Todas las comunicaciones que deban realizar los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles a la DGRN se realizarán por medios electrónicos

Instrucción de 25 de octubre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre utilización de medios electrónicos en las comunicaciones de notarios y registradores con la Dirección General de los Registros y del Notariado. (BOE núm. 268, de 5 de noviembre de 2016)

Por imperativo legal notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo (de acuerdo con el apartado 2.c) del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).

Asimismo, conforme al artículo 108.1 párrafo 2.º de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, todos los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles, deben disponer para la adecuada prestación de sus funciones públicas de firma electrónica reconocida. El artículo 110 de dicha Ley dispone que mediante el uso de la firma electrónica podrán remitirse documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un notario o registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles dirigidas a otro notario o registrador, a las Administraciones públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

En la legislación hipotecaria existen diversas normas que obligan a remitir información periódicamente por los Registradores a la Dirección General de los Registros y del Notariado. En este sentido, debe remitirse información trimestral sobre títulos despachados fuera del plazo legalmente previsto y certificación semestral sobre el estado del registro. Asimismo, existen remisiones puntuales, como las relativas a participación en concursos de vacantes, recursos contra la calificación, licencias o ausencias reglamentarias o los supuestos de traslado de la Oficina o de fuerza mayor.

De igual modo, en el Reglamento Notarial se contemplan supuestos que los Notarios han de comunicar a esta Dirección General, tales como concursos de vacantes, licencias o ausencias reglamentarias, negativa a expedir copias solicitadas por autoridades, solicitud de prórroga de plazo posesorio de los concursos o solicitud de duplicado títulos.

Dado que el estado actual de la tecnología permite la remisión por medios electrónicos de estas comunicaciones con plenas garantías de autenticidad e integridad a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, es aconsejable por razones operativas que la totalidad de las mismas se efectúen de este modo, utilizando la firma electrónica reconocida de que disponen notarios y registradores por mandato legal para la autenticación en dicha Sede y firma de la comunicación, y dando así debido cumplimiento a la previsión del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

En consecuencia, y en atención a cuanto se ha expuesto, se dicta la presente Instrucción, teniendo en consideración, de una parte, el artículo 307 y el apartado 4 del artículo 313 del Reglamento Notarial; el artículo 259 y el apartado primero del artículo 260 de la Ley Hipotecaria; el artículo 442, regla cuarta, del Reglamento Hipotecario; el artículo 9 del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia y se modifica el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales; y de otra parte, la habilitación contenida en el artículo 6 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, para que los órganos administrativos puedan dirigir las actividades de sus órganos jerárquicamente dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio.