Gestión de Despachos: Las claves de un despacho de abogados excelente

Por Julio García Ramírez. Abogado. Director del Máster en Perfeccionamiento de Habilidades de la Abogacía del ISDE. Autor del libro «Las cuatro habilidades del abogado eficaz». 5ª edición, Editorial Colex.

EN BREVE: «La excelencia implica algo más que desarrollar dignamente un trabajo. La excelencia se traduce en una labor profesional enfocada hacia la constante satisfacción del cliente, la realización profesional de todos los integrantes de un despacho para que trabajen a gusto, lo que se traducirá en un trabajo de mayor calidad, la instauración de unos hábitos de trabajo eficaces que se vayan consolidando a medida que se acredite su eficacia, y sobre todo, la búsqueda de fórmulas que mejoren constantemente nuestros métodos de trabajo para que ganemos más clientes y dinero… ¿o es que acaso no es importante que el trabajo bien hecho, y su razonable remuneración, sean proporcionales al esfuerzo y sus resultados?

A continuación, expondré las claves de un despacho excelente basado en los estudios realizados por Tom Peters, pero adaptados a nuestra profesión de abogado. Tom Peters es autor del libro «En busca de la excelencia», libro de gestión empresarial que cambió hace años el mundo empresarial, y uno de los libros más vendidos en el mundo profesional desde hace treinta años.»

¿A que a la mayoría de los compañeros que estáis leyendo estas líneas no os suena dicho nombre? …normal, a los abogados parece que se nos tienen vetados los mejores consejos de los grandes gurús de la eficacia empresarial, parece como si estuviéramos fuera de su círculo de influencia, pero esto es sólo una ilusión que nos hemos querido creer por pura comodidad. Los verdaderos responsables de no adquirir dichas enseñanzas somos nosotros, porque tenemos la responsabilidad de leer algo más que el «Código Civil» o el «Código Da Vinci», es decir, leer sólo libros técnicos y novelas.

Pero existe un término medio a la hora de leer libros que nos van a facilitar adquirir y potenciar unos extraordinarios consejos para ser más eficaces en nuestra labor profesional y personal.

Yo os facilitaré la labor en este artículo… pero la sabiduría no es efectiva de por sí, sólo ejecutar lo que hemos decidido que es correcto es eficaz, y por ello, os animo a que comprobéis en vuestros humildes o grandes despachos la efectividad de unos hábitos de trabajo que han quedado demostrados que hacen a las empresas excelentes… y que os harán a vosotros excelentes profesionales.

Las personas de éxito tienen el hábito de hacer las cosas que a los fracasados no les gusta hacer, y no es porque a aquéllas les guste necesariamente hacerlas, pero su desagrado queda subordinado a la fuerza de su propósito. ¿Es la excelencia profesional el vuestro?

A continuación están las claves de un despacho de abogados excelente:

1.- Predisposición a la acción: Para obtener un salario mayor se debe aportar más al mundo, nuestros despachos deben poner en práctica lo que hemos estudiado que acredite una eficacia mayor, es decir, debemos ser capaces de poner en acción nuestros planes y proyectos, porque la clave de ganar más, consiste en leer libros que otros no leen, tener ideas que a otros no se les ocurran, adquirir capacidades que otros no tienen y, por supuesto, ejecutar los planes previstos… más claro imposible.

2.- Acercamiento al cliente: Hay clientes muy pesados que nos están todo el día llamando, y después están la mayoría… que se conforman con muy poco. Sí, muy poco. A la mayoría les encanta que de vez en cuando les informemos de su asunto, ello implicará para ellos que estamos pendientes de su problema, que nos preocupamos por ellos, y cuando el resultado es impredecible y el tiempo que dura un pleito para ellos es eterno, agradecen que estemos cerca de su asunto… cerca de ellos, en definitiva.

3.- Autonomía y espíritu empresarial: Hay que invitar a los miembros de un despacho a que compartan sus ideas, a que sus proyectos se queden dentro del despacho para que crezca la organización, hay que premiar su talento, muchos no saben que tienen unas extraordinarias capacidades que, por desgracia, quedan enterradas bajo la incompetencia e intransigencia de jefes que no saben apreciar lo bueno que hay en sus trabajadores. El buen jefe, desea rodearse de colaboradores mejor que él porque tal y como dijo Baltasar Gracián «constituye un noble arte el conseguir que te sirva gente que la naturaleza hizo superior». No temáis la competencia dentro del despacho… os hará mejores.

4.- Productividad del personal: La clave para que los abogados de un despacho quieran hacer lo que deben hacer, consiste en fomentar un sistema de recompensas basado tanto en una mayor retribución por realizar un buen trabajo, como en reconocer su labor profesional. Pero no recompensando a todos por igual, sino actuando en consecuencia con el que más se lo merezca. El reconocimiento de nuestro esfuerzo constituye el motor por el que muchos de nosotros nos movemos cada día. Hay que reconocer que mucha gente puede vivir dos meses de un buen y sincero elogio.

5.- Dedicarse a lo que se sabe hacer: Si el despacho está especializado en una materia en concreto, debería potenciarlo aún más, pero sin descuidar otras áreas que perfectamente se pueden compartir con otros despachos especialistas en los campos del derecho que no dominamos. Hoy en día, las materias están interconectadas, un tema civil puede perfectamente derivar en uno penal, y no podemos dejar de dar dicho servicio a nuestros clientes ya sea directa o indirectamente. Pero si una materia es nuestro fuerte, deberíamos suscribirnos a todas las revistas posibles especializadas, compartir tertulias con compañeros que sean también especialistas para aprender de ellos, invertir en publicidad y hablar con jueces y magistrados para saber si nuestras hojas de ruta procesales van por buen camino.

6.- Estructura simple y poco personal: Muchos abogados que están solos no saben que muchos centros de empresas permiten que, por menos de 100 euros al mes, una persona coja el teléfono en su nombre con extraordinaria amabilidad, le pase la llamada o le transmitan el mensaje con posterioridad, se tiene derecho a unas cinco o diez horas para usar la sala de reuniones y facilitan constituir su domicilio social y de notificaciones dando la apariencia de una estructura mayor, que implicará dar un mejor aspecto comercial para facilitar la venta de nuestros servicios profesionales.

Lo anterior es un claro ejemplo de una estructura simple, eficaz y con poco personal.

7.- Formación continua de todos los integrantes del despacho: No invertir en formación puede suponer dejar de dar a nuestros clientes la mejor atención personal y profesional que se merecen constantemente. Si la mayoría de las grandes empresas se gastan una fortuna en la formación de sus empleados a todos los niveles, los pequeños y grandes despachos de abogados invierten menos de lo que necesitarían para estar constantemente dando una atención excelente y ésta, la excelencia, es el último paso y el más difícil de mantener cuando un despacho ha alcanzado una digna eficacia. Porque en el fondo, y tal y como nos dice Tom Peters:

«La excelencia siempre.

¿Si no es la excelencia…entonces qué?

¿ y si no es la excelencia ahora…entonces cuándo?»

¡Ánimo! No es fácil.

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