¿Cómo afrontar el despido de sus empleados?: consejos prácticos

1. Introducción. La situación

Los empleados son despedidos cuando no hay esperanza de que mejoren su desempeño, o cuando cometen un acto tan grave de mala conducta que el despido es la única opción. En ocasiones, no estamos hablando de despedir a alguien incompetente, sino de prescindir de un buen profesional que, por diferentes motivos, la empresa no se puede permitir tener en plantilla. Puede que haya bajado el volumen de trabajo, puede que haya una reestructuración, que se cierren sucursales- las circunstancias pueden ser muy variadas. Sin embargo, llegado el momento, ¿cómo lo debemos enfocar?

El primer momento será seguramente muy dramático. Una vez superado el «shock´´, propóngale a su empleado unos pasos a seguir, que lo ayudarán a superar el bache emocional y a encontrar un nuevo empleo.

2. Razones por las cuales algunos gerentes evitan afrontar el despido

Evidentemente, despedir a un empleado no es la forma más agradable de pasar una tarde. La mayoría de directivos preferirían hacer cualquier otra cosa, y algunos evaden esta responsabilidad por las razones siguientes:

• Temor a lo desconocido: despedir a un empleado puede ser una idea atemorizante – especialmente si es la primera vez que la persona se prepara para hacerlo – . ¿Será que el empleado rompe a llorar? ¿Tendrá un ataque cardíaco o un derrame cerebral? ¿Le propinará un golpe? No se preocupe, a todos los gerentes les ha llegado su primera vez. Infortunadamente, la última vez parece no suceder jamás sino hasta el día de la jubilación.

• Efecto emocional: considerando que Vd., probablemente, pasa entre una cuarta y una tercera parte de sus horas de vigília en el trabajo, hacer amistad con algunos de sus empleados es algo natural. Eso no tiene nada de malo, hasta que llega el momento de adoptar una medida disciplinaria o de terminar el contrato de uno o más de sus amigos. Despedir a cualquier empleado es de por sí duro, qué decir entonces de un empleado con quien Vd. ha creado lazos emocionales.

• Temor de una repercusión negativa para Vd.: ¿Cómo queda Vd. como jefe cuando se ve obligado a despedir a uno de sus empleados? En el caso de una reducción de personal, ¿acaso es culpa suya que la organización no haya alcanzado las metas? Si se trata de un despido, ¿escogió Vd. a la persona equivocada cuando la contrató? Muchos gerentes preferirían aguantar los problemas de desempeño de sus empleados en lugar de atraer la atención hacia sus propias fallas, reales o aparentes.

• Posibilidad de un pleito: en estos días en que abundan los litigios, es fácil comprender que los directivos sientan pavor de despedir a algún empleado.

• Esperanza de que el problema desaparezca: sí, pero no retenga el aliento mientras ello sucede.

3. El método: diez consejos prácticos a seguir para despedir a los empleados

Las reducciones de personal, aunque traumáticas para todos los afectados, son diferentes de los despidos porque los empleados, por lo general, no tienen la culpa directa. Generalmente, son buenos empleados y seguidores de las reglas, productivos, leales, dedicados y desempeñan bien su trabajo. Los verdaderos culpables suelen ser factores externos, como cambios en el mercado, fusiones y adquisiciones de empresas y presiones de un mercado global más competitivo.

Cuando su organización necesita recortar la nómina y los costes relacionados de personal y es necesario deshacerse de algunos de sus empleados, es decir, cuando no existe otra salida que reducir personal, le proponemos que siga los pasos de la siguiente guía para ayudarse durante el proceso:

1.       Identifique la magnitud del problema y los departamentos que serán afectados: ¿cuán profundo es el socavón financiero en el cual se encuentra su empresa? ¿existe la posibilidad de que haya un cambio de fortuna? Si algunos productos o servicios no se venden, ¿cuáles son los departamentos afectados?

2. Suspenda las contrataciones: contratar a empleados durante una reducción de personal no tiene sentido, a menos que el puesto sea absolutamente vital; por ejemplo, si se va una recepcionista y de todas maneras necesita a alguien que responda al teléfono y reciba a los visitantes. No solamente corre el riesgo de tener que despedir a una persona recién contratada, sino que si contrata a alguien en esos momentos le enviará un mensaje bastante equivocado a sus empleados, es decir, que no tiene interés alguno por ellos.

3. Elabore la lista inicial de los empleados que deben irse: una vez que identifique la magnitud del problema y los departamentos afectados, el paso siguiente es identificar a qué empleados deberá despedir. En esta etapa, es de vital importancia averiguar qué trabajadores tienen mayor destreza y experiencia en los campos que la organización necesita, y cuáles tienen la menor. Los primeros en irse durante un proceso de reducción de personal son, generalmente, los empleados cuyas destrezas y experiencia no coinciden exactamente con las necesidades de la organización.

4. Notifique de antemano a los empleados acerca del plan de reducción: cuando parezca inminente la necesidad de reducir personal, hágaselo saber a todos los empleados inmediatamente y con suficiente anticipación. Infórmelos claramente de los problemas financieros y de otra naturaleza por los que atraviesa la organización y solicite a sus empleados sugerencias para disminuir los costos o mejorar la eficiencia. Algunas veces, las sugerencias de los empleados pueden ayudarle a ahorrar dinero suficiente para evitar los despidos, o, por lo menos, para amortiguar su impacto sobre la organización. Exagere por el lado de la comunicación.

5. Explore a fondo todas las demás alternativas: ¿puede reducir costos mejorando los procesos, o por medio de degradación o jubilación temprana de los empleados? ¿Es posible trasladar a los empleados a divisiones con mejor situación financiera? ¿Podría ahorrar algunos gastos discrecionales, como viajes presupuestados, mejoras físicas, o difiriendo las adquisiciones de capital?

6. Redacte la lista definitiva de los empleados que deben irse: la lista debe ir por orden de rango, en caso de un cambio que le permita borrar a algún empleado. La mayoría de las empresas tienen procedimientos definidos para ordenar los nombres a efectos de reducir personal, en especial si los trabajadores están representados por sindicatos. Dichos procedimientos, generalmente, otorgan preferencia a los empleados fijos sobre los temporales y tienen en cuenta la antigüedad y el desempeño. Si en su empresa no existe una política definida, le tocará a Vd. determinar la base para aplicar la medida. Si es así, considere la experiencia de sus empleados y el tiempo que llevan en la empresa, y cuídese de no discriminar a los trabajadores protegidos  – por ejemplo, los de mayor edad – cuyo desempeño sea bueno.

7. Notifique la situación a los empleados afectados: la mejor forma de realizarlo es mediante una reunión privada, personalmente. Durante la reunión, Vd. debe ser conciso y no irse por las ramas: programe entre cinco y diez minutos en total. Recuerde que el propósito de estas reuniones no es discutir ni debatir el problema, sino únicamente informar al trabajador que está siendo despedido. No será una reunión agradable, pero no olvide que es la mejor decisión para todos los implicados. Debe tener presentes dos objetivos fundamentales:

• Explicar claramente el motivo del despido: según expertos legales, muchos empleados interponen un procedimiento judicial simplemente por desconocimiento de la verdadera razón por la que fueron despedidos.

• Trate de reducir al mínimo el resentimiento contra la compañía o contra Vd.: cerciorándose de no atentar contra la dignidad del empleado en ningún momento del proceso.

8. Ofrezca servicios de asesoramiento y consecución de empleo a los empleados despedidos: si el tiempo y el dinero lo permiten, proporcione apoyo en consecución de empleo y asesoría a los empleados retirados. Su organización puede brindar capacitación en temas tales como redactar hojas de vida laboral, planeación finaciera, entrevistas y redes de empleo, y facilitar los ordenadores, teléfonos y fax para que los empleados puedan buscar trabajo.

Si puede ayudarles con contactos y datos sobre vacantes, no lo dude: hágalo. Aconseje a sus empleados que confeccionen una lista detallada de todas las personas que les puedan ayudar a encontrar un nuevo trabajo. Es un método muy sencillo, pero efectivo. Y asegúreles que va a hacer todo lo que esté en su mano para ayudarles. Puede empezar por activar los contactos que usted tiene en el sector (colegas, proveedores, amigos-) y, si se lo solicitan, redactar cartas de recomendación.

Para recopilar contactos, sólo se necesita un bolígrafo y un papel para hacer una lista de todas las personas que pueden sernos útiles a la hora de buscar un nuevo trabajo.

-˜         No seamos perezosos: debemos confeccionar una nueva lista y no conformarnos con reunir viejas agendas. De esta manera podremos ir contactando con todas las personas que nos interesan de forma ordenada, sin dejarnos ni una.

-˜         La lista debería incluir: antiguos compañeros y profesores de la escuela profesional o similar, compañeros con los que hemos trabajado en este u otro empleo, jefes de empleos anteriores por los que hemos pasado, proveedores de las empresas donde trabajamos actualmente – o donde hemos trabajado – y cualquier otra persona conocida que tenga poca o mucha relación con el sector.

Tampoco debemos olvidarnos de los proveedores: constituyen una pieza clave, ya que tratan con muchas empresas.

-˜         Una forma útil de ordenar los datos es:

Nombre de la persona + teléfono fijo + teléfono móvil + e-mail

El primer contacto para investigar la existencia de vacantes siempre debe ser por teléfono, nunca por e-mail: así la comunicación es más personal y el interlocutor se siente más obligado a responder a la petición de ayuda.

9. Liquidación: hable personalmente con cada uno de sus empleados para realizar los arreglos del caso y terminar los trámites. Anuncie la fecha efectiva del despido y describa en detalle el proceso; explique el paquete de prestaciones, la continuación de los beneficios y cualquier otro programa patrocinado por la empresa para los supuestos de despidos colectivos. Recoja las llaves, las tarjetas de identificación y todos los equipos propiedad de la compañía. Escolte a sus empleados despedidos hasta la puerta y deséeles suerte.

10. Reúna a los sobrevivientes: en una reunión de «ayuda mutua´´ para hacerles saber que, ahora que ha terminado el proceso de despido colectivo, la empresa ha iniciado el camino hacia la solidez financiera. Informe a los empleados restantes que, a fin de evitar reducciones futuras, deberán trabajar al unísono y en equipo, para superar la coyuntura del ciclo de negocios.

4. ¿Cuál es el momento más apropiado para notificar la decisión?

Todo gerente, en principio, tiene su propia noción sobre cuál es el día de la semana y la hora que debe escoger para comunicar a un empleado que ha sido despedido. Algunos prefieren los lunes a los viernes, y otros las primeras horas de la mañana, en lugar de esperar a que termine la jornada.

En nuestro entender, es mucho más sensato comunicar dicha decisión los viernes y no antes. Así, el empleado dispondrá del fin de semana para desfogar sus sentimientos, leer los anuncios clasificados de empleo del domingo y ponerse de inmediato a buscar trabajo de nuevo. Despedir a una persona el lunes, en cambio, consideramos que es trastornar su rutina habitual.

En cuanto a la hora, también la mejor es «cuanto más tarde´´. Si se espera al final de la jornada, habrá menos trabajadores en la empresa para cuestionar los sucesos que puedan filtrarse. El empleado tendrá tiempo de retirar sus pertenencias y no tendrá que sufrir vergüenza o escarnio. También tendrá menos posibilidades de realizar llamadas desagradables a sus jefes, o de «envenenar´´ a los clientes y compañeros de trabajo.

Si comunica la decisión más temprano en el día, el empleado deberá enfrentarse a sus compañeros, explicar por qué está recogiendo sus pertenencias y por qué uno de los vigilantes de seguridad le está esperando para escoltarlo a la salida de la empresa. El propósito es hacer que el proceso de despido sea lo menos doloroso y lo más humano posible. Permita conservar la dignidad de sus ya ex empleados, programando el despido a una hora en que pueda evitar un despliegue publicitario.

5.  Conclusiones. La comunicación personal

Por último, tenga en cuenta que, en cualquier caso, la terminación del contrato puede ser bastante traumática para el empleado que recibe la noticia. Mientras un empleado podría desmoronarse, otro podría volverse agresivo y ofensivo. Para aliviar en lo posible estas situaciones, piense en aplicar las siguientes técnicas en el momento de la comunicación personal del despido:

• Muestre comprensión e intente que el empleado acepte la situación. No se trata de dorar la píldora, pero sí de ponerse en su lugar. Hoy en día casi nadie se pasa toda su vida laboral en la misma empresa. Los cambios son frecuentes y siempre podremos aprender algo positivo de ellos.

• Sea conciso y firme: aunque el empleado pierda el control, Vd. debe permanecer serio y calmado, hasta que concluye la reunión. No induzca al empleado a creer que está participando en una negociación o que puede hacer algo para que Vd. cambie de opinión. Sea firme en su insistencia de que la decisión es definitiva e inalterable.

• No se aparte del propósito de la reunión: aunque es aconsejable permitir que el empleado dé rienda suelta a sus sentimientos, en ningún caso conviene desviar el motivo de la reunión, es decir, el de informarle que se ha tomado la decisión de despedirlo. Si el empleado se tornara agresivo, infórmele de que tendrá que terminar la reunión inmediatamente, si no guarda la compostura. En ocasiones puede ser incluso útil preparar un libreto y leerlo durante la reunión, ya que le ayudará a no olvidar ninguno de los puntos importantes y además es documentación instantánea para el expediente del empleado.

• Intente procesar los sentimientos: durante los primeros días después de comunicarle la decisión, el trabajador va a experimentar sentimientos fuertes, tales como ira, rencor, miedo al futuro, culpa- Aconséjele que no se deje dominar por los sentimientos y se tome su nueva situación con calma. ¿Qué le ayudará a conseguirlo? Un método viejo y eficaz: hablar. Aconséjele que hable con su familia, con sus amigos, que vuelque en ellos toda su incertidumbre y todos sus sentimientos. Se sentirá mucho mejor.

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