El ‘compliance’ tiene cada vez más importancia en el sector de los hidrocarburos

El concepto de compliance o cumplimiento normativo ya existía hace tiempo en el mundo empresarial, pero su aplicación y su alcance se han acelerado en los últimos años, fruto de la rápida evolución de la legislación internacional y del endurecimiento de las sanciones. El resultado es que se ha convertido en una tarea imprescindible para las compañías. Deben incorporarlo a sus estrategias y desarrollar decididas acciones de seguimiento y prevención.

El cumplimiento normativo en el sector de los hidrocarburos

La necesidad del cumplimiento normativo en el sector de los hidrocarburos no es, en principio, muy distinta de la que existe en otros sectores de actividad. Sin embargo, la industria del petróleo está extraordinariamente regulada y es objeto de un riguroso control administrativo. Esto obliga a hacer un seguimiento mucho más exhaustivo que en otros negocios.

En el caso español, el compliance del negocio de los hidrocarburos tiene que gestionar unos requerimientos legales muy estrictos que provienen de diferentes administraciones. Por ejemplo, en materia de instalaciones existen aspectos regulatorios procedentes de administraciones nacionales, autonómicas y locales, en temas como urbanismo, medioambiente, prevención de riesgos o seguridad industrial. Estas regulaciones se aplican en todas las fases del desarrollo de las instalaciones, desde el diseño del proyecto, su puesta en marcha y su operación regular hasta el mantenimiento o el cumplimiento de revisiones periódicas.

Otro aspecto a considerar es el transporte de mercancías peligrosas y la necesidad de plantear coberturas de seguro adecuadas. Finalmente, no hay que olvidar las regulaciones que afectan a la comercialización del producto, que son fundamentales para un operador de hidrocarburos. Entre las consideraciones a tener en cuenta en esta materia hay que destacar la normativa sobre depósitos fiscales, la aplicación correcta de los impuestos especiales o la utilización de biocombustibles, así como otros condicionantes que gravan la venta de los productos petrolíferos.

Un aspecto a considerar es el transporte de mercancías peligrosas y la necesidad de plantear coberturas de seguro adecuadas. (Foto: E&J)

Todos estos aspectos llevan aparejada una tarea de control de cumplimiento que es esencial para el correcto funcionamiento de una empresa del negocio de los hidrocarburos.

Del código ético al control y seguimiento del cumplimiento normativo

Desde la introducción en la legislación de los supuestos penales que afectan a las entidades jurídicas, es muy importante supervisar y garantizar que la empresa dispone de un código ético. La existencia del código es especialmente necesaria en las empresas de hidrocarburos por su elevado nivel de regulación y control, tanto a nivel nacional y local como internacional. Ese código ético debe ser conocido por todas las partes interesadas y describir unas normas de conducta acordes con una gestión libre de hábitos que supongan un daño que conlleve la paralización de las actividades de la empresa o su cierre. En este sentido, el control del cumplimiento permite la prevención de conductas inadecuadas y la identificación de desviaciones que puedan afectar al funcionamiento de la compañía o a su reputación.

Si se habla de cumplimiento hay que tener en cuenta las diferencias entre cumplimento legal (penal) y cumplimiento normativo. Se trata de dos aspectos distintos, pero que funcionan en paralelo. El primero persigue la prevención y detección de actuaciones con responsabilidad penal sobre la empresa y sus responsables. El segundo busca asegurar que el funcionamiento de la compañía, en todos los aspectos que afectan a su actividad, cumple con toda la normativa de aplicación. Son dos aspectos complementarios y necesarios a la vez en el sector.

El control del cumplimiento normativo en las empresas de hidrocarburos es el colofón de un amplio proyecto previo. Ese proyecto parte de la generación documental de un sistema de cumplimiento que incluya y dé a conocer a las partes interesadas los valores de la compañía y el régimen sancionador en caso de incumplimiento, el canal de comunicación de anomalías, la definición de todos los elementos a controlar (key points) y su periodicidad. Después es necesaria la estructuración adecuada de los flujos de aprobación de cualquier actividad por parte de los responsables de cada área (implicación de la organización), mediante procedimientos de trabajo. Finalmente, es preciso establecer un control, al menos aleatorio y periódico, de determinadas actividades sensibles. En definitiva, ese proyecto previo es el elemento esencial en la implementación del sistema de cumplimiento en la empresa.