El “smart working” en los despachos de abogados

Pilar López Asencio. Socia del departamento de Derecho del Trabajo de VACIERO ABOGADOS

INDICE

I.- RESUMEN

II.- ¿QUÉ ES EL SMART WORKING? REGULACIÓN LEGAL

III.- VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SMART WORKING EN LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

IV.- EL FUTURO DEL SMART WORKING: ACCIONES

SMART WORKING se refiere a la utilización de las TIC –tecnologías de la información y la comunicación– para un uso más eficiente de la actividad laboral, de modo que ésta se pueda llevar a cabo sin vínculos precisos de horario o lugar de trabajo, en parte dentro de los locales de la empresa y en parte fuera de éstos, sin una instalación fija.

INTRODUCCIÓN

La prestación del trabajo se desvincula, así, de las concepciones tradicionales de espacio (dentro de una empresa) y tiempo (en una única secuencia temporal), pero permanece ligada a la consecución del resultado esperado por el empresario. Esta modalidad laboral, mucho más libre en la forma, pero persiguiendo los objetivos de productividad de siempre, no sólo permiten mejorar los resultados, sino que, como veremos, reportan más y mejores beneficios económicos y sociales. En este trabajo, veremos la aplicación del Trabajo Ágil o Inteligente en el sector jurídico, y, concretamente, su implementación en los despachos de abogados, que buscarán la combinación entre uso de las TIC, autonomía de sus profesionales y cultura corporativa de flexibilidad, para conseguir un aumento de la eficiencia y el rendimiento, la gestión del tiempo y el ahorro de costes.

II.- ¿QUÉ ES EL “SMART WORKING”? REGULACION LEGAL

El SMART WORKING, o trabajo ágil o inteligente, se basa en el uso de las Tecnologías de la Comunicación e Información (TIC´S), poniéndolas a disposición de los trabajadores con la finalidad de aumentar la rentabilidad y la eficacia, conseguir una disminución en los costes empresariales, y favorecer la conciliación de la vida personal y laboral. En esta modalidad de prestación de servicios, el empresario pone a disposición del empleado una serie de medios y herramientas tecnológicas, que no sólo consisten en dispositivos electrónicos (como ordenadores, tablets o smartphones) sino también abarcan servicios digitales como internet, intranets, correo electrónico, cloud computing o redes sociales, a fin de que el trabajador no tenga que estar siempre presente en la sede física de la empresa, pudiendo realizar sus tareas desde otros lugares y con sus propios horarios. Así, el SMART WORKING da preponderancia a los resultados sobre los procesos, trabajando en función de objetivos y plazos, y dotando de mayor equilibrio y confort a la relación de trabajo.

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Enrealidad, esta modalidad laboral no es sino un paso más en el Teletrabajo, una figura ya reconocida por nuestra legislación. Así, el artº 13 del Estatuto de los Trabajadores regula la modalidad de “Trabajo a Distancia”, definiéndola como aquella prestación de la actividad laboral que se realiza de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa. Sin embargo, el SMART WORKING ahonda más aún en los términos de flexibilidad, autonomía del trabajador y confianza, aprovechando para ello las grandes oportunidades que concede la revolución tecnológica que estamos viviendo. Si en el Teletrabajo es necesario definir el lugar de prestación de los servicios, el SMART WORKING se caracteriza porque las posibilidades tecnológicas sean utilizadas por los trabajadores para realizar sus cometidos desde el lugar que ellos decidan (aeropuertos, domicilios, establecimientos públicos, centros de coworking…), favoreciendo la flexibilidad horaria y su propia autonomía. Desde este punto de vista, el SMART WORKING puede entenderse como una alternativa laboral –es decir, como una condición de trabajo pactada con la empresa—o, simplemente como el favorecimiento del trabajo a través de la tecnología en aquellos momentos en que no nos encontramos en la oficina –reviso el correo en el aeropuerto, trabajo en el hotel aprovechando un desplazamiento, asisto a una reunión por videoconferencia–. Se trata, en cualquier caso, de poner en valor TIC´S, flexibilidad horaria y autonomía del empleado, con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia y rendimiento.

Sin embargo, esta modalidad aún no se encuentra regulada en nuestra legislación laboral. A diferencia de lo que sucede, por ejemplo, en el ordenamiento italiano, en el que la Ley 81/2017 introdujo expresamente la figura del “trabajo ágil” dotándola de un marco legal, en España aún no se ha desplegado la actividad legislativa para dar cobertura al SMART WORKING. Por tanto, su definición, límites y condiciones, están de momento sujetos al pacto entre empresas y trabajadores, o a la intervención de los Convenios Colectivos que den contenido a esta figura.

El informe conjunto Eurofound-OIT sobre “Working anytime, anywhere. The effects on the world of work”, que analiza el impacto de las TIC en el mundo del trabajo en diez países de la Unión Europea (entre ellos, España) en la segunda mitad de 2105, considera necesaria la regulación del “teletrabajador” referido a quien ejecuta todo o parte de la prestación fuera de los locales empresariales, sin ninguna referencia a su vivienda, para poder contemplar también el “trabajo ágil” en sentido estricto, que hoy en día tampoco se encuentra reglamentado a nivel europeo. En esta línea, el referido informe pone de manifiesto el papel esencial de los convenios colectivos, sean sectoriales o de empresa, en esta materia, puesto que, como instrumento principal de tutela de los derechos de los trabajadores, deben intervenir activamente en la gestión del desarrollo tecnológico.

III.- VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SMART WORKING EN LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

En este contexto, la implementación de medidas de Trabajo Ágil o Inteligente en las firmas jurídicas ha venido desarrollándose de manera continua en los últimos tiempos. Inicialmente, como un planteamiento evidente de ahorro de espacio y costes en momentos de acuciante falta de espacio en las zonas prime. Pero, como veremos, estas medidas tienen también innegables consecuencias respecto del incremento de la eficiencia, la productividad y una mejor gestión del tiempo de los profesionales, por lo que se está generando una tendencia al alza de su uso por los despachos jurídicos potenciando esta finalidad.

Resulta incuestionable la creciente aplicación de las nuevas tecnologías en el ámbito jurídico en general. Y no sólo nos referimos al uso que de ellas hacen, o pueden hacer en mayor o menor medida los Despachos de Abogados: correo electrónico para favorecer las comunicaciones, uso de internet o intranets corporativas, el Cloud Computing para conseguir acceso instantáneo, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo, a la información o recursos transferidos a los servidores alojados en la nube, y la posibilidad de compartirlos con el resto de los compañeros de manera inmediata.

También resulta de especial relevancia la inversión desarrollada por la Administración de Justicia en los últimos tiempos para su informatización y la creación de sistemas de gestión procesal. Es la E-Justicia en España. Si bien es cierto que dicha inversión continúa siendo insuficiente para alcanzar resultados óptimos, y que surgen innumerables inconvenientes, como por ejemplo la incompatibilidad de los sistemas de gestión procesal entre las diferentes Comunidades Autónomas, no podemos eludir la trascendencia de este proceso. Y, muy específicamente, del uso obligatorio de medios electrónicos introducido por el RD 1065/2015 sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET. El hecho de que un gran número de las actuaciones que los profesionales han de realizar respecto de Juzgados y Tribunales –presentación de escritos y documentos, traslado de copias y actos de comunicación del órgano judicial con las partes, entre otros–, deban efectuarse por medios electrónicos, no sólo repercute en términos de agilidad procesal sino en la posibilidad de que estas comunicaciones se realicen durante todos los días del año, las 24 horas, y desde cualquier lugar.

Este avance tecnológico –corporativo y global—redunda, sin duda alguna, en toda una serie de ventajas a la hora de establecer sistemas de SMART WORKING en las firmas jurídicas. Con una inversión en telefonía móvil y ordenadores portátiles, nuestros abogados pueden trabajar en el horario que elijan o necesiten, y desde el lugar en que se encuentren, accediendo a las bases de datos jurídicas, a los sistemas de gestión corporativa, y realizando sus comunicaciones con los Tribunales sin más sujeción que la derivada de los plazos procesales y el cumplimiento de sus compromisos con los clientes. En este sentido, la autonomía que la tecnología proporciona al abogado puede ser aprovechada ventajosamente por la firma en múltiples aspectos. Tanto si establecen con sus empleados sistemas de trabajo a distancia tradicionales, como si se hace uso de la “deslocalización” de forma parcial u ocasional, los beneficios se plasman en aspectos tales como:

• Ahorro, o mejor gestión del espacio y, por tanto, del coste derivado del mismo.
• Apuesta por una cultura de flexibilidad, orientada a los objetivos y los resultados, que se traduzca en una mayor eficacia y rentabilidad del trabajo.
• Impulso al aspecto comercial y expansionista del abogado, que se puede desplazar nacional e internacionalmente, y continuar con su trabajo sin necesidad de una oficina fija.
• Aprovechamiento del tiempo fuera del despacho.
• Mejora en la gestión del tiempo, que evite el “presentismo”, el uso de horas fuera del horario laboral en las que ya no se está produciendo.
• Mayores posibilidades de conciliación de la vida personal y laboral del abogado, lo que al final se traduce en menos estrés, y menor absentismo.
• En definitiva, todo ello redunda en una mayor satisfacción del cliente.

No obstante, hoy por hoy nos encontramos con importantes inconvenientes, que dificultan la implementación del Trabajo ágil o Inteligente en las firmas jurídicas españolas. Estamos, en muchos casos, ante estructuras altamente jerarquizadas, tradicionalistas y no siempre receptivas a los cambios, lo que supone una barrera a la autonomía necesaria para implementar con éxito las medidas de SMART WORKING. Además, no todos los despachos están aún adaptados realmente a la revolución de las TIC, ni se encuentran preparados para ello. El coste de adquisición y mantenimiento de unas tecnologías que avanzan a un ritmo imparable obliga a una inversión constante difícil de sostener por todas las empresas. Tampoco los trabajadores se encuentran siempre familiarizados con este tipo de trabajos, lo que, unido a la complejidad que está alcanzando el desarrollo tecnológico, puede provocar un rechazo al uso de los dispositivos tecnológicos, y la necesidad de acudir a un desembolso en formación para evitarlo.

Sin embargo, lo que más preocupa a las firmas son los riesgos asociados al uso de la tecnología en relación con la dificultad de tutela o control de los trabajadores, y que son consustanciales la implantación del SMART WORKING. El temor a la fuga de información corporativa, y el acceso a dicha información por parte de terceros no autorizados, puede plantear una grave ruptura en la confidencialidad que los clientes depositan en la firma, y, en definitiva, generar graves daños de contenido económico y/o reputacional. Igualmente, surgen dudas en cuanto a medidas de prevención por riesgos laborales no previstos o evaluados, y preocupan las consecuencias del aislamiento del trabajador respecto del resto del equipo, la falta de comunicación, la ruptura de la cultura corporativa o incluso problemas de competencia desleal.

Desde un punto de vista individual, se advierte de la dependencia que puede crear en el empleado el uso continuo de las tecnologías, así como la aparición de síntomas relacionados con el estrés o la ansiedad producto del estar conectado sin respetar los descansos establecidos. Por eso, es importante gestionar en los empleados vinculados al SMART WORKING el llamado “Derecho a la Desconexión”, de modo que exista una separación real entre su ámbito personal y el profesional.

IV.- EL FUTURO DEL SMART WORKING: ACCIONES

Resulta evidente que el futuro del Trabajo Ágil o Inteligente pasa, en primer lugar, por la necesidad de su regulación legal o, cuando menos, su control por la negociación colectiva. A pesar del papel preponderante que la autonomía de las partes va a tener en la configuración de esta relación laboral, existen determinados aspectos, formales y sustanciales, que deben ser regulados con carácter general. En este sentido, cabe hacer mención de las garantías salariales, el poder disciplinario del empresario, la delimitación de los tiempos de trabajo, el descanso y el derecho a la desconexión, o la seguridad en el trabajo, entre otras características.

Pero, además de las medidas normativas que se adopten en orden a la tutela de los derechos de los trabajadores vinculados al SMART WORKING, lo cierto es que, como hemos visto, son muchos los riesgos que asumen las empresas con la implementación de este tipo de trabajo asociado al uso masivo de las TIC, y, en este sentido, han de desplegar una doble vigilancia para evitar los daños económicos y reputacionales que pueden derivarse del inadecuado uso de la tecnología:

• A nivel de protección frente al riesgo tecnológico, velando por la protección de su información sensible o confidencial. Así, las empresas deberán adoptar medias de seguridad informática que protejan su infraestructura tecnológica o Hardware.
• A nivel de las aplicaciones informáticas o Software puestas a disposición de los trabajadores, permitiendo su acceso exclusivamente a las personas autorizadas (creación de usuarios y contraseñas, antivirus, cifrado de la información etc.)

En este sentido, resultará fundamental que las empresas, con carácter previo a poner a disposición de sus empleados estas TIC, realicen una labor de formación tecnológica para evitar las fugas de información y pérdida de confidencialidad, así como advertirles de los riesgos derivados de un uso inadecuado de la tecnología. Igual de importante resultará la implementación de medidas de cumplimiento de las normas y la política interna en materia de uso de las herramientas tecnológicas y la seguridad informática, que permitan el adecuado control por parte del empresario de estos medios sin que se produzcan intromisiones o vulneraciones en los derechos individuales de los trabajadores, como la dignidad, la intimidad o el secreto de las comunicaciones.

CONCLUSIONES

El SMART WORKING es una realidad, un fenómeno ya existente que viene de la mano del desarrollo tecnológico y un nuevo planteamiento de las relaciones laborales basado en los resultados, la flexibilidad, la autonomía y la confianza. Las firmas jurídicas comienzan a adoptar paulatinamente este tipo de medidas de Trabajo Ágil o Inteligente, puesto que las ventajas son mutuas para la compañía y sus profesionales. Los despachos obtienen ventajas económicas derivadas del mayor rendimiento y eficacia del trabajo de sus empleados, así como del control de costes relacionado con la gestión del espacio y el ahorro energético. Los profesionales pueden conciliar con mejores resultados los tiempos de vida y de trabajo, lo que redunda en una mejor gestión de su tiempo y, en definitiva, en una mayor productividad. Movilidad, flexibilidad horaria y comunicación permanente son las claves. No obstante, los riesgos asociados a la tecnología preocupan especialmente a los despachos de abogados, dada la importancia que para esta actividad tiene el mantener en todo momento la confidencialidad de la información que los clientes depositan en nosotros, y la dificultad de controlar a empleados y profesionales que, de manera más o menos habitual, puedan prestar sus servicios fuera de los locales de la firma. Como hemos visto, es preciso que se acometa la regulación legal de esta figura específica para dotar de seguridad jurídica a esta modalidad laboral.

No obstante, para obtener beneficios reales del SMART WORKING, las firmas jurídicas, sector aún muy rígido y eminentemente presencialista, deben asumir los cambios que la introducción de la tecnología comporta en la estructura de la empresa y las nuevas habilidades que han de ser puestas en valor para sacar las mayores ventajas de su aplicación. En este sentido, resulta imprescindible cambiar el modelo de gestión de la firma, pasando del actual y más aceptado, de presencia, al de eficiencia. La cultura de aportación de horas de trabajo debe sustituirse por la de cumplimiento de objetivos claros y medibles, aprovechando para ello las inmensas oportunidades que las TIC ponen a nuestra disposición.

La gestión inteligente de nuestros despachos deviene imprescindible en una economía netamente digital y en un mundo altamente globalizado.