Cómo agilizar las tareas más molestas de nuestro despacho de abogados

Según un estudio realizado por la consultora McKinsey, los trabajadores perdemos hasta un 65% de nuestra jornada laboral atendiendo llamadas, contestando emails o asistiendo a reuniones. Esto es lo que se conoce como el trío de la improductividad laboral.

Aunque tales tareas son imprescindibles en la mayoría de las relaciones laborales para desarrollar con éxito el objeto de negocio de cualquier compañía, la realidad es que las mismas afectan negativamente a nuestra concentración y, en definitiva, a la eficiencia laboral.

Un trabajador, de media, puede recibir 304 emails a la semana

Para que nos hagamos una idea de la magnitud de la cuestión, según una encuesta realizada por la revista de negocios estadounidense Fast Company, un trabajador, de media, puede recibir 304 emails a la semana. Además, el mismo suele revisar la bandeja de entrada de su correo electrónico hasta 36 veces en una hora. Así, para ponerle solución a tales distracciones e interrupciones, los expertos recomiendan consultar el correo electrónico únicamente entre dos o tres veces al día.

«Un trabajador revisa la bandeja de entrada de su correo electrónico hasta 36 veces en una hora». (Foto: Ionos)

Si nos centramos en el tiempo que estamos al teléfono durante nuestra jornada laboral, según los datos de la agencia de investigación de mercados Harris Interactive, el 11% de nuestro horario de trabajo estamos hablando con clientes o compañeros. Aunque resulta complejo “controlar” las llamadas que recibimos, los expertos aconsejan organizar la jornada de trabajo dejando un espacio de tiempo para responder a todas las llamadas que recibimos y realizar cuantas necesitemos. Igualmente, activar el buzón de voz o silenciar el teléfono se estima como otro recurso útil.

Por último, si analizamos el tiempo que estamos reunidos en nuestra empresa, el instituto tecnológico de ITAM alerta que tan solo la primera media hora de la sesión resulta realmente productiva. Además, frente a las 62 reuniones de media que tenemos los trabajadores al mes, el 50% de las mismas resultan ser improductivas y dispensables.

Cuarteto de la improductividad

Al denominado trío de la improductividad laboral podríamos añadir un cuarto: quitar y poner grapas.

¿Por qué no nos ayudamos de todas las herramientas que tenemos a nuestra disposición para agilizar trámites tan engorrosos?

Seguro que nos resultará familiar: nuestro cliente llega el despacho y, como suele ser habitual, trae toda la documentación para que le llevemos el caso: escrituras, estatutos, facturas, recibos, contratos, correos electrónicos impresos, nóminas, etc. Pero, ¿cuánto tiempo perdemos en nuestra firma quitando y poniendo grapas para digitalizar tal documentación? ¿Cuántas veces hemos destrozado un documento o nos hemos hecho daño a la hora de quitar una “sencilla” grapa? ¿Por qué no nos ayudamos de todas las herramientas que tenemos a nuestra disposición para agilizar trámites tan engorrosos? ¿Dónde quedó invertir en comodidad y en bienestar de nuestro propio equipo?

Quitagrapas instantáneo A1

La instalación de desgrapadores automáticos comercializados por Canon España, como el denominado “Quitagrapas instantáneo A1”, no solo evita que las personas puedan sufrir lesiones en las manos como consecuencia del desgrapado manual, también es el dispositivo perfecto para mejorar la eficacia al realizar esta tarea, consiguiendo a la vez aumentar la productividad en los proyectos de digitalización.

• Extracción de grapas rápida y sencilla

Acelera la preparación de documentos antes del escaneo con la función de eliminación de grapas con un solo toque. Solo tienes que alinear la grapa con la luz LED y pulsar el interruptor, también compatible con interruptores de pedal.

Quitagrapas instantáneo A1. (Foto: Canon)

• Daños mínimos en los documentos

La meticulosa eliminación de las grapas reduce los daños y las roturas de los documentos, por lo que garantiza una alimentación de documentos y un proceso de escaneo fluidos.

• Flexibilidad a un gran volumen

Extrae las grapas de un lote de documentos de hasta 30 hojas, con compatibilidad con varios tamaños de grapas estándar.

• Recogida de grapas sin complicaciones

Las grapas extraídas se recogen en un práctico depósito de grapas, que puede acumular hasta 500 grapas. Un piloto indicador te avisará cuando sea necesario vaciarlo.

Quitagrapas instantáneo A1. (Foto: Canon)

Las primeras compañías que vienen utilizando esta herramienta, no dudan en recomendarla: “el desgrapador automático nos ha venido muy bien y nos ha facilitado mucho el trabajo. Es mucho más rápido y cómodo, y aquí, donde quitamos cientos de grapas al día, lo hemos notado para bien. Con los quita-grapas manuales es bastante pesado y a veces terminas con las manos doloridas”, reconoce Carmen Dueñas, técnico de digitalización y gestión documental en Digidoc.

Con esta  herramienta eliminamos un impedimento que ayuda a las personas con discapacidad

“Todos sabemos quitar una grapa y es fácil, pero no nos hemos planteado que hay gente que está todo el día quitando grapas y a la que le duelen las manos. No conocíamos los desgrapadores automáticos, es una necesidad que Canon nos ha descubierto”, apunta Aitor Orozco, responsable de Comunicación del Grupo Osga. Además, con esta nueva herramienta “eliminamos un impedimento que ayuda a las personas con discapacidad. Nos sirve para eliminar los obstáculos que puedan surgir, algo en lo que trabajamos mucho desde los departamentos de prevención de riesgos y de calidad”, concluye.