Consejos para abogados altamente efectivos: planifica periódicamente el trabajo, la economía y los objetivos del bufete

La organización del bufete es fundamental para el adecuado funcionamiento del mismo. Por eso, los abogados debemos tener un plan general para el trabajo y las cuentas del bufete que iremos adaptando y corrigiendo periódicamente según las circunstancias y los objetivos que nos hemos propuesto.

La planificación del trabajo

El primer objetivo debería ser cumplir con el trabajo que nos han encargado los clientes en plazo y forma. Para ello, deberemos tener en cuenta qué trabajo hay que hacer y los plazos, quién va a realizar el trabajo y la asignación de los expedientes a abogados en los que deleguemos si no vamos a ser nosotros los encargados, el apoyo de los administrativos, si contamos con colaboradores del despacho y consejeros (of counsel), etc.

Así, en la planificación anual, decidiremos si aumentamos el número de empleados y colaboradores, o por el contrario reducimos la plantilla; en función del trabajo que tengamos previsto asumir, aunque es difícil de calcular en determinadas especialidades. Revisaremos la agenda para ver los plazos, los señalamientos, los tiempos asignados a los expedientes y tareas derivadas de los mismos, cómo va cada procedimiento, etc.

En mi caso, a finales de cada semana, reviso y ordeno mi agenda para comenzar la semana con tranquilidad y sabiendo qué es lo que tengo que hacer. Pero además, cuento con mi lista de tareas pendientes en la que aparecen en la columna de la izquierda los escritos pendientes, el orden de importancia y/o urgencia y el tiempo asignado a cada uno. En la columna de la derecha veo las llamadas pendientes y debajo las gestiones que he asignado o debo asignar a los abogados del bufete, colaboradores, consejeros, administrativos, etc.

También aparecerán en esa lista las gestiones personales, pues la conciliación entre el trabajo y la vida personal es esencial. No podemos olvidar la visita a un médico especialista, el regalo de cumpleaños de nuestro hijo, la revisión del coche, etc.

Determinar qué es lo urgente e importante y el orden en que llevaremos a cabo las distintas gestiones y tareas directamente o delegando las mismas, es una decisión nuestra que sabremos adoptar por nuestra experiencia, los datos a nuestra disposición en cada momento, las necesidades y los acontecimientos. Pero siempre observaremos cuáles son los objetivos del bufete: cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes, lograr los objetivos económicos, optimizar los recursos, organizar adecuadamente nuestro tiempo, la eficacia y la excelencia profesional, etc.

«También aparecerán en esa lista las gestiones personales, pues la conciliación entre el trabajo y la vida personal es esencial» (Foto: E&J)

En mi caso y en el de muchos abogados, seremos nosotros mismos los que decidamos en cada momento, cada día, cada mes, cada año. Pero si hay más socios en la firma, habrán de ponerse éstos de acuerdo o asignarán esa tarea al socio director o a uno o varios de ellos. Si el bufete es mediano o grande, es muy frecuente que tenga un gerente o un director general.

Los que hemos de decidir por nosotros mismos, tenemos una gran responsabilidad. Yo suelo consultar con mis compañeros y colaboradores en muchas ocasiones, y también con compañeros de fuera del bufete, pero la última decisión es mía.

Nuestra experiencia nos aconsejará cómo organizar cada semana en función de los juicios y actos procesales señalados, de los plazos para escritos y recursos, el estudio, las llamadas, la lectura y respuestas a los mensajes y correos, las reuniones con los clientes, compañeros, procuradores, asesores, etc. Los viajes, comidas, el networking, nuestras clases, artículos, posts, el blog.

Tendremos que modificar o cancelar citas, demorar llamadas, aplazar la presentación de escritos sin plazo, delegar gestiones en los juzgados, e incluso diremos no a algún caso nuevo o alguna propuesta que nos quite tiempo y no sea realmente importante para conseguir nuestros objetivos.

Los abogados, además, debemos introducir momentos de descanso cada día, debemos saber parar aunque sea para reflexionar, pensar, desconectar. Pensemos en tantos compañeros que trabajaban tan aceleradamente que un día supimos que habían sufrido un infarto, un ictus o nos habían dejado.

Organicémonos, planifiquémonos eficazmente y siempre observando las estrellas que nos guía ahí arriba: los objetivos que nos hemos marcado para el año, para el trimestre, para la semana. Hagamos las correcciones oportunas para conseguir nuestras metas.

La planificación de la economía

En otra hoja en blanco tengo dos columnas, la de la izquierda es la de los ingresos previstos en el mes y la de la derecha la de los gastos. A lo largo del mes, iremos introduciendo los cambios oportunos en función de los datos económicos. Pero antes, habremos diseñado un presupuesto anual que en mi caso coincide con el curso jurídico: del 1 de septiembre al 31 de agosto.

«Organicémonos, planifiquémonos eficazmente y siempre observando la estrella que nos guía ahí arriba» (Foto: E&J)

Calcularemos los ingresos anuales en función de los gastos previstos, para cubrir éstos sumando además un importe como beneficio. En los gastos, incluiremos en primer lugar los desembolsos periódicos como la renta que pagamos por nuestras oficinas o la factura mensual del centro de negocios, las nóminas y las cuotas de la seguridad social, los suministros, los proveedores, los gastos financieros, mantenimiento, etc. También incluiremos los gastos extras.

Los ingresos deberían alcanzar como mínimo el importe de los gastos, pero también calcularemos un beneficio mínimo que podría ser el 25% de los gastos, por ejemplo.

¿Y cómo obtenemos los ingresos? Con el cobro de los honorarios derivados de las hojas de encargo que han firmado o firmarán nuestros clientes. En función de la marcha del bufete, podremos prever unos ingresos mínimos que calcularemos por el estado de los expedientes de alta y de cómo vaya cada proceso, al igual que determinaremos un número de nuevos expedientes procedentes de recomendaciones, clientes que repiten, marketing, etc.

Dependerá de la especialidad de cada bufete, pues en muchas firmas se establecen igualas o pagos periódicos de honorarios, con lo cual ese bufete ya tendrá cubierta una parte de los ingresos necesarios o incluso sus previsiones pueden superar al importe de los gastos. Otros despachos, por ejemplo, los de los penalistas, no tenemos igualas, aunque podremos cobrar los honorarios en pagos fraccionados en algunos casos y también podremos asignar unos determinados honorarios cuando termine alguna fase procesal, lo cual siempre será difícil de calcular en el orden penal. Así, la fase de instrucción lo mismo podría durar seis meses que seis años, y si los nuevos honorarios por la fase intermedia y la de juicio oral se abonarán al finalizar la investigación, los cálculos habrán de hacerse de forma muy conservadora.

Lo cierto es que periódicamente habremos de ir corrigiendo el presupuesto dependiendo de que nuestras previsiones de ingresos se hayan cumplido o no, y sin renunciar por supuesto a alcanzar el máximo beneficio posible.

Los objetivos del bufete

Por muy buenos que seamos y confiemos en que siempre van a llamar por teléfono o a la puerta del despacho nuevos clientes con nuevos casos y nuevos honorarios, deberemos tener también nuestro plan de marketing. Un plan de marketing que no necesariamente significa gastar en publicidad, sino que además de la posible inversión en buscadores de internet o redes sociales, podremos escribir en nuestro blog, redactar artículos para revistas jurídicas o revistas y diarios de información general, organizar desayunos, conferencias, cursos, conferencias, emitir notas de prensa, convocar ruedas de prensa, asistir a congresos, ponencias, jornadas, etc. Impartir clases, escribir un libro, darnos de alta en una asociación o fundación, club, etc.

Pensemos en si hemos de reducir o ampliar las especialidades de nuestro bufete, si hemos de ampliar nuestra plantilla o reducirla, si estamos en la zona de la ciudad más adecuada, si sería aconsejable abrir oficina en otra ciudad, obtener clientes fuera de nuestra zona e incluso en el extranjero ¿Sería bueno para el despacho fusionarnos con otra firma? ¿Es mejor seguir sólo o me asocio con otros compañeros? Observemos a nuestra competencia.

Debemos posicionarnos en nuestra especialidad, consolidarnos, pero también crecer. O no, quizás debamos reducir los casos que aceptemos en nuestro despacho y habremos de seleccionar mejor los mismos para quedarnos con los más rentables. Menos casos y mejores. Algunos dirán que eso es lo que querría cualquier abogado, pero cuidado con lo que quieres porque podrías conseguirlo. Para eso tenemos que creer en nosotros mismos y confiar lo suficiente en nuestra trayectoria, en nuestra formación, nuestros éxitos, nuestras metas. No renunciemos a ningún objetivo por muy alto que esté.