Límites al tratamiento de datos en el ámbito laboral

¿Una empresa puede acceder a nuestros datos personales? Esta es una pregunta que se hacen muchos empleados, sobre todo en un momento como el actual, en el que muchos sistemas de control, fichaje y seguridad captan imágenes, huellas o la ubicación en tiempo real.

Por eso hoy queremos hablaros de cómo pueden tratar vuestros datos personales en el ámbito laboral, qué derechos tenéis respecto a estos datos y resolver algunas preguntas frecuentes gracias a la información recopilada de la Agencia Española de Protección de Datos.

Antes que nada, queremos aclarar qué es un dato personal ya que el propio RGPD, en su art. 4.1 del RGPD, considera como tal “toda información relativa a una persona física identificada o identificable”, por ejemplo: el nombre y apellidos, la fecha de nacimiento, domicilio, vida académica o laboral, información fotográfica, la voz, número de identificación, entre muchos otros.

«Los datos pueden clasificarse en genéricos (los anteriormente descritos) y los catalogados como especialmente sensibles» (Foto: E&J)

Asimismo, los datos pueden clasificarse en genéricos (los anteriormente descritos) y los catalogados como especialmente sensibles, como el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las creencias religiosas, la afiliación sindical, los datos genéticos, los datos biométricos y los datos de salud, vida u orientación sexuales.

El art. 9.1 del RGPD considera que el tratamiento de esta última categoría de datos está, en principio, prohibido, aunque lo permite cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos del responsable del tratamiento o del interesado.

Una de las preocupaciones actuales de los trabajadores es el sistema de fichaje. Por eso queremos resolverte algunas dudas como…

¿Qué sistemas de control horario pueden emplear las empresas?

Una empresa podrá implantar el sistema que crea que es más adecuado para su actividad, siendo manual, analógico o digital, para generar un registro diario de la jornada de cada trabajador.

Este registro debe estar a disposición del trabajador, de la Inspección de Trabajo y de los Representantes Legales de los Trabajadores, y tendrá que ser almacenado durante 4 años.

¿Es necesario el consentimiento del trabajador para implantar estos sistemas?

No será obligatorio el consentimiento por parte de los trabajadores para implantar estos sistemas de fichaje, ya que la propia norma laboral en el art. 34.9 ET obliga a la empresa a registrar la jornada de cada persona trabajadora para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

Pero esto no excluye que la empresa deba informar a sus trabajadores de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales.

«No será obligatorio el consentimiento por parte de los trabajadores para implantar estos sistemas de fichaje» (Foto: E&J)

¿Vulnera la normativa de protección de datos el sistema de fichaje por huella digital?

Según la Audiencia Nacional este sistema es totalmente válido y no precisa de consentimiento por parte de los trabajadores para su implantación, más allá del derecho a la información.

Este sistema no incorporará el dato de la huella digital, sino que el lector generará un identificador numérico de la huella que se corresponderá con la tarjeta del empleado.

¿Y es legal que las tarjetas de identificación tengan el nombre, apellidos y DNI?

Cuando un trabajador deba llevar una tarjeta identificativa con sus datos personales siempre se tiene que justificar que la finalidad es garantizar su identificabilidad en el desempeño de sus funciones, como dispone el art. 6 del RGPD, sino podría no ser amparado por la normativa de protección de datos.

Otra preocupación que tienen los trabajadores es sobre el acceso a su ubicación en tiempo real como forma de control durante el horario laboral.

¿Se puede instalar un GPS en los coches de empresa para controlar a los trabajadores?

Según el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, el empresario puede emplear las medidas que crea convenientes para vigilar, controlar y verificar el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales que tiene el trabajador.

Aunque no sea obligatorio el consentimiento de los trabajadores, el empresario deberá cumplir el derecho de información del art. 13 del RGPD, explicando de forma clara la existencia de estos dispositivos.

¿Podrá el empresario solicitar el número de móvil o correo electrónico personal del trabajador?

Ninguna norma exige que el trabajador deba facilitar estos datos al empresario para ejercer su trabajo. Por tanto, esta medida se excedería de lo permitido en la normativa de protección de datos.

No obstante, podría haber excepciones si la prestación de servicios para la empresa incluye una disponibilidad personal del trabajador fuera del centro de trabajo o de la jornada laboral. Aunque de esta forma siempre se puede facilitar un teléfono o correo de empresa al trabajador.

La recogida de estos datos siempre debe ser de cumplimentación voluntaria por parte del trabajador, pudiendo oponerse a su tratamiento ejerciendo los derechos de oposición o supresión.