La empresa y el protocolo familiar

Por Gal·la Sánchez. Socia abogada de Estudi Jurídic Sánchez & de Canals S.L.P

La Empresa Familiar es una figura dominante empresarial en la economía de la mayoría de los países occidentales. En países tanto europeos como americanos, las Empresas Familiares suponen entre el 70 y el 90% del total de las empresas de un país.
En España, las Empresas Familiares suponen entre el 65 y el 80% del total de las empresas, entre el 50 y el 65% del PIB y el 60% de las exportaciones. Además dan trabajo al 65% de la población activa española. Sin embargo, las estadísticas muestran con insistencia que sólo entre el 10% y el 15% alcanzan la tercera generación, lo que nos proporciona una idea de la fragilidad de este tipo de sociedades a la hora de conservar el carácter familiar.

Una de las herramientas utilizadas por la empresa familiar para asegurar su continuidad como tal es el protocolo familiar, que es un documento que regula las relaciones entre familia y empresa, así como las de los miembros de la familia entre sí en tanto que propietarios.
La cultura del protocolo familiar se encuentra recogida en las prácticas económicas y de buen gobierno de las sociedades familiares de los países de nuestro entorno, en cuanto es considerada una garantía adicional para terceros inversores y acreedores, además de para los propios socios, al dotar de previsibilidad el relevo generacional en la sociedad.
¿Qué es el protocolo familiar?:
El protocolo familiar es un instrumento jurídico desarrollado en los Estados Unidos desde los años 60, que se ha venido aplicando en España en estos últimos años, y que constituye una respuesta que ofrece la praxis jurídica para prevenir o, al menos, administrar toda la problemática que plantea la titularidad, sucesión y gobierno de la Empresa familiar. Se trata de un acuerdo entre accionistas titulares de bienes y derechos que desean gestionar de manera unitaria y preservar a largo plazo, cuyo objeto es regular la organización corporativa y las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa.
Los protocolos familiares sirven para sentar las bases y las reglas que regirán el funcionamiento y el futuro de la empresa familiar. Teniendo en cuenta las características especiales de este tipo de empresas, donde se mezclan los roles de propietario, trabajador y familiar, este documento acordado establece las reglas que regirán en un futuro aspectos como el régimen de transmisión o la sucesión generacional. Estas reglas tienen que estar lo más consensuadas posible y en su elaboración es conveniente que participe un asesor ajeno a la familia, pues es la mejor forma de garantizar un mínimo de neutralidad y una apuesta acertada por el beneficio colectivo que no atienda a intereses individuales, al mismo tiempo que diagnostique las necesidades de la empresa, las inquietudes y preocupaciones de sus miembros, y las canalice propiciando un proceso de comunicación, de discusión y de consenso, para, finalmente, y mediante la metodología correspondiente, fijar en un documento el resultado de todo ello.
A medida que un negocio familiar va adquiriendo solera y antigüedad las soluciones ya no pueden ser adoptadas o impuestas por el socio fundador o de primera generación, ni tampoco por unos pocos –segunda generación-, sino que han de ser fruto del consenso, lo cual obliga a la empresa familiar a acudir a figuras jurídicas complejas que aseguren dichos objetivos. Por ello, a medida que la empresa y la familia crecen y evolucionan, el protocolo escrito se hace más necesario.

La necesidad del Protocolo Familiar no va necesariamente relacionada con el tamaño de la Empresa sino con el grado generacional en el que la misma se encuentra. El Protocolo Familiar es un pacto entre los miembros de la familia, un instrumento escrito y formal, diseñado a medida de las necesidades y problemática de cada grupo empresarial y familiar
¿Qué contiene el Protocolo Familiar?
El contenido de protocolo será distinto según sean las peculiaridades de la familia y las circunstancias de la empresa. Sin embargo, hay una serie de materias comunes que debería contemplar, o, al menos, considerar, y que pueden agruparse en los siguientes grandes temas:
a) Órganos de Gobierno
b) Trabajo y dirección de la Empresa
c) Sucesión y formación
d) Cultura y valores
e) Transmisión de la propiedad
El protocolo familiar debe dar respuesta a una serie de aspectos críticos a la hora de que cualquier empresa familiar aborde su futuro, siendo éstos básicamente los siguientes:
a) La sucesión, es decir, cómo podemos garantizar la seguridad financiera del que cede la empresa y a qué tareas se va a dedicar. Por otro lado, también habrá que analizar cómo superar los escollos propios de la sucesión, es decir, quiénes se quedan en la empresa y qué puestos ocupan. Es fundamental analizar si la propiedad está distribuida adecuadamente; si no es así, ver qué soluciones se propondrían para que la compañía sea dirigida correctamente.

b) Familiares que se incorporen a la Empresa Familiar. A este respecto, sería necesario analizar quiénes entran y qué requisitos son exigibles, así como los cargos de responsabilidad que ocuparían.
c) Remuneración y propiedad. Sería conveniente evaluar el proceso de remuneración de los miembros de la familia, la tenencia de acciones o las compensaciones que se concedería a accionistas familiares.
d) Política de transmisión de la propiedad. El control de acceso a la propiedad de la empresa y su limitación a extraños es una preocupación constante de toda empresa familiar. Todos los miembros de la familia se comprometen a seguir una política de transmisión de las participaciones en la Empresa Familiar, inter vivos o mortis causa, basada exclusivamente en la idea de consanguinidad (por naturaleza o por adopción) con el fundador de la empresa, admitiéndose en determinados casos las transmisiones a favor de cónyuges y afines.
e) Armonía familiar, esto es, la manera de afrontar los conflictos, o sólo entre anteriores o futuras generaciones sino también entre hermanos. Igualmente es fundamental tener en cuenta las características y la tradición de la empresa familiar, las costumbres y las decisiones a tomar.
f) Responsabilidades. La empresa familiar tiene un conjunto de responsabilidades para con sus miembros que deben reflejarse en el protocolo. Esto es, saber dar respuesta, en caso de necesidades financieras o de carrera o ante los conflictos que surgen cuando algún miembro de la familia rompe los tratos acordados; ser capaces de facilitar información financiera y de apoyar las ideas empresariales de los miembros familiares. La opinión pública puede incidir plenamente en la imagen de la empresa; cómo enfrentarse a ella y cómo manejar la responsabilidad social corporativa.
g) Proceso de preparación. La preparación para las futuras generaciones sería otro de los aspectos a tener en cuenta. Es importante establecer un plan de actuación, decidir cuándo es más aconsejable empezar a tratar el tema y quién lo liderará, así como los participantes en el mismo.
h) Plan de contingencias. La elaboración del protocolo debe prever un plan de contingencias, que contenga modos de actuación ante situaciones imprevistas tales como la muerte del Presidente de la Compañía o del sucesor potencial.

El Protocolo Familiar se configura como elemento necesario para conseguir los siguientes objetivos:
1. Facilitar el traspaso de manos del grupo familiar a las siguientes generaciones.
2. Asegurar la continuidad generacional del grupo empresarial.
3. Mantener la confianza entre los socios y su vinculación e identificación con la empresa familiar.
4. Evitar conflictos entre familiares a causa de la empresa familiar, previendo el modo de dirimir las controversias que surjan en la familia a propósito de la empresa familiar
5. Fijar las pautas de actuación futura de la empresa familiar, planificando la estrategia y las líneas de actuación del negocio familiar.
6. Dar paso a ideas y personas con afán renovador permitiendo la innovación e invirtiendo en nuevas líneas que proporcionen a la nueva generación una más completa identificación con el negocio.
7. Conjugar familia con empresa familiar, de modo que no se desgajen en dos realidades separadas.
Resumiendo, el protocolo que cada empresa familiar elabora debe ser hecho a medida de acuerdo a la naturaleza y necesidades de la empresa en cuestión y producto de la comunicación entre los miembros de la familia. Sólo así será útil y dará respuesta a la visión empresarial y familiar de la compañía.
En otro post trataremos de los instrumentos jurídicos del Protocolo Familiar y de la metodología para su elaboración.
En Estudi Jurídic conocemos la idiosincrasia propia de las empresas familiares, asesorándolas y ayudándolas a prevenir futuras situaciones de conflicto mediante la elaboración de protocolos familiares.