Gestión laboral. Cotización al régimen general y confección de nóminas

Por Manuel Díaz Fernández, Graduado Social y profesor-colaborador de obra jurídica ISDE en Derecho del Trabajo

Este epígrafe sobre la cotización, es de gran relevancia ya que de su estudio se podrá entender mejor la confección de las nóminas y también como una de las vías de financiación que tiene el Sistema de la Seguridad Social.

Su regulación se encuentra en el artículo 18 de la LGSS y el Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros derechos de la Seguridad Social.

Una vez que los sujetos obligados están incluidos en el régimen de la Seguridad Social, a través de la afiliación y el alta; tiene como consecuencia directa el tener que cotizar al Sistema de la Seguridad Social, tanto para su financiación como para tener derecho a las prestaciones en el nivel contributivo.

Esta obligación de cotizar nace desde el mismo momento en que se produce el alta en la actividad que determina la inclusión en el Régimen de la Seguridad Social. No obstante, aunque no se haya presentado el alta pero sí se acredita que se está realizando una actividad, también hay obligación de cotizar. Esta cotización se debe mantener durante todo el tiempo de actividad y en otros casos en los que se suspende el contrato de trabajo como: por incapacidad temporal, maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo o lactancia, por el desempeño de representación sindical y por el cumplimiento de un deber público.

La obligación de cotización finaliza cuando finalice la actividad o cese en el trabajo, para ello deberá realizarse la correspondiente solicitud de baja. En este caso, la TGSS –Tesorería General de la Seguridad Social –reconocerá la obligación de cotizar hasta el mismo día que se comunique la baja, aunque esté fuera de plazo. También existe la posibilidad de que la baja sea realizada de oficio por la TGSS o por la actuación de la ITSS.

Para calcular lo que se debe cotizar al Sistema de la Seguridad Social, dependerá del Régimen en el que el sujeto esté encuadrado; aquí se expondrá la cotización referente al Régimen General.

Las cotizaciones totales, referente al Régimen General, serán la suma de las aportaciones del trabajador y del empresario. Solo para las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, las cotizaciones correrán a cargo del empresario.

Para poder realizar el cálculo de las cotizaciones es muy importante que se distinga tres elementos:

1. Base de cotización
2. Tipo de cotización
3. La cuota

La base de cotización, dice el artículo 147 de la LGSS, que estará formada:

• Por la remuneración total mensual, cualquiera que sea su forma o denominación, tanto en metálico como en especie.
• Las percepciones de vencimiento superior al mensual, que se prorratearán durante los doce meses.
• Las percepciones que corresponda a las vacaciones anuales, que no se hayan disfrutado y que se retribuyan al finalizar la relación laboral.

El artículo 149 de la LGSS establece también que se debe realizar, por parte del empresario, una cotización adicional en los casos de realizar horas extraordinarias.

Sin embargo, hay otras percepciones que no se incluyen en la base de cotización, así lo establece el artículo 147.2 de la LGSS, siendo los siguientes:

• Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte públicos, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
• Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancias generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del impuesto sobre la renta de las personas físicas.
• Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados, suspensiones y despidos. Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados y suspensiones estarán exentas de cotización hasta la cuantía máxima prevista en norma sectorial o convenio colectivo aplicable.
• Las indemnizaciones por despido o cese del trabajador estarán exentas en la cuantía establecida con carácter obligatorio en el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
• Las prestaciones de la Seguridad Social, las mejoras de las prestaciones por incapacidad temporal concedidas por las empresas y las asignaciones destinadas por estas para satisfacer gastos de estudios dirigidos a la actualización, capacitación o reciclaje del personal a su servicio, cuando tales estudios vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo.
• Las horas extraordinarias, salvo para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Finalmente, hay que comprobar que la base de cotización, esté entre unos topes mínimos y máximos. Si el importe de la base de cotización estuviera fuera de estos límites se aplicarían estos.

En cuanto al tipo, será un porcentaje que se aplica a la base de cotización, según se establezca para el Régimen en el que estén encuadrados el trabajador.

La cuota sería el resultado de aplicar el tipo correspondiente a la base de cotización.

Ejemplo de cálculo de nómina tiempo completo

Para el cálculo de la cotización, que se realiza mensualmente, lo primero que hay que calcular es la base de cotización, y dentro de esta hay que distinguir distintas bases que se traducen en la cobertura de las siguientes situaciones de riesgos:

• Contingencias comunes. Estas se financian con dichas aportaciones, tanto del empresario como del trabajador con el objetivo de cubrir las situaciones de: incapacidad laboral temporal –tanto por enfermedad como por accidente no laboral–, la jubilación, incapacidad, muerte y supervivencia –viudedad, orfandad, auxilio de defunción, pensión y subsidio en favor de familiares–, protección a la familia, medicamentos, paternidad, maternidad, riesgos durante el embarazo.
• Contingencias profesionales. Aquí se cubrirán las situaciones de necesidad cuando se produzca un accidente de trabajo o una enfermedad profesional. Esta parte de cotización corre a cargo exclusivo del empresario. En estas contingencias se distinguen dos conceptos: incapacidad temporal y la incapacidad permanente, muerte y supervivencia
• La cotización también se destina a otros conceptos como: la cobertura por desempleo, el FOGASA (organismo que garantiza el salario pendiente de pago) y formación profesional.

Para el cálculo de las contingencias comunes, la regla es la siguiente: Se suman todas las remuneraciones incluidas referentes al mes. Se le añade la parte proporcional de las pagas extras. Al ser anual, el prorrateo se calculará dividiendo entre 12 meses cuando la percepción del salario sea mensual; y se dividirá entre 365 días, cuando la percepción del salario sea diaria.

Para las contingencias profesionales y otros conceptos, se establece la misma regla anterior, pero añadiendo las horas extraordinarias realizadas en el mes, en su caso.

Cálculo

Una empresa dedicada a la industria textil, contrata a un trabajador el 1 de septiembre, con la categoría de ayudante no titulado, con un contrato temporal a tiempo completo. No ha realizado horas extras y ha trabajado durante todo el mes. Tiene las siguientes remuneraciones durante el mes septiembre.

• Salario base mensual: 1100 €
• Plus actividad: 200 €
• Dos pagas extras[1] de 1100 € cada una que no se devenga mensualmente por el trabajador.

Paso 1:

Primero las retribuciones: 1100 € + 200 € = 1300 €.

Paso 2:

El prorrateo de las pagas extras: 1100 € x 2 pagas /12 meses = 183,33 €

La base de cotización por contingencias comunes es 1300 € + 183,33 € = 1483,33 €

La base de cotización por contingencias profesionales es la misma, ya que no ha realizado horas extras

A continuación, hay que ir a las tablas de base y tipos que se publican anualmente en la Ley de Presupuestos Generales del Estado. Para el año 2016 es la siguiente.

Tabla. Bases mínimas y máximas de cotización.

Tabla. Base mínima y máxima.

Como el trabajador tiene la categoría de ayudante no titulado, hay que observar si su base de cotización 1483,33 €, está dentro de la base máxima y mínima según las tablas anteriores. Se observa que pertenece al grupo 4 y está dentro de dichas bases por contingencias comunes; para las contingencias profesionales, solo existe una base mínima y máxima para cualquier categoría.

A continuación, hay que aplicar los tipos a cada base de cotización. Para ello hay que tener presente también lo que se publica anualmente, que para el año 2016 son los siguientes:

Tabla. Tipos de cotización.

Tipo de cotización, es un %, que se establece anualmente en los presupuestos generales del Estados. Este porcentaje se aplica a la base de cotización para calcular la cuota que es la que debe pagar el empresario al sistema de la Seguridad Social, en la que está incluida la del trabajador:

Contingencias comunes Empresa: 1483,33 x 23,60 % = 350, 07 €

Contingencias comunes Trabajador: 1483,33 x 4,70% = 69,72 €

Total Contingencias Comunes…………………………………  419,79 €

Así habrá que proceder con todos los demás cálculos.

Tabla. Cálculos de los tipos de cotización.

A los tipos antes mencionados hay que añadir que el empresario también cotiza por las contingencias de accidente de trabajo y enfermedades profesionales –contingencias profesionales–. Estos tipos o tarifas van en función de la actividad de la empresa. En este caso hay que aplicar el 1,85 % que corresponde a la actividad 13 Industria Textil. Este porcentaje del 1,85 % está compuesto por el 1,00 % por IT –cotización por incapacidad temporal– más el 0,85 % por IMS –cotización por incapacidad permanente, muerte y supervivencia–

Los 583,69 € es el importe de cotización entre empresario y trabajador, que aquel deberá ingresar en la TGSS en un plazo determinado.

Aunque hay varios sujetos obligados solamente uno es el responsable de cumplir con esta cotización e ingresarlas: El empresario. Efectivamente, la ley le obliga a que ingrese tanto las aportaciones suyas como las de sus trabajadores.

Como las aportaciones –cuota de cotización– debe hacerlas el empresario sumando la del trabajador, aquel, en el momento del pago del salario a través del recibo de nóminas, descontará la cuota del trabajador en las nóminas.

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[1] Referida a pagas extras semestrales

[2] Solo cotiza el empresario.

[3] Hay que consultar las tarifas de prima de AT y EP. Disposición final décima novena. Modificación de la Ley 42/2006, de 28 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 2007.