Los Códigos Tipo

1.-¿Quiénes deben cumplir con la ley?

Con carácter previo al estudio y análisis de lo que son los Códigos Tipo, debemos partir de la premisa que hoy en día todas las entidades o personas, desde el pequeño comerciante hasta la gran multinacional, tratan y utilizan datos personales de sus empleados, de sus clientes, de sus proveedores, etc., y, en consecuencia tienen la obligación de cumplir con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, «LOPD´´), adecuando su actividad a la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

Sin embargo, muchas veces el problema que tienen estas personas o entidades es el desconocimiento de cómo poder adecuar su actividad correctamente a la LOPD y la falta de claridad y unidad de criterio de interpretación de las obligaciones establecidas en la LOPD.

2.- Códigos deontológicos y de buena práctica profesional en materia de protección de datos personales para sectores profesionales y empresariales

La solución que podemos adoptar ante este tipo de situaciones, en las que existe una gran diversidad de alternativas para proceder a adecuar la actividad de una entidad o persona a la LOPD, la encontramos en la elaboración y redacción de los denominados Códigos Tipo.

La LOPD define en su artículo 32 los Códigos Tipo como «[-] códigos deontológicos o de buena práctica profesional [-]´´ dirigidos a un sector profesional o empresarial concreto y determinado, en materia de protección de datos personales, que pueden ser creados «[-] mediante acuerdos sectoriales, convenios administrativos o decisiones de empresa [-]´´ y que tienen como último fin establecer una normas, unas pautas y unas reglas uniformes para que todas las personas o empresas que pertenezcan a ese determinado sector profesional o empresarial sepan como adecuar sus actividades de forma fácil, sencilla y segura a las obligaciones que dispone la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

En cualquier caso, los Códigos Tipo no obligan a que éstos tengan que ser adoptados de forma imperativa por las personas o entidades del sector o colectivo profesional o empresarial al que van dirigidos, sino todo lo contrario, son códigos de cumplimiento totalmente voluntario sin que se prevea ningún tipo de sanción para aquellas entidades o personas que opten por proceder con independencia del Código Tipo que en su caso les pueda ser de aplicación.

3.- Quién los elabora y qué deben contener

Los sujetos legitimados para la elaboración y redacción de Códigos Tipo y, en consecuencia, los sujetos titulares de dichos Códigos, acostumbran a ser organizaciones, asociaciones, agrupaciones, colectivos profesionales y cualquier otro tipo de entidad, pública o privada, que pueda representar a un sector de actividad determinado. De ahí que los miembros que forman parte de dichas entidades (asociados, colegiados, etc.) son los destinatarios de dichos Códigos, pudiendo optar por adherirse o no, a las disposiciones de los mismos.

En cuanto al contenido mínimo de los Códigos Tipo debemos destacar las condiciones de organización y los procedimientos aplicables -análisis de la recogida, tratamiento y cesión de los datos así como la forma de informar y recabar el consentimiento que sea necesario-, las normas de seguridad del entorno, los programas o equipos utilizados, las obligaciones de los implicados en el tratamiento y el uso de la información personal, así como las garantías en su ámbito, para el ejercicio de los derechos de las personas con pleno respeto a los principios y disposiciones de la LOPD y sus normas de desarrollo.

4.- Responsabilidad y control de los Códigos Tipo

Con carácter previo a su inscripción ante el Registro General de Protección de Datos, los Códigos Tipo son revisados por la propia Agencia Española de Protección de Datos. Consecuentemente su contenido, una vez aprobados, siempre será acorde con las obligaciones y derechos que imponga la vigente normativa en materia de protección de datos personales.

Además del control previo por parte de la Agencia Española de Protección de Datos, los Códigos Tipo ya prevén en su propio contenido la necesidad de crear los denominados «órganos de control del Código Tipo´´ cuyas funciones radican principalmente en velar por el buen cumplimiento que las entidades o personas que voluntariamente hayan solicitado adherirse a los mismos hagan de las reglas contenidas en los indicados Códigos.

En cualquier caso, aquellas entidades o personas pertenecientes a un Código Tipo que incumplan las pautas que éste pueda establecer nunca serán sancionadas por la Agencia Española de Protección de Datos, si bien ello no obsta para que el propio «órgano de control del Código Tipo´´ pueda imponer a dichas entidades o personas adheridas, las medidas cautelares que vengan establecidas en el Código Tipo incumplido.

Otra cosa distinta, sería que las entidades o personas adheridas incumplieran, ya no sólo las disposiciones del Código Tipo, sino los propios preceptos dispuestos por la LOPD, en cuyo caso se les aplicaría el régimen sancionador previsto en la mencionada ley. Ante este tipo de incumplimiento, únicamente responderían las entidades o personas adheridas que hayan incumplido, excluyendo en todo caso a los sujetos titulares del Código Tipo.

5.- Referencia a los últimos Códigos Tipo inscritos ante el Registro General de Protección de Datos

Los Códigos Tipo suponen otra forma distinta de cumplir con la LOPD. Prueba de ello son los últimos Códigos Tipo que la Agencia Española de Protección de Datos ha procedido a inscribir: Código Tipo para Odontólogos y Estomatólogos de España inscrito en fecha 12 de julio de 2004 y Código Tipo de la Universidad de Castilla La Mancha, inscrito en fecha 14 de julio de 2004.

En relación con el Código Tipo para Odontólogos y Estomatólogos de España se podría entender que este Código ha supuesto para el sector de la odontología y estomatología regular ciertos aspectos del tratamiento de datos personales, como por ejemplo ¿qué sucede con los tratamientos que realizan los laboratorios protésicos? ¿y con las comunicaciones que hacen las clínicas a las compañías aseguradoras de los pacientes? La solución que el Código Tipo para Odontólogos y Estomatólogos de España ofrece para estas cuestiones, es la siguiente:

a) En relación con los laboratorios protésicos, la entrega realizada por las clínicas o consultorios dentales de los datos de sus pacientes a dichos laboratorios constituye una cesión o comunicación de datos personales y no un acceso por cuenta de terceros, es decir, que los laboratorios protésicos se constituyen como cesionarios de los datos de los pacientes y no como meros encargados del tratamiento.

Todo ello en virtud de la normativa reguladora de la profesión de odontólogo, protésico e higienista dental, que obliga a los protésicos dentales a llevar un fichero de los trabajos realizados y a conservar las fichas durante al menos cinco años tras la entrega de los trabajos.

b) En cuanto a la comunicación que una clínica o consultorio dental realiza a la compañía aseguradora con la que el paciente tiene suscrita una póliza que le cubre los servicios de odontología y estomatología, el Código Tipo ha dispuesto que se trata de una cesión o comunicación de datos, debiendo solicitar previamente al paciente su consentimiento expreso para la cesión.

6.- Conclusiones

Tras la exposición realizada a cerca de lo que son los Códigos Tipo, únicamente queda mencionar cuáles son las garantías y por ende las ventajas, que dichos Códigos ofrecen. En este sentido, destacar que los Códigos Tipo facilitan en gran medida, a las entidades y personas pertenecientes a un sector de actividad determinado, una correcta adecuación a la LOPD, ofreciendo ante todo seguridad jurídica, homogeneidad de criterios y respuestas concretas a dicho sector, no reguladas hasta ese momento.

Actualmente los Códigos Tipo suponen una forma distinta de cumplir con la LOPD, mucho más práctica y viable que la mera interpretación del articulado general de la LOPD, en el sentido de que el contenido de dichos Códigos Tipo se elabora y redacta de conformidad con las disposiciones generales contenidas en la LOPD, aplicadas y pensadas directamente para el sector o colectivo profesional o empresarial de que se trate, todo ello con el análisis que la propia Agencia Española de Protección de Datos realiza del Código Tipo.

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