Derechos de las personas interesadas: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, de portabilidad y de oposición

Luis Marimón Prats. Socio de Marimón Abogados

ÍNDICE

I.- DESCRIPCIÓN DE LOS DERECHOS HABEAS DATA

1. Derecho de acceso
2. Derecho de cancelación
3. Derecho de rectificación
4. Derecho de oposición
5. Derecho a la limitación en el tratamiento
6. Derecho a la portabilidad de los datos
7. Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas

II.- PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A LOS DERECHOS HABEAS DATA

Este reglamento reconoce como Derechos de las personas interesadas: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, de portabilidad y de oposición

DESCRIPCIÓN DE LOS DERECHOS HABEAS DATA

a) Derecho de acceso

El interesado tiene derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de los datos que se tratan sobre su persona, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos.

Este derecho reviste de las siguientes características:

• Permite conocer de forma gratuita información sobre los datos del afectado.
• El contenido del acceso comprenderá los datos de base del afectado y los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos. El afectado podrá obtener de la responsable información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento.
• Sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a 12 meses, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto.
• La petición debe ser atendida en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud, momento a partir del cual el acceso deberá hacerse efectivo en un máximo de 10 días hábiles.

b) Derecho de cancelación

El interesado tiene derecho a solicitar que se eliminen sus datos de carácter personal obtenidos previamente cuando éstos sean inadecuados o excesivos.

Este derecho reviste las siguientes características:

• Permite que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos. La cancelación implica el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales. Transcurrido el plazo legal de prescripción de las responsabilidades legales derivadas del tratamiento, deberá procederse a la supresión definitiva de los datos.
• En la solicitud de cancelación, el interesado deberá indicar a qué datos se refiere, aportando al efecto la documentación que lo justifique, en su caso.
• La petición debe ser atendida en el plazo máximo de 10 días hábiles.
• Si los datos cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá comunicar la cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, también en el plazo de 10 días contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, asimismo, a cancelar los datos.

c) Derecho de rectificación

El interesado tiene derecho a solicitar que se rectifiquen sus datos de carácter personal obtenidos previamente, ya sea porque son incorrectos, inexactos u obsoletos.

Este derecho reviste las siguientes características:

• Permite corregir errores, modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos y garantizar la certeza de la información objeto de tratamiento.
• La solicitud de rectificación deberá indicar a qué datos se refiere y la corrección que haya de realizarse y deberá ir acompañada de la documentación justificativa de lo solicitado.

• El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de rectificación o cancelación en el plazo máximo de diez días hábiles a contar desde la recepción de la solicitud.

• Si los datos rectificados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá comunicar la rectificación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, también en el plazo de 10 días contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, asimismo, a rectificar los datos.

d) Derecho de oposición

El interesado tiene derecho a solicitar su oposición al tratamiento de sus datos personales cuando así lo desee. El ejercicio de este derecho no requiere aportar motivo alguno.

Este derecho reviste las siguientes características:

• Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, como consecuencia de la concurrencia de un motivo legítimo y fundado, referido a su concreta situación personal, que lo justifique, siempre que una Ley no disponga lo contrario.
• En la solicitud deberán hacerse constar los motivos fundados y legítimos, relativos a una concreta situación personal del afectado, que justifican el ejercicio de este derecho.
• Cuando se trate de ficheros que tengan por finalidad la realización de actividades de publicidad y prospección comercial, cualquiera que sea la empresa responsable de su creación. Este supuesto es distinto del envío de publicidad por medios electrónicos que se examina más adelante.
• El responsable del fichero deberá resolver la solicitud en un máximo de 10 días hábiles.e) Derecho a la limitación del tratamientoSe trata de aquel derecho que ostenta en interesado, y por el que se le permite limitar al responsable en el tratamiento de sus datos personales en el futuro.El derecho reviste las siguientes características:
•  
• Se puede dar como un equivalente a la ‘cancelación cautelar’ del tratamiento de datos cuando el interesado impugne la exactitud de los datos personales, y durante un plazo suficiente, que permita al responsable del tratamiento verificar la exactitud de los mismos
• Asimismo, tendrá lugar esta limitación cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.
• Por otro lado, se puede llegar a esta limitación por la mera voluntad del afectado en aquellas situaciones en que el tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso.
• Por último y en todo caso, cuando el responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.[1]f) Derecho de portabilidad de datosSe trata de aquel derecho del interesado a recibir los datos personales que le incumban, y que fueren facilitados a un responsable del tratamiento, en un formato estructurado y de uso habitual y de lectura mecánica; así como a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable del tratamiento al que se hubieran facilitado los datos. Esta transmisión directa al nuevo responsable a instancia del interesado tendrá lugar cuando sea técnicamente posible llevarla a cabo. Existen requisitos indispensables para que pueda ejercitarse este derecho que serán acumulativos entre sí y darán lugar al ejercicio de la portabilidad:

• Que el tratamiento esté basado en el consentimiento del interesado o en un contrato; y
• Que el tratamiento se efectúe por medios automatizados.[2]g) Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas
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Derecho que tiene el interesado a no ser objeto de cualquier forma de tratamiento automatizado de sus datos personales que consista en utilizar estos datos para evaluar determinados aspectos personales de una persona, en particular para analizar o predecir aspectos relativos al: rendimiento profesional, situación económica, salud, preferencias personales, intereses, fiabilidad, comportamiento, ubicación o movimientos de dicha persona física.

Es decir, el derecho del interesado a no ser objeto de la confección de elaboración de perfiles basadas en un tratamiento automatizado de datos destinado a evaluar aspectos personales de la persona.

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A LOS DERECHOS HABEAS DATA

Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratarse de derechos personalísimos únicamente podrán ser ejercidos por el propio interesado, en relación a sus datos, o bien mediante un representante nombrado expresamente por el interesado. El procedimiento de atención a estos derechos requiere rigor y cautela, y se deberá proporcionar únicamente datos relativos al interesado y nunca relativos a terceros.

En el caso de que una persona física (usuario, cliente, trabajador, proveedor, etc.), cuyos datos se encuentren en la base de datos del responsable del tratamiento, decida ejercer alguno de los derechos anteriormente descritos deberá presentar una solicitud formal ante el responsable del tratamiento. Si bien existe libertad de forma en la solicitud, ésta debe cumplir como mínimo los requisitos establecidos en el art. 25 del Real Decreto 1720/2007 (en adelante, RLOPD). En este sentido, la solicitud deberá realizarse por escrito y contar con lo siguiente:

• Nombre y apellidos del interesado, fotocopia de su DNI u otro documento identificativo válido.
• La petición en que se concreta la solicitud.
• Documentación acreditativa de la petición que formula, si es necesario.
• En caso de que el derecho lo ejerza un representante, fotocopia del DNI u otro documento acreditativo, así como copia del documento que le otorga la representación, ya sea una autorización voluntaria del interesado, libro de familia en caso de menores, o sentencia de incapacitación o documento judicial donde se indique al representante de una persona incapacitada.
• Dirección donde el solicitante desea que se le responda.
• Fecha de solicitud.
• Firma del solicitante.
• Una vez el responsable del tratamiento reciba la solicitud, dará traslado al afectado de su decisión de concesión del derecho (ya sea por falta de requisitos formales o de forma). En cualquier caso, siendo la respuesta favorable o no, la solicitud será atendida dentro del plazo que establece la normativa:

• Derecho de acceso: en un plazo máximo de 30 días.
• Derecho de cancelación, oposición y rectificación: 10 días.

En caso de no concederse la solicitud del derecho ejercitado por el particular, se argumentarán los motivos por los que no ha podido ser concedido.

CONCLUSIONES

El nuevo reglamento europeo en materia de protección de datos supera el concepto clásico de derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) aumentando la protección de las personas físicas a través de la creación de nuevos derechos como el de portabilidad de datos o a la limitación del tratamiento, entre otros. Se consolida, pues, la tendencia de aumentar la protección del afectado en todas las áreas de la protección de datos y los derechos información no son una excepción.

[1] Véanse Jornadas sobre el RGPD: https://www.agpd.es/portalwebAGPD/jornadas/8_sesion_anual/common/APE_-_PRINCIPIOS_Y_DERECHOS_8SAA.pdf (Diapositiva 19)

[2] Véanse Jornadas sobre el RGPD: https://www.agpd.es/portalwebAGPD/jornadas/8_sesion_anual/common/APE_-_PRINCIPIOS_Y_DERECHOS_8SAA.pdf (Diapositiva 20)