Consejos clave para manejar las visitas inesperadas de clientes al bufete
Te damos los ‘tips’ esenciales para no perder tiempo y ayudar al cliente cuando acude al despacho por una urgencia
(Imagen: E&J)
Consejos clave para manejar las visitas inesperadas de clientes al bufete
Te damos los ‘tips’ esenciales para no perder tiempo y ayudar al cliente cuando acude al despacho por una urgencia
(Imagen: E&J)
Una parte inevitable del mundo jurídico son las visitas inesperadas de clientes al bufete. Muchas veces aparecen nuevos clientes en busca de asesoramiento o clientes del despacho que tienen alguna duda del caso, una urgencia o simplemente, una necesidad de contacto inmediato. Estas situaciones son complicadas de manejar y, sin embargo, hacerlo de manera eficiente es clave para mantener un balance entre ofrecer atención de calidad a los clientes y preservar la productividad. Por ello es necesario establecer límites claros y protocolos específicos para transformar lo que en un primer momento puede parecer un obstáculo, en una oportunidad.
Establecer un tiempo límite para las visitas sin cita previa es el primer paso para organizar la agenda del abogado en estos casos. Se debería dedicar unos 10 minutos, que es el tiempo perfecto para atender las inquietudes iniciales del cliente y evaluar rápidamente la naturaleza de su solicitud. En esos 10 minutos, más o menos, se debe comunicar al cliente sobre está política para que pueda gestionar sus expectativas, por eso mensajes claros como: “Estoy encantado de que haya venido. Tengo 10 minutos disponibles para escucharlo y, si el tema requiere más tiempo, podemos programar una reunión en profundidad” que demuestra la disposición para ayudar, mientras se establecen límites razonables.
El objetivo principal en estos encuentros breves es identificar la urgencia y la complejidad del asunto. En algunos casos la interrogativa del cliente se puede resolver fácilmente en esos 10 minutos, pero en muchas otras ocasiones, el tema requiere un análisis detallado o implica la revisión de algún documento importante. En ese caso, es mejor no intervenir rápido y mal. En su lugar, se debería agendar una reunión más extensa para tratar el asunto.
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