El fin de los Libros de Visitas de la Seguridad Social

Por Roberto Antunez, Abogado y Asesor Fiscal en Adarve Abogados

La constante modernización, implantación y utilización de medios electrónicos promovidos por las Administraciones Públicas está dando lugar a toda una serie de implicaciones que hasta hace poco tiempo no hubiésemos imaginado, siendo el efecto más significativo y reseñable la simplificación en los trámites para aquellos sujetos que tengan que interactuar con estas entidades, ya sea de una forma voluntaria u obligatoria.

Recientemente le ha tocado el turno a la normativa y las obligaciones en torno a los llamados Libros de Visitas de la Seguridad Social, llegando las modificaciones aprobadas incluso a la propia eliminación de dicho libro. Recordemos que la implantación de esta obligación aparece por primera vez en una normativa aprobada en el año 1906, por el que fue en su día el Ministerio de la Gobernación.

Si bien es cierto que las modificaciones relativas a la tenencia del Libro de Visitas ya se vieron previamente tratadas por dos normativas, estas no llegaron a promulgar su eliminación.  En concreto me estoy refiriendo a una resolución del año 2008 en la que ya se introducía la figura del Libro de Visitas en formato electrónico, eso sí, previa autorización y acreditando que en cada centro de trabajo se tuviese un ordenador con un dispositivo de tarjeta con acceso habilitado a través de internet. Se entendía como centro de trabajo la unidad técnica de producción de la empresa o empresario de trabajo,

La Ley de apoyo a los emprendedores (Ley 14/2013), tampoco llegó a eliminarlo aunque se implantó una simplificación de los trámites administrativos como medio de facilitar e incentivar la creación de tejido empresarial en momentos de dificultad económica en España. Así lo reflejaba en la exposición de motivos donde se indicaba textualmente que: se elimina la obligación de que las empresas tengan, en cada centro de trabajo, un libro de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En su lugar, será la Inspección de Trabajo la que se encargue de mantener esa información a partir del libro electrónico de visitas que desarrolle la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Como vemos estas normativas provocaron una variación en el procedimiento de gestión del llamado Libro de Visitas, pero sin llegar a su eliminación ya que se remite a la figura del libro electrónico como documento equivalente, manteniendo las mismas funciones que estaba realizando el libro en papel.

Es ahora cuando se establece una variación significativa respecto a los Libros de Visitas, ya que incluso se dispone su completa eliminación a través de dos normas: la primera, una Ley de 21 de Junio de 2015 y la segunda, una reciente Orden Ministerial que desarrollaría los preceptos aprobados en la Ley anteriormente indicada.

La Ley 23/2015 de 21 de Julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social

Esta normativa que entro en vigor en julio de 2015, lo que pretende en su conjunto es implantar una serie de medidas para la racionalización, simplificación y modernización de las Administraciones Públicas, aplicando mecanismos más ágiles entre la Administración General el Estado y las Comunidades Autónomas, que van más allá de una mera simplificación en los trámites como se produjo con la normativa del 2013. Introduce una nueva reorganización en cuanto a las actuaciones de los órganos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) con la intención de producir una mayor efectividad en sus actuaciones inspectoras, con la utilización de los medios tecnológicos, teniendo como uno de sus efectos la eliminación del Libro de Visitas.

En este sentido, en referencia a la adquisición y tenencia de los libros el artículo 21.6 dispone que: “Los funcionarios actuantes extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas”.

Continuando en su segundo párrafo se establece que “…teniendo en cuenta que, en lo posible, se utilizarán medios electrónicos y que no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias“

Es reseñable que no se descarta por completo la utilización de otros medios que no sean electrónicos en función a las circunstancias y por supuesto a las garantías de los derechos de los sujetos, pero los prioriza con respecto a otros medios, señalando que no habrá obligaciones de adquirir o diligenciar ninguna clase de libro como anteriormente sucedía. No obstante se remite a un posterior desarrollo normativo para la determinación de hechos y actos que deben incorporase a las diligencias, así como su formato.

Con esta norma dejaría de ser obligaría la adquisición del Libro de Visitas a falta del desarrollo reglamentario que apruebe el nuevo modelo de diligencia, no pudiéndose diligenciar nuevos libros. No obstante, si le empresa ya tuviese diligenciado un Libro de Visitas, debe seguir conservándolo, teniéndolo a disposición de los actuarios del ITSS. Igualmente existe la obligación de conservarlo durante 5 años contados desde la fecha de la última diligencia realizada en dicho libro.

Por otra parte esta norma deja indicado expresamente que hasta que no exista desarrollo reglamentario estarán vigentes los preceptos sobre infracciones y sanciones en el Orden Social contemplados en el artículo 48.1 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.

La Orden del Ministerio de Empleo y Seguridad Social 1452/2016, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Esta reciente disposición que entró en vigor el 12 de septiembre de 2016, tiene como principal implicación el desarrollo de la modificación contemplada en la Ley del 2015 relativa al inicio de las actuaciones inspectoras, así como las posteriores diligencias que se sucedan en los centros de trabajo, aprobándose en su anexo el modelo de diligencia que utilizaran los actuarios de la ITSS, documento que se extenderá en cada visita realizada o comprobación efectuada, siendo en papel para la constancia de la empresa y que deberá ser conservado por un plazo de 5 años.

En cuanto a los apartados que se reflejan en este modelo de diligencia aprobado, se deben identificar ambas partes, tanto el actuario de la Seguridad Social, ya sea inspector, subinspector o técnico, como la identificación completa de la empresa a la que se le realiza la visita. También se incluye un correo electrónico de contacto como medio de comunicaciones, y su parte inferior se reserva para dejar constancia de la visita con la firma de dicho actuario y el recibí de la persona del centro de trabajo que le ha atendido.

Con este nuevo sistema lo que se pretende es una nueva concepción en la tenencia y control de las diligencias inspectoras, siendo los propios órganos de ITSS y no el empresario, los que tengan el acceso y control de todas las diligencias, lo que implica que tendrán un historial rápido y accesible para las posibles reincidencias que se hubiesen realizado y en consecuencia poder aplicar las sanciones oportunas.

Asimismo y entre los preceptos afectados por la aprobación de esta normativa, está la infracción leve contemplada en el RDL 5/2000 referente al texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, y más concretamente en su artículo 50,3.b, que sancionaba la falta del Libro de Visitas en el centro de trabajo, contemplándose una sanción de 60€ a 625€.

Por último y en un plano económico, reseñar que se ha estimado que estas medidas de simplificación y utilización de los medios electrónicos en los trámites y comunicaciones con los Órganos de Inspección de la Seguridad Social pueden suponer un ahorro de coste entorno a los 700 millones de euros a las empresas.