El 1 de diciembre expira el plazo para que las empresas medianas implanten un canal de denuncias

El pasado 21 de febrero, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó la Ley 2/2023, de 20 de febrero, en la que, tras catorce meses de retraso, el Gobierno español incorporó en nuestro ordenamiento interno la Directiva Whistleblowing o Whistleblower. La finalidad de la mencionada normativa es otorgar una protección adecuada frente a las represalias que pueden sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

Las obligaciones que marca la norma a las organizaciones son dos: primero, implantar un canal de denuncias -ya sea interno o externo-, y, en segundo lugar, tener un sistema interno de información donde se integre esa canal de denuncias, el cual, además de incluir el mencionado canal, también debe contar con medidas de prevención.

No obstante, las empresas de 50 a 249 trabajadores tienen los días contados para poder implantar el canal de denuncias y el sistema interno de información pues, el próximo 1 de diciembre expira el plazo para ello.

Conscientes de la importancia de gestionar bien esta herramienta y de que realice un correcto seguimiento y gestión de las denuncias que se reciban, así como que las empresas cumplan con su obligación legal con las máximas garantías, en la mañana de este martes, 24 de octubre, SincroGo, consultora especializada en compliance laboral, dirección estratégica de personas y en asesoramiento fiscal y contable, con la colaboración de PRODAT, compañía especializada en compliance y protección de datos, han organizado SincroGO Smart Talks, una jornada sobre el canal de denuncias, también denominado canal ético.

En la jornada han sido ponentes Carlos María Ruíz, CEO de SincroGO; Estela Martín, abogada de SincroGo; Ulises González, Data Protection Compliance Officer de PRODAT; y Natalia Cordero, Compliance & Privacy Consultant de PRODAT, quienes han informado sobre las claves de cómo gestionar e implantar con total seguridad el canal ético, las sanciones a las que las empresas se enfrentan por incumplimiento, los plazos y los requisitos necesarios.

(Foto: María González/ E&J)

“El canal de denuncias es una oportunidad”

La jornada ha comenzado de la mano de Carlos Mª Ruiz, quien ha afirmado que la Directiva Whistleblowing y, en concreto, la implantación de un canal de denuncias es algo positivo, si bien es cierto que esta herramienta tienen unos costes, el CEO de Sincro aseguraba que dichos costes “son muy razonables en comparación con todos los beneficios que pueden dar a las organizaciones”, pues, “hay que entender que la empresa puede ganar dinero, pero de una manera que sea ética, sostenible y respetando a todas las personas”.

Asimismo, durante su intervención Ruiz ha aprovechado para recordar que “el canal de denuncias es una oportunidad para las propias organizaciones de poder detectar si todos los miembros están cumpliendo con las normas éticas”, es decir, una manera de depurar la empresa. Y es que, a juicio del CEO de SincroGo, el hecho de que las empresas cada vez funcionen de una manera más transparente, es algo muy positivo.

Por su parte, Estela Martín ha aclarado qué empresas están obligadas a cumplir las obligaciones de la Directiva Whistleblowing, pues no todas las organizaciones están obligadas a implantar un canal ético, sólo aquellas a partir de 50 trabajadores.

En el caso de las empresas a partir de 250 trabajadores, el plazo para implantar el canal de denuncias caducó el pasado 13 de junio, por lo que aquellas que no lo hayan implantado en su organización ya han incumplido la normativa. Sin embargo, las empresas que tienen entre 50 y 249 trabajadores aún están a tiempo de cumplir con sus obligaciones legales, al menos hasta el 1 de diciembre, fecha en la que expira el plazo para cumplir con la implantación del canal.

La abogada de SincroGo ha matizado en su intervención que la norma sobre el sistema de denuncias internas recoge una excepción: “las empresas que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente”. Pues, en estos casos, independientemente del número de empleados que tengan, deben tener el canal.

Asimismo, la ponente ha hecho hincapié en que las empresas que incumplan con sus obligaciones se arriesgan a poder sancionadas con hasta 1 millón de euros, si se trata de una infracción muy grave; y, en el menor de los casos, si la empresa comete una infracción leve, aun así podría enfrentarse a una multa de hasta 100.000 euros.

“No es una opción incumplir la obligación de establecer el canal.  Si llega el 1 de diciembre y no tiene el canal implantado, supondrá que se ha cometido una infracción muy grave y, en consecuencia, la empresa podrá enfrentarse a una multa de entre 600.001 y 1.000.000 de euros. Adicionalmente, si se impone una infracción muy grave, la Autoridad Independiente de Protección del Informante podrá acordar imponerle a la empresa una amonestación pública, la  prohibición de obtener subvenciones y otros beneficios fiscales durante el plazo máximo de cuatro años, o la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de tres años”, todo ello, sin contar el daño a la imagen y a la reputación de la empresa, ya que las sanciones por infracciones graves podrán ser publicadas en el BOE tras la firmeza de la resolución en vía administrativa.

Además, la abogada afirma que esta nueva obligación del canal de denuncias es interesante para que las empresas aprovechen y revisen si están cumpliendo legalmente con todo en materia laboral.

(Foto: E&J)

Los informantes tienen un obligación de actuar con buena fe

Durante la intervención, Ulises González, Data Protection Compliance Officer de PRODAT, y Natalia Cordero, Compliance & Privacy Consultant de PRODAT, han aclarado cómo funciona un canal de denuncias, ya que es algo que venía existiendo desde hace tiempo pero que hasta este año solo era una “excelente practica” que ahora se ha convertido en una obligación.

Asimismo, han recordado que aquellas organizaciones que ya cuentan con un canal ético, tenían hasta el 13 de septiembre para su adaptación. “En el caso de que ya exista un email en la organización para denuncias, deben crear otro canal en el que exista la posibilidad del anonimato para las comunicaciones. Pueden convivir ambas opciones pero la organización debe prevenir de que, en la antigua se puede identificar al informante mientras que en la opción nueva, la adapta a la ley, existe la opción del anonimato y la confidencialidad”, afirmaban los trabajadores de PRODAT.

Los beneficios de los canales de denuncias son números. Entre ellos han mencionado que genera confianza para que se comuniquen infracciones, reduce los riesgos, permite detectar la mala conducta en una etapa temprana (lo que permite tomar medidas), previene la comisión de actos irregulares tales como el fraude, la corrupción, el acoso y otras acciones indebidas. Asimismo, también promueve el cumplimiento normativo, protege de posibles represalias, y lo más importante: fomenta una cultura ética. “Pero todo esto, sin una implantación eficaz no sirve para nada”, afirman, por ello, “la transparencia es fundamental”.

Por último, han hecho hincapié en los derechos que tienen los informantes, como el derecho a que le notifique que se ha iniciado una investigación interna a resultas de su comunicación, el derecho a que tenga acceso al informe conclusivo de la investigación, o la garantía de confidencialidad. Pero también han recalcado la obligación del informante de decir la verdad sobre los hechos comunicados. “Por supuesto, las comunicaciones tienen que ser hechas con buena fe, es decir, deben ser veraces, completas y precisas, incluso aunque posteriormente, se verifique que su contenido era equívoco”.

(Foto: SincroGo)