La tecnología que funciona en los despachos, y la que vendrá

No es fácil hablar de tecnología en el sector jurídico español. En primer lugar, nos encontramos con un escenario muy amplio, en el que la mayoría de los actores del sector se han mostrado reacios a llevar a cabo ningún tipo de innovación o transformación con el propósito de mejorar sus procedimientos internos, entorpeciendo así la adopción natural y paulatina de herramientas tecnológicas de diversa índole.

Afortunadamente, esto está cambiando. Desde hace cierto tiempo, han empezado a aparecer en diversos sectores de la economía nuevos inversores y emprendedores que han encontrado la oportunidad de desarrollar ideas de negocio que relacionan la tecnología con un sector económico concreto, con el único propósito de mejorar y optimizar los procesos productivos, operativos o logísticos existentes de cualquier compañía tradicional a base de implementar soluciones tecnológicas que supongan una ventaja competitiva en el sector en el que se encuentran. Son las llamadas fintech, prodtech, insurtech y como no, las legaltech, que en este caso son las que relacionan el sector legal con la tecnología y las protagonistas de este artículo.

Ha sido en estos últimos años, hace escasamente una década, cuando se ha vivido una eclosión de proyectos que, relacionando tecnologías con diversas áreas o procesos productivos del sector legal, han supuesto un cambio de paradigma en la forma y en la manera de pensar de muchos de los despachos tradicionales, viendo como poco a poco estos cambios que se estaban llevando a cabo en nuestro entorno inmediato traían múltiples ventajas de tipo organizativo, pero sobre todo económico.

Por supuesto, que quien primero ha echado el ojo y la mano a estas tecnologías han sido los despachos grandes que, por múltiples motivos, lo han tenido mucho más fácil. Por el lado contrario nos encontramos con oleadas de despachos menores que por falta de conocimientos, personal especializado o experiencias previas, lo han tenido más difícil para enfrentarse con éxito en esta irrupción de la tecnología en el día a día del despacho.

«Quien primero ha echado el ojo y la mano a estas tecnologías han sido los despachos grandes» (Foto: Garrigues)

Pero no solo derivado de estos nuevos movimientos tech se ha nutrido el cambio de mentalidad y con ello se han dado los primeros pasos en la digitalización del despacho.

Ya sea por los nuevos despachos llenos de abogados jóvenes que, con el ánimo de destacar entre sus colegas, van evangelizando sobre las bondades de las que se podrían beneficiar con incorporar algunas herramientas básicas de uso común en otros despachos, que mejorarían notablemente los procesos y procedimientos internos, que de otra manera quedarían definitivamente obsoletos, desfasados y en el olvido, sin posibilidad de recuperación.

Sin embargo, resulta evidente que para evangelizar, primero habrá que predicar con el ejemplo de haber llevado a cabo esos tan ansiados cambios que permiten hablar con el conocimiento y las experiencias adquiridas en el proceso. De otra forma, podría parecer que, con pulsar un botón, los despachos se van a transformar en despachos inteligentes y que van a poder llevar a cabo sus tareas de forma más rápida, más económica y que por lo tanto van a ser más eficaces. Todo ello, además, de forma en el que cualquier solución válida para uno, tendrá que seguir siendo válida para los demás. Estaría bueno, no somos acaso todos, despachos de abogados, y salvo pequeños matices como, la rama del derecho, el número de empleados del despacho, la localización, la internacionalización de la firma y como no, las necesidades reales que tienen que ser atendidas para que tenga sentido el uso de una tecnología en particular, no nos dedicamos todos a lo mismo.

Pues no, en este caso parece claro que no existe ese botón mágico y que estos pequeños matices, entre otros muchos, son los que van a marcar una clara diferencia a la hora de decidir qué tecnologías van a ser de aplicación y cuáles no.

Pero sin querer apartarnos del titular de este texto, vamos a intentar identificar si no todos, al menos algunas de las herramientas fundamentales que si no están en uso ya, deberían de formar parte del ADN de cualquier empresa del país, despachos de abogados incluidos. En esta primera clasificación, no vamos a tener en cuenta matices como los que comentábamos anteriormente. Al fin y al cabo, esta sería una primera clasificación de básicos como ya hemos comentado.

Aunque para identificar estas primeras herramientas básicas, no vamos a hacer distinción entre los matices que provocan claras diferencias entre los distintos tipos de despacho. Sí que resulta conveniente dejar claro que no todas las tecnologías son de igual interés ni tienen el mismo impacto e incluso posibilidad de llegar de manera natural a cualquier despacho.

«No todas las tecnologías son de igual interés ni tienen el mismo impacto e incluso posibilidad de llegar de manera natural a cualquier despacho» (Foto: E&J)

Es lógico y razonable empezar por alguna herramienta de comunicación que permita llevar a cabo reuniones entre colegas y clientes ubicados en zonas geográficamente distantes entre sí. Quizás, una herramienta básica que mantenga un calendario compartido entre todos los usuarios de la herramienta. Y para no pedir mucho más, un módulo que permita llevar la agenda y el orden del día, así como las conclusiones y decisiones que se adopten al finalizar la reunión. Todo ello claro, compartido con los asistentes a la reunión.

Otras herramientas fundamentales, podrían ser las denominadas herramientas de tipo colaborativo. Estas permiten que un grupo o distintos grupos de trabajo, puedan disponer de un lugar común en el que ampliar las posibilidades que les brinda entornos virtualizados que están disponibles por lo general en todo momento y en donde se puede compartir información, conocimientos, documentos, así como también disponer de la posibilidad de utilizar todo tipo de herramientas y funcionalidades que facilitan enormemente el ciclo de vida productivo de cualquier organización, en el caso del sector legal, por poner algún ejemplo, gracias a la generación de documentos automatizados, así como los diferentes tipos de firma electrónica existente y un sinfín más de posibilidades al alcance de los despachos.

Para finalizar con la tipología de herramientas imprescindibles que deberían forma parte del inventario tecnológico de cualquier despacho debemos hablar de herramientas para la mejora en la gestión de casos y contratos, herramientas que permitan la automatización de procesos rutinarios y herramientas de uso habitual en el mundo de la empresa y en sector educativo como aquellas que permiten trabajar de manera simultanea en el mismo documento.

Otras herramientas también fundamentales, que permiten mejorar en gran medida la gestión y la manera de llevar a cabo las tareas diarias del despacho y que forman parte de las tecnologías en las que invertirán los despachos en los próximos cinco años podrían ser:

• Herramientas colaborativas para la redacción y revisión de documentos y contratos como la que hemos comentado anteriormente
• Sistema de automatización que permiten crear documentos y contratos
• Gestión del flujo de trabajo y automatización de procesos
• Gestión del flujo de trabajo de documentos y contratos
• Celebración de juntas y voto a distancia
• Firma electrónica
• Servicios basados en la nube

Algunas tecnologías actualmente al alcance de unos pocos despachos, que por lo general disponen de amplios recursos financieros y que les permiten abordar proyectos de I+D+i con los que trabajar en posibles modelos que encajarían muy bien en el sector jurídico, donde la cantidad de información acumulada, las posibilidades de tomar decisiones en base al resultado obtenido en diferentes ámbitos jurídicos, así como la automatización de procesos repetitivos en los que el abogado no aporta valor a la cadena. Entre estas tecnologías se encuentra:

• Big data y analítica predictiva.
• Aprendizaje automático (machine learning).
• Inteligencia Artificial.
• Automatización de procesos.
• Sistemas expertos.
• Blockchain.

Para finalizar se puede mencionar alguna tecnología que permitirán que los despachos puedan expandir sus fronteras a través de espacio virtualizados como los llamados Metaversos, entornos donde los humanos interactúan social y económicamente como avatares a través de un soporte lógico en un ciberespacio, que actúa como metáfora del mundo real, pero sin sus limitaciones.

Los metaversos son entornos donde los humanos interactúan social y económicamente como avatares, a través de un soporte lógico en un ciberespacio, el que actúa como una metáfora del mundo real, pero sin sus limitaciones. En un futuro este tipo de herramientas estarán maduras y muy probablemente tendrán un ámbito de aplicación mucho más amplio y claro.