Saque más partido a su despacho

¿Se ha parado a pensar en las piezas de mobiliario que tiene en su oficina? ¿Cuántas veces se ha planteado la necesidad de modificar su espacio de trabajo para un nuevo uso, organización, o para las nuevas tecnologías y equipos informáticos y no ha podido por ser un sistema muy rígido y no flexible?

Quizás usted tenga buenas piezas pero, sin embargo, puede que estén muy mal dispuestas.

El mobiliario de una oficina, además de ayudar a distribuir y sacar máximo partido a los diferentes espacios, es el elemento esencial para conseguir algunos de los aspectos básicos para el trabajador y muy importantes frente a un cliente tales como: funcionalidad, ergonomía y bienestar, que se traduce finalmente en un buen rendimiento, imagen personificada y coherente con nuestra marca y los valores del despacho que queremos proyectar frente al cliente.

Si analiza los diferentes elementos del mobiliario que dispone, posiblemente, el resultado sea un recorrido histórico de las herencias que usted habrá recibido (mesas de estilo castellano, arcones y láminas del s. XVIII, vitrinas de caoba con tallados barrocos, etc.),  y otras urgencias que habrá tenido que adquirir en alguna gran superficie con muebles de oficina de ocasión a precio de coste y que no responden a un buen diseño.

Posiblemente pensará que me refiero a que alguien le diseñe los muebles a medida y los fabrique un ebanista de máxima calidad con un resultado de imagen moderna y muy luxury. No se trata de estrujarse el bolsillo, sino más bien la cabeza y, en la medida de lo posible, con la ayuda de un profesional que detecte el problema, lo analice y le proponga una solución.

La manera de organizar el mobiliario deberá girar en torno a una premisa: la flexibilidad. Los diferentes elementos, además de ser funcionales, crear imagen y aportar belleza se deben poder combinar para afrontar diversas situaciones organizativas y adaptarse al cambio de nuevas formas de trabajo.

Hagamos un recorrido por cuatro importantes salas de su despacho:

La recepción

Recordemos que la percepción de un cliente hacia su despacho se ve condicionada desde el primer momento en que éste accede al vestíbulo del inmueble hasta que el abogado le atiende en su mesa de reuniones.

Es indispensable que el espacio de recepción, además de ser espacioso para poder recibir y despedir a varias personas a la vez, disponga de dos o tres sillas de líneas sencillas junto a un pequeño mueble de apoyo. Así podrá dejar en el mismo algún sobre o papel que requiera de una consulta o firma puntual en el caso de que aparezca algún mensajero con él y no haga falta hacerle pasar hasta la sala de trabajo.

También es indispensable contar con la presencia de algunos complementos (paragüero, perchero, mesita baja auxiliar…) que permitan al cliente despojarse de ciertas prendas mientras espera a que le hagan pasar.

Es de vital importancia la elección que haremos de la mesa y la silla de recepción:

La mesa, además de estar impecablemente ordenada para dar una buena impresión al cliente, deberá estar equipada con los accesorios necesarios para ocultar los tan aparatosos cables del ordenador, la impresora, el teléfono, la lámpara de escritorio…, etc,. Además, deberá disponer de un faldón frontal para evitar que la persona que atienda a los clientes tenga que estar pendiente de la postura de sus piernas.

En cuanto a la silla, uno de los requisitos esenciales que debe cumplir hoy en día toda silla de oficina es que se adapte a la forma corporal de cada usuario sin que su apariencia sea algo «ortopédica». Por ello intentaremos que todos sus mecanismos sean prácticamente invisibles y formen parte de un elegante diseño.
Tengamos en cuenta que existen en el mercado infinidades de modelos de sillas de todas las marcas y que todas ellas reúnen prácticamente las mismas características. No obstante, no todas responden bien al paso del tiempo, por lo que deberemos informarnos y comprobar cuál de ellas responde a un buen diseño y mantenimiento conservando sus funciones inalterables.

Tanto para la mesa como para las sillas de este primer espacio le daremos especial importancia a que su forma estética y a que su color forme parte de la identidad de la oficina o despacho.

Área general de trabajo

Además de resolver la capacidad distributiva y organizativa del espacio, deberemos tener muy en cuenta que la elección y disposición de mesas y sillas operativas que hagamos influirá en el rendimiento de los trabajadores.

Atendiendo a la premisa de flexibilidad, las mesas deberán estar compuestas de canales y pasa-cables para electrificación, así como de los accesorios y complementos necesarios para los diferentes equipos informáticos sin que éstos nos condicionen los posibles cambios de distribución en un futuro.

Intentaremos igualar en color todas las mesas, a fin de que éste tampoco nos condicione ni para cambios organizativos ni para la imagen de la marca. Usaremos un color claro (preferiblemente blanco) que no canse con el paso del tiempo y que sirva de fondo a todo el colorido del material en papel y de archivo que estaremos obligados a tener  a la vista.

El número de patas debe poder economizarse cuando haya que utilizar más de un tablero y éstas deberán ser regulables en altura y anchura. Los componentes modulares deberán ser ligeros y diseñados con piezas que permitan realizar las operaciones de montaje y desmontaje, incluso, sin necesidad de herramientas.

Será de vital importancia que, una vez elegido el color de las mesas, controlemos la cantidad de luz con la que vamos a trabajar para evitar posibles jaquecas o vista cansada. Si esta área la podemos disponer en una de las zonas del despacho con mayor entrada de luz natural, mucho mejor, aunque deberemos controlar que ésta no incida demasiado en las pantallas del ordenador y nos entorpezca la visión.

Los armarios y estanterías de diversas alturas y anchuras deberán ofrecer un amplio abanico de posibilidades a la hora de configurar la distribución de la oficina. Éstos deberán tener un modulaje tal que permita variar su composición según se desee mayor o menor privacidad o separación entre equipos de trabajo.

En cuanto al tipo de silla, en este caso, podremos restarle importancia a su forma estética (sin olvidarnos de ella, por supuesto) para dar mayor énfasis a su ergonomía. Si el trabajador se siente cómodo, mejorará el rendimiento de su trabajo.

Su asiento deberá facilitar una correcta circulación sanguínea de las extremidades inferiores además de disponer de unos reposa-brazos regulables en anchura, orientables hacia el teclado y que se puedan deslizar hacia atrás para acercarse a la mesa.

A ser posible, el tejido de la silla será de malla perforada transpirable (algunas firmas de mobiliario lo definen con la palabra «skin»). Dicha malla se usa básicamente en los respaldos y su acabado es algo transparente, de tacto suave, elástico y de fácil limpieza. Éste, a la vez de resultar estéticamente actual, reúne las condiciones para unas excelentes propiedades de ventilación y circulación de aire.

Sala de reuniones

En la sala de reuniones, al tener que tratar temas delicados que requieren de gran concentración, es conveniente evitar cualquier tipo de decoración superflua que pueda distraer a nuestro cliente, por lo que intentaremos crear un ambiente más bien sobrio y tranquilo.
En este caso, además de elegir un tamaño generoso para la mesa en la que tendrán que reunirse en muchas ocasiones un grupo de personas, le daremos también mucha importancia a su color y al tipo de iluminación que se refleje sobre ella.

No es recomendable que el material elegido para dicha mesa sea el vidrio, ya que después de cada reunión siempre se verá sucia por las huellas de los dedos. Si es necesario, la mesa dispondrá de uno o dos registros para electrificación que nos permita el uso de algún ordenador portátil.

Las sillas de reuniones para la mesa (denominada «silla de conferenciante») deberán tener el movimiento sincronizado, sin ruedas y posición de retorno, es decir, que la silla acompañe nuestro movimiento además de que gire para volver a su posición original. Por ello siempre quedará la silla bien colocada junto a la mesa y no tendremos que preocuparnos de colocar la sala después de cada reunión previa a cualquier otra con un nuevo cliente. También cuidaremos la imagen de ésta, con un toque de distinción.

Para poder organizar fácilmente reuniones espontáneas con un grupo de gente mayor que el número de sillas que dispongamos, reservaremos en una zona más discreta y apartada de la sala sillas para visitante apilables y con ruedas. Las hay de formas reducidas y sencillas acordes con la sobriedad de la mayoría de las oficinas.

Despacho del abogado

Seguramente sea la sala más íntima de toda la oficina y la que revele con mayor intensidad la personalidad del abogado.

Al ser este espacio de trabajo normalmente de dimensiones más reducidas que el resto de las salas de reunión y de trabajo, será importante no cargar el ambiente con muchos tipos de mobiliario ni recuerdos de antaño. Así daremos mayor sensación de amplitud pero sin que éste pierda el tono más íntimo que hará que el cliente sienta proximidad hacia su abogado.

Además de la mesa y silla de trabajo, se colocará uno o dos muebles de apoyo como máximo. Si el espacio lo permite, también una zona más relajada y personal compuesta por unas butacas y mesa auxiliar con el fin de poder mantener una conversación más distendida y evitar que el cliente se pueda sentir como en la consulta de un médico. Todo ello teniendo en cuenta que no sean elementos pesados que carguen el espacio de trabajo, sino más bien que predomine la ligereza estética.

La mesa deberá, también, incluir los soportes ocultos para la electrificación con un elemento técnico bajo el tablero, además de un soporte para el  equipo informático y alguna cajonera colgante o independiente. Actualmente existen en el mercado novedosos acabados para los sobres de las mesas en laminados de diferentes colores o maderas barnizadas, vidrio esmerilado, lacados y atractivas combinaciones de materiales que dotarán a nuestro espacio de trabajo de un lugar práctico y confortable.

En cuanto a la silla de ejecutivo, ésta deberá tener un toque de distinción y el movimiento sincronizado, el respaldo alto, cómodo y acolchado que permita tener una erguida y correcta posición frente al cliente.

La elección de los colores también se regirá por la imagen de marca, pero sin caer en excesos; es preferible mantener una unidad más homogénea de colores claros y neutros con algún detalle que identifique la marca, y no confundir al cliente al intentar convertir toda la oficina en una empresa de comunicación o franquicia de alimentación.

Resumiendo, el mobiliario de una oficina no es solamente un soporte de las funciones que realizamos cotidianamente, sino que es una extensión física a nuestra personalidad.

Si hay un aspecto a valorar y a destacar del colectivo de abogados por encima de otros profesionales, es el especial cuidado que tanto ellas como ellos prestan de la imagen de sus trajes y complementos en el momento de presentarse frente a un cliente.
Por ello, no se debe olvidar que la percepción del cliente hacia su abogado no se limita a la propia vestimenta, pues también aprecia y busca la coherencia con el ambiente del mobiliario y otros complementos de la oficina que le acoge en ese mismo instante.

Curiosamente prestamos mayor atención al cambio diario de vestuario y, con frecuencia, olvidamos los aspectos que hemos repasado a lo largo de este artículo y que pueden ayudar a mejorar sustancialmente la imagen  profesional que usted desea proyectar.

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