último día, abordó la transformación de las operaciones legales a través de la tecnología. (Imagen: E&J)

Anna: ¿De qué manera facilitan las tecnologías emergentes la integración de criterios medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) en las contrataciones legales, y cómo podría esto alinearse con el creciente énfasis en la responsabilidad corporativa y la sostenibilidad? 

Sonia: ESG se ha convertido en un requisito clave a la hora de contratar proveedores y, sobre todo, a la hora de contratar abogados en las grandes empresas. Los departamentos jurídicos pueden liderar este proceso de transición, ya que tenemos los conocimientos y comprendemos la importancia de cumplir los objetivos ESG. En nuestro caso, solicitamos a los proveedores (incluidos los abogados) que se adhieran a nuestro Código de Conducta para Proveedores, que incluye compromisos específicos relativos a: condiciones laborales, normas medioambientales y ética empresarial. Utilizar herramientas digitales de Legal Procurement facilita este objetivo, ya que contar con compromisos claros ESG puede incluirse como requisito necesario para ser aceptado por nuestros proveedores. 

«ESG se ha convertido en un requisito clave a la hora de contratar proveedores y, sobre todo, a la hora de contratar abogados en las grandes empresas»

Valentino: Creemos firmemente en la sostenibilidad y seguimos trabajando para introducir los factores ESG en el sector jurídico. De hecho, nuestra plataforma acaba de ser premiada en los Legal Procurements Awards, en New York, en la categoría “ESG Initiative”.

Nuestra plataforma de contratación jurídica permite supervisar en tiempo real las políticas ESG de las cadenas de suministro, ayudando a los departamentos jurídicos a puntuar y clasificar a los proveedores en función de sus resultados en materia de ESG. Esto significa que por el mismo coste y competencias, los departamentos jurídicos seleccionan el bufete que muestra un mayor cumplimiento de las políticas ESG pertinentes. A este servicio lo llamamos Proceso de Acreditación ESG, el proceso está en marcha en más de 25 países y nos permite hacer un seguimiento de más de 2.000 declaraciones ESG de muchos despachos de abogados… incluso aquí en España tenemos despachos de abogados acreditados ESG.

Gracias a estos servicios, los departamentos jurídicos pueden medir su impacto ESG en su cadena de suministro y contribuir de forma efectiva a los objetivos ESG de las empresas. Desde la perspectiva de los despachos de abogados, esta iniciativa les permite poner en valor su compromiso en materia ESG contribuyendo a la evolución de la industria legal. 

Anna: Gracias a ambos por compartir esta experiencia. Como decíamos al principio de la entrevista, estamos frente a un cambio en la estrategia de gestionar proveedores de servicios jurídicos por parte de los departamentos in house, gracias a la aplicación de nuevas tecnologías que favorecen nuevas dinámicas a la hora de competir por un encargo. Entender cómo profesionalizar esta área de legal operations, que en el modelo de CLOC se define como Law firms and vendors management, es seguramente un desafío que requiere de reflexión y best practicas.