Las 7 claves para fortalecer o desarrollar un Plan de Continuidad por pandemia

• BDO ha elaborado una guía que ayuda a las empresas a fortalecer o construir un plan efectivo frente a pandemias
• La continuidad del negocio dependerá del grado de organización que cada empresa haya desarrollado ante posibles riesgos catastróficos y, entre ellos, los derivados de una pandemia
• El COVID-19 obliga a dar prioridad a la revisión o creación de Planes de Continuidad en las empresas

La preparación frente a una pandemia es un escenario relativamente común en los planes de Continuidad de Negocio. BDO, una de las mayores firmas globales de servicios profesionales, han lanzado una guía de apoyo para ayudar a las empresas a fortalecer o desarrollar sus planes de continuidad ante un escenario como el del coronavirus (Covid-19), ya que se deben considerar varias premisas diferentes a las que se venían contemplando hasta ahora.

Durante los tres meses transcurridos desde la expansión del coronavirus, se han dado a conocer progresivamente los impactos en las empresas. Algunos de estos impactos incluyen los resultados de la aplicación de los planes de continuidad de negocio por parte de las organizaciones.

Una de las lecciones que nos ha dejado la situación de crisis sanitaria actual es que, a partir de ahora, cualquier Plan de Contingencia y de Continuidad de Negocio deberá incluir entre sus medidas extraordinarias una partida económica para proteger al personal y a los clientes durante la pandemia, pero hay muchas más medidas para controlar el riesgo de forma efectiva.

Para Enric Doménech, socio de Risk Advisory de BDO: “Es evidente que los riesgos vinculados a grandes acontecimientos no esperados, los llamados cisnes negros, están entre los principales riesgos para las organizaciones. Y el Plan de Continuidad de Negocio debe considerar riesgos de pandemia en donde se definirán las funciones que se consideren esenciales y/o críticas en la empresa y necesarias para mantener la operatividad y productividad”.

Según BDO, el Plan de Continuidad de Negocio es un plan operativo que implica garantizar que las funciones críticas de una empresa pueden recuperarse y restaurarse ante un desastre natural, fallos tecnológicos, errores humanos o cualquier interrupción súbita de los procesos. Deberá cuantificar el personal y las actividades imprescindibles para la continuidad del negocio, considerando las ausencias de trabajadores en todos los niveles de la organización, dado que el virus tiene un lato grado de contagio que deja poco tiempo para ejecutar acciones de contención y protección hacia el personal.

Las pandemias suelen tener carácter global, por lo que es necesario considerar que el escenario de crisis estará difundido geográficamente y que podrá extenderse en el tiempo. Enric Doménech sostiene que: “Dado que una pandemia afecta directamente a las personas, las empresas tendrán un papel primordial en la protección de la salud y seguridad de sus empleados y en los esfuerzos por limitar el impacto negativo en la economía y la sociedad”.

Para BDO, el primer paso para poder determinar los procesos críticos de una empresa es realizar el Análisis de Impacto del Negocio (BIA, por sus siglas en inglés), en el cual se definirán, en detalle, aquellas funciones dentro de las organizaciones que se consideren esenciales para mantener la productividad de la empresa en niveles aceptables durante la epidemia.

Una vez que se designa a un coordinador y a un equipo con responsabilidades y funciones bien definidas, BDO aconseja en su guía que los actuales y futuros planes de continuidad de negocio tienen que contemplar siete factores clave:

1. Asignación económica extraordinaria para proteger al personal y a los clientes durante la pandemia

• Poner a disposición de los empleados suficiente material para el control del virus: productos para la higiene de las manos, pañuelos desechables…
• Asegurarse de que los empleados tengan acceso a consultas y consejos médicos durante una emergencia.
• Contemplar posibles necesidades de apoyo psicológico que les ayude a superar la situación generada, gestionar la cuarentena, posible duelo…

2. Preparación para el impacto de una pandemia en la organización

• Designar a un coordinador y a un equipo con responsabilidades y funciones bien definidas para elaborar y mantener actualizado el plan de actividades específicas para hacer frente a la pandemia en la organización.
• Determinar áreas y empleados esenciales y/o críticos, así como productos y servicios fundamentales necesarios para no interrumpir la continuidad de negocio.
• Estipular los impactos que tendrían las medidas de control emitidas por organismos de salud y por las decisiones tomadas por el gobierno (por ejemplo, el teletrabajo, cierre de fronteras, aislamiento…).
• Elaborar y actualizar periódicamente un plan de comunicación para casos de emergencia. Debe indicar el nombre de las personas a contactar, incluyendo proveedores y clientes.
• Implementar procedimientos de desinfección en las instalaciones.

3. Preparación para el impacto de una pandemia en los empleados, clientes y proveedores

• Prepararse para la ausencia prolongada de empleados por enfermedad personal o en la familia, por la aplicación de medidas de contención o por la interrupción del transporte público.
• Mantener estrechos canales de comunicación con empleados y colaboradores garantizando que conozcan de primera mano la estrategia, decisiones y ayudas que se vayan poniendo a su disposición.

4. Establecimiento de medidas de contingencia para la pandemia

• Contar con un Equipo de Respuesta a Contingencias que establezca la estrategia y marque los objetivos del plan de emergencia.
• Implementar políticas con respecto a compensación por enfermedad.
• Activar protocolos que permitan prevenir la propagación del virus en el lugar de trabajo.
• Habilitar procedimientos para que los empleados puedan trabajar desde casa o tener un horario flexible.

5. Culturización y/o educación de los empleados y esquemas de comunicación con ellos

• Establecer y difundir programas y materiales con información básica sobre la pandemia, así como estrategias de protección y el cuidado en casa.
• Prever situaciones de temor y ansiedad, rumores e información errónea.

6. Coordinar actividades con otras empresas y/u organizaciones

• Colaborar con los organismos de salud pública y protección civil para darles a conocer los planes de preparación que tiene la empresa.
• Informar a los organismos públicos sobre los recursos y los servicios con los que podría contribuir.

7. Vuelta a la normalidad

• Siguiendo las recomendaciones e indicaciones de las autoridades y organismos de salud pública, vuelta progresiva de los empleados a sus centros de trabajo.
• Establecer protocolos y canales de comunicación y ayuda que garanticen la atención a empleados y familiares ante posibles secuelas postpandemia.
• Hacer balance de daños para la superación del impacto económico.
• Obtención de lecciones aprendidas y actualización de las actividades del plan de continuidad donde proceda.

En opinión de Enric Doménech, socio del área de Risk Advisory de BDO: “Es evidente que los denominados cisnes negros (sucesos impredecibles de gran impacto), suceden con más frecuencia y no podemos pensar que no volverán a suceder, por lo que la gestión de riesgos para las empresas no debería ser una cuestión exclusivamente orientada a la salvaguarda del valor de la compañía de los potenciales efectos adversos que puedan provocar los diferentes riesgos a los que se enfrentan, sino que debería ir enfocada a maximizar el valor de la misma mediante una priorización adecuada y su consideración en las decisiones estratégicas que se tomen”.

Y añade: “Garantizar la efectividad de los planes de continuidad pasa por su revisión y fortalecimiento periódico. El Covid-19 otorga prioridad -por su carácter estratégico- a los Planes de Continuidad del Negocio en las empresas que no dispongan de ellos o no los tengan actualizados y probados”.