Retos para la modernización de los servicios jurídicos: la abogacía telemática

Ya nada volverá a ser como antes y, por tanto, debemos pararnos a reflexionar sobre el futuro de los despachos

Probablemente a nadie le resulte raro hoy en día escuchar que una operación financiera, una fusión de empresas o un simple contrato laboral, se ha cerrado en remoto gracias la identidad digital y a la firma electrónica. Lo que quizás puede resultar más lejano o difuso es el concepto de certificado digital. De cualquier manera, en el ámbito jurídico y también en el resto de los sectores, todo gira en torno a la digitalización.

Esta digitalización es fundamental para entender cómo debe modernizar sus servicios un despacho de abogados y esto nos acerca a nuevos conceptos como legaltech, lawtech o abogacía telemática. Para comprender mejor esta transformación, es interesante hacer una pequeña retrospectiva del año que hemos cerrado recientemente.

El año 2020 nos ha instalado en un espacio/tiempo en el que predominan la incertidumbre, la inestabilidad, la volatilidad y las decisiones difíciles; nos ha enseñado que nada es permanente y que todo puede cambiar en apenas segundos, tanto en el ámbito personal como en el empresarial.

Tal y como explica un gran experto del sector, Tomás Font, director general de Wolters Kluwers, no es momento de vivir de rentas y seguir el mismo patrón que hemos seguido desde hace años, porque ya no nos va a funcionar igual. Algunos activos se agotan y dejan de dar su jugo. Ya nada volverá a ser como antes y, por tanto, debemos pararnos a reflexionar sobre el futuro de los despachos.

Es momento de ser valientes y atrevernos como profesionales a experimentar, adquiriendo un modelo de crecimiento que nos permita desarrollar una cultura organizativa basada en la evolución de las plataformas tecnológicas en el ámbito legal; un concepto ya conocido como Legaltech. Este es precisamente el punto en el que se encuentran los despachos profesionales en la actualidad y donde están surgiendo nuevos perfiles mixtos de abogados, asesores fiscales, asesores laborales, expertos en data analytics, compliance, ciberseguridad,…

Son numerosos los expertos que afirman que la tecnología ha sido uno de los ejes trasversales del 2020. Hemos visto cómo esta ha surgido con fuerza proporcionando soluciones inmediatas a nuestras nuevas necesidades y ayudándonos a conectar por videollamada para permitirnos seguir con el ritmo diario de trabajo a pesar de la distancia física.

Por tanto, son tres los grandes pilares en los que debe apoyarse el despacho profesional en 2021: la tecnología, la seguridad y la flexibilidad.

En primer lugar, la tecnología nos proporciona una identidad digital que, mediante soluciones como la firma o el certificado digital, nos va a permitir establecer nuevas estrategias organizativas y un nuevo método de trabajo eliminando todas aquellas barreras actuales como la distancia física, los desplazamientos, los trámites presenciales con los organismos, entre otras. En estos momentos ya son muchas las asesorías jurídicas que están apostando por un modelo colaborativo de trabajo de la mano de compañías especializadas en soluciones digitales.

El objetivo actual para los despachos es ser capaces de definir un nuevo modelo de gobierno digital que permita abrir nuevas oportunidades de negocio e incluso ofrecer un valor diferencial en los servicios jurídicos.

Estas herramientas se han convertido en un factor esencial para ejercer la abogacía online. El certificado digital ha sido el producto más demandado en cuanto a soluciones digitales en 2020 que ofrecen mayor seguridad, seguido de la firma electrónica. En tercer lugar, como gran innovación el gestor de notificaciones electrónicas.

En este contexto cien por cien digital, la seguridad es más necesaria que nunca y en el nuevo rol jurídico-digital, resulta totalmente esencial asegurarnos que trabajamos con plataformas que proporcionan la máxima seguridad y garantía jurídica. Actualmente podemos encontrar en el mercado muchas empresas que ofrecen este tipo de servicios, pero es vital informarnos sobre la cobertura jurídica y validez de aquello que contratamos.

Celebración de un juicio telemático (FUENE: El País)

El año pasado se observó un número récord de ciberataques que superó en hasta tres veces al del año anterior, según el informe anual de Allianz Global Corporate & Specialty (AGCS). Es por ello que a la hora de elegir el tipo de firma con la que vamos a cerrar un contrato, firmar un acta o presentar un escrito debemos saber que existen diferentes tipos de firma, desde la más simple a la más avanzada, dependiendo de su nivel de fortaleza legal.

En general, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y admisibles como pruebas válidas ante cualquier tribunal, pero solamente existe una firma que se equipara a efectos jurídicos con la firma manuscrita tradicional: la firma electrónica cualificada. Profundicemos un poco para explicar en qué consiste este tipo de firma.

La firma electrónica cualificada se basa en la utilización de certificados digitales cualificados y la obtención de la firma mediante un dispositivo seguro de creación de firma que se conoce como Qualified Signature Creation Device o QSCD. Esto implica que el dispositivo desde el cual se emite está certificado, que debe contar con un nivel de seguridad alto y que el certificado no puede salir de este dispositivo criptográfico (Tarjeta, Hardware Security Model o HSM…).

El QSCD es el responsable de cualificar las firmas digitales mediante el uso de hardware y software específicos que garantizan que el firmante solo tenga el control de su clave privada. Además, debe ser un proveedor de servicios de confianza cualificado el que gestione los datos de creación de firmas que se producen. Los datos de creación de la firma deben permanecer únicos, confidenciales y protegidos contra falsificaciones.

Para que una firma electrónica sea considerada como firma electrónica cualificada, debe cumplir con tres requisitos principales:

• El firmante debe estar vinculado e identificado de manera única a la firma.
• Los datos utilizados para crear la firma deben estar bajo el control exclusivo del firmante.
• Debe tener la capacidad de identificar si los datos que acompañan a la firma han sido manipulados desde la firma del mensaje.

Teniendo en cuenta todas las consideraciones anteriores, es necesario resaltar la importancia de elegir la firma electrónica cualificada para firmar todos aquellos documentos que, bien por su importancia o bien por restricciones legales, deban firmarse bajo la máxima seguridad jurídica.

Por otra parte, dejando de lado aquello que enviamos y centrándonos más en lo que recibimos, tampoco debemos descartar el uso de herramientas que nos ayuden en la comprobación y verificación de los documentos que recibimos firmados de forma electrónica. Éstos son tanto o más importantes que aquellos documentos que nosotros enviamos firmados a clientes, proveedores, distribuidores, partners,…

Todos estos elementos y sus clases son clave en el mundo de la comunicación digital y, por tanto, resulta conveniente que abogados, asesores, juristas o consultores decidan mejorar su formación en digitalización. Además, la selección de la compañía tecnológica que nos acompañe en este proceso de transformación será determinante. Conviene seleccionar aquella que ofrezca un elevado nivel de seguridad en los procesos y que cumpla con los estándares marcados por la normativa eIDAS 910/2014, además de estar reconocida como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y tercero de confianza.

Finalmente, la flexibilidad es otro ingrediente clave a valorar para las asesorías de la nueva era digital. Si vamos a trabajar en escenarios volátiles y tremendamente cambiantes, la adaptación e inmediatez tiene que ser uno de los objetivos para cualquier despacho. La implementación de soluciones como la firma electrónica o el certificado digital permiten simplificar y agilizar notablemente la fase de firma de las operaciones ofreciendo las máximas garantías jurídicas incluso de aquellas más complejas como son las fusiones y adquisiciones, lo que proporciona un ahorro considerable de tiempo y costes.