Cómo nombrar los archivos para encontrarlos rápidamente y ahorrar tiempo
Usar una nomenclatura simple y lógica permite al abogado centrarse en las tareas importantes y guardar todos los documentos de un caso de manera ordenada
(Imagen: E&J)
Cómo nombrar los archivos para encontrarlos rápidamente y ahorrar tiempo
Usar una nomenclatura simple y lógica permite al abogado centrarse en las tareas importantes y guardar todos los documentos de un caso de manera ordenada
(Imagen: E&J)
En el ámbito legal donde cada segundo se aprecia, encontrar documentos que no están bien ordenados es algo retrasa las tareas que realmente importan. Los abogados manejan una cantidad considerable de información diaria: proyectos, contratos, demandas, escritos, informes, comunicaciones con clientes y mucho más. Por ello, si estos documentos no están estructurados de tal manera que puedan ser fácilmente localizados, entonces las horas gastadas en busca de cierta documentación pueden acumularse y conllevar, directa e inmediatamente, a afectar a la producción y la calidad del servicio.
La solución a este problema es establecer un formato estándar para denominar los archivos. Aunque resulte una tares sencilla, es mucho más útil de lo que parece, ya que te ayuda a encontrar cualquier archivo en menos de un minuto. Para ello debemos pensar en una nomenclatura que sea sencilla, ordenada y lógica, de tal manera que solo con leerlo sepamos cuálel contenido de ese archivo. Normalmente este tipo de archivos se suelen nombrar de la siguiente manera: [Nombre del cliente] [Tipo de documento] [Fecha en formato AAAA-MM-DD].
El primer elemento mencionado debe ser el nombre del cliente ya que es más rápido localizar todos los documentos relativos a un caso o a una persona. Aunque, si en una carpeta hay varios documentos de distintos clientes, entonces se organizarán automáticamente los expedientes por orden alfabético. De manera que puedes tener todo a mano con un sistema simple y sin abultar.
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