¿Qué requisitos debe contener una campaña de Email Marketing? Te damos los TIPS necesarios para cumplir con la legalidad

¿Qué se conoce como email marketing? Pues bien, todo aquel que tiene un negocio online debe conocer esta nueva forma de hacer publicidad. Es una técnica de comunicación, un canal directo con el usuario, por la que se emplea el correo electrónico para conseguir atraer a potenciales clientes. Esta técnica permite adaptar el contenido a cada usuario y conseguir mayor retorno de la inversión, ya que es el propio usuario quien ha aceptado recibir la información.

Es por ello que es muy importante hacer un buen uso de esta herramienta, ya que puede beneficiar en gran medida al desarrollo de la empresa y es precisamente ese el motivo por el que debemos tener en cuenta los requisitos legales que debe cumplirse a la hora de realizar campañas publicitarias con dicha técnica.

Así, os damos los tips y consejos necesarios para que conozcas la normativa vigente y evitar posibles sanciones por incumplimiento:

• Cumplir con la normativa de protección de datos en tu negocio:

Recuerda que con el email marketing estás gestionando datos de los usuarios y futuros clientes, por ello no podemos olvidar darnos de alta en los ficheros de la Agencia española de Protección de Datos.

• Compra de bases de datos:

En algunos casos, las empresas compran bases de datos de email marketing, siendo una práctica muy desaconsejable, ya que incluyen cantidad de usuarios que realmente no están interesados en nuestro mensaje publicitario. Aun así, en el caso de que la empresa desee utilizar esta técnica debe cumplir con una serie de requisitos.

En estos casos, el proveedor debe garantizar la legalidad de la base de datos y firmar un acuerdo por escrito donde se establezca que cuenta con el consentimiento expreso de los usuarios para el envío de publicidad o que los datos hayan sido obtenidos de fuentes accesibles al público y cumplimiento con los requisitos legales necesarios. En este aspecto, debemos destacar que “Internet” no se considera fuente accesible al público a estos efectos y no sirven para enviar publicidad aquellas bases de datos que se construyen tomando datos de páginas webs o directorios. Además, al destinatario debemos siempre que indicarle cómo hemos obtenido los datos, el nombre del proveedor y la fuente de dónde se obtuvo su email.

• Servicios de email marketing por terceros:

Existen numerosos sitios webs donde disponen de una gran cantidad de usuarios registrados y utilizan ese auge para ofrecer servicios publicitarios como puede ser la inserción de anuncios a través de banners o incluso el envío de correos electrónicos publicitarios. En esos casos, el verdadero remitente es esa tercera empresa y es ella concretamente quien debe prever los protocolos legales que debe seguir para cumplir con la normativa vigente en materia de publicidad mediante este tipo de técnicas, por lo que la empresa que contrata esos servicios publicitarios, si no tiene acceso a los datos de los destinatarios del mailing, no tendrá ningún tipo de responsabilidad referente a la privacidad de los mismos.

• Disponer de autorización de envío de comunicaciones y correos electrónicos:

Este es el punto más importante de todos, en el caso de que enviemos un email sin previa autorización del receptor del mismo pueden sancionarnos. Según el artículo 21 de la Ley 34/2002, de 11 julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, se prohíbe este tipo de iniciativas si no se cuenta con el consentimiento expreso y previo del usuario.

Distinto es el caso de que el receptor ya forme parte de la cartera de clientes y haya adquirido un producto similar, de manera que existe una relación contractual previa y por tanto sí podemos enviar publicidad por email a quienes ya sean clientes de la empresa, si se tratan de promociones u ofertas que se encuentren relacionadas con los productos o servicios que el cliente ya había contratado previamente.

Sin el embargo, para el resto de usuarios, sí es necesario dicho consentimiento expreso y previo que normalmente puede otorgarse marcando una simple casilla de “acepto recibir ofertas y promociones”. Hay que tener presente que dicha casilla, es imprescindible que sea una casilla separada e independiente de la casilla referente a la aceptación de políticas legales y privacidad.

• Disponer de un formulario de suscripción:

Es importante que en tu blog o página web contenga un formulario de suscripción mediante el cual quede constancia de que te hayan otorgado autorización para realizar determinadas actuaciones como sería el caso del envío de publicidad mediante correo electrónico.

• Exponer la política de privacidad para que la acepte el usuario:

En dicho formulario, debe incluirse al final un checkbox donde se enlace a la política de privacidad y expresamente se establezca que se aceptan el envío de promociones sobre tus servicios y productos.

• Contenido del email:

El email debe identificar la identidad del remitente, de manera que quede constancia de quién es el que envía el email y todos los datos de la empresa incluida la dirección de la misma.

Además, debe evitar que el email contenga publicidad engañosa, fraudulenta o discriminatoria. El contenido debe respetar la normativa referente a propiedad intelectual e industrial, competencia desleal y protección al consumidor, porque no debemos olvidar que la empresa es la responsable final del contenido del mensaje publicitario que se envía.

• Enviar mediante CCO:

En el caso de enviar un email a varios destinatarios, nunca debemos poner las direcciones de correo electrónico sin copia oculta así evitarás sanciones realmente graves y económicamente altas.

• Posibilidad de optar por no recibir más publicidad dentro del mismo correo:

En cada email deberá facilitarse al usuario que pueda dejar de ser suscriptor cuando lo desee. Es decir, cualquier envío de publicidad mediante correo electrónico debe siempre incluir un procedimiento sencillo por el que el usuario pueda solicitar que no se le envíe más publicidad en el futuro debiendo incluir al menos una dirección de correo electrónico a la que dirigirse para pedir la baja en los mensajes promocionales.

Una vez expuestos todos los consejos que debes seguir para que realices un email marketing totalmente legal, nos gustaría trasladar las consecuencias jurídicas que conlleva el caso en que una empresa no cumpla con dicha normativa y condiciones legales, como son:

• Infracciones leves: multa de hasta 30.000 euros.
• Infracciones graves: multa de 30.001 euros hasta 150.000 euros.
• Infracciones muy graves: multa de 150.001 euros hasta 600.000 euros.

Para ilustrar sobre una infracción leve podemos traer a colación el envío puntual de publicidad por correo electrónico sin cumplir los requisitos establecidos en la normativa. Pero en caso de que el envío se considere masivo, sistemático o con otros factores agravantes la infracción puede considerarse grave o muy grave, según las circunstancias del caso. Se considera por la Agencia Estatal de Protección de Datos una infracción grave que se remita sin su consentimiento un mismo mensaje a más de 3 de destinatarios o bien enviar a un mismo destinatario 3 emails en el periodo de un año sin su consentimiento, considerándose como envío masivo.

Por todo ello, es realmente importante que tengamos en cuenta la normativa vigente en materia de publicidad para que las acciones que llevemos a cabo para potenciar la imagen de nuestra empresa cumplan los protocolos necesarios y así evitar futuros problemas legales y económicos que son del todo innecesarios si estamos bien informados y se realizan las acciones necesarias para evitarlos.

Estefanía Harana Suano. Abogada, Asesora Fiscal & MBA. @fannylaw92