¿Cómo afecta la protección de datos a los Administradores de fincas y comunidades de propietarios?

1. Introducción

En los últimos tiempos parece que está «de moda´´ hablar de la protección de datos. A muchos lectores les seguirá pareciendo un tema extraño que no les afecta en absoluto, pero hablar de ello en un medio dirigido a profesionales que tienen información de carácter personal es absolutamente esencial.

Abordar este asunto es de extrema importancia, ya que su desconocimiento puede conllevar enormes consecuencias económicas, por lo que avanzar en la concienciación de la gravedad del asunto y en el cumplimiento de la normativa reguladora debe ser una prioridad.

Cuando han transcurrido más de tres años desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, es necesario recordar desde estas páginas a los Administradores de Fincas que están totalmente afectados por la misma, ya que, por las características de su profesión, son poseedores de gran cantidad de información que está sujeta a los preceptos de dicha Ley, y que las Comunidades que administran también son responsables de los ficheros de los datos de los copropietarios, por lo que a éstos les corresponderá gestionar la protección de sus datos.

Hay que concienciar a todos aquellos que posean ficheros con datos personales que en una primera fase están obligados a declarar a la Agencia de Protección de Datos los ficheros que poseen de sus clientes y personal, entre otros.

Asímismo, deberán asesorar a las comunidades administradas de la obligación de que estas declaren este tipo de ficheros, y documenten la relación entre la comunidad y el Administrador como encargado de estos datos. Ahora bien, con la simple declaración del fichero no se terminan las obligaciones, ni se cubren las responsabilidades.

2. Las obligaciones de los Administradores de Fincas

Si examinamos el contenido de la citada Ley, veremos que las obligaciones de los Administradores de Fincas son diversas, puesto que no únicamente se deben declarar sus ficheros y recomendar la declaración de los de sus Comunidades, sino que, además, están obligados a contar con las medidas de seguridad que la custodia de los datos, en función del nivel de seguridad que marque la Ley por el tipo de datos almacenados, exige.

Por otro lado, sus obligaciones y las de las Comunidades les llevan:

1.        A la elaboración de «documento de seguridad´´, de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos automatizados, que recogerá la normativa de seguridad, los recursos protegidos, las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en cada momento por la normativa legal, las funciones y obligaciones del personal, los procedimientos de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias, la realización y recuperación de copias de respaldo, entre otros.

2.        A gestionar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de las personas incluidas en las bases de datos.

3.        A gestionar los soportes informáticos que contengan datos de carácter personal, los cuales deben ser inventariados y almacenados en un lugar de acceso restringido al personal autorizado, y a controlar la salida de soportes de los locales donde se custodia el fichero.

4.        A elaborar un «manual de concienciación´´ para determinar y dar a conocer las obligaciones de quienes manejan los datos de carácter personal, y las consecuencias en que pudieran incurrir en caso de incumplimiento de la normativa de seguridad.

5.        A gestionar las incidencias que se puedan dar en la protección de los ficheros de datos, llevando un registro de las incidencias, en el que se establezca el momento en que se han producido, la persona que realiza la notificación, a quien se le comunica y los efectos que se hubieran derivado de la misma.

3. Conclusiones

Por último, debemos recordar que la vigente Ley de Protección de Datos es tremendamente estricta en lo relativo a protección de los derechos de los ciudadanos con respecto a los datos que los Administradores de Fincas y sus Comunidades pueden almacenar de ellos, hasta el punto que un olvido o error en la cancelación puede provocar la inspección por parte de la A.E.P.D. y la consiguiente sanción, que por su carácter coactivo debe ser ejemplar, al haber vulnerado unos derechos de carácter personal que han de tener el grado de protección por parte de los poderes públicos.

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