El cierre registral de las sociedades mercantiles ¿qué es, cuáles son sus consecuencias y cómo solucionarlo?

Por Patricia Aira González – Abogada y Socia Fundadora de Pactaria, Legal & Consulting/, Profesora Asociada de la Universidad de Oviedo y colegiada en el Ilustre Colegio de Abogados de Madrid (Col. 79391).

Por Ornella Díaz González – Abogada de Pactaria, Legal & Consulting.

RESUMEN

El presente artículo trata sobre el cierre de la hoja registral titularidad de una sociedad en el Registro Mercantil, analizando el tema y su normativa aplicable desde distintas perspectivas: concepto, causas que lo provocan, consecuencias y sanciones, así como posibles soluciones para resolverlo.

SUMARIO

1. Qué es el cierre de la hoja registral
2. Tipos de cierre de la hoja registral
3. El supuesto de cierre de la hoja registral por impago de impuestos estatales o baja en el Índice de Entidades
4. El supuesto de cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas anuales
5. Consecuencias jurídicas del cierre de la hoja registral y posibles sanciones
6. Mecanismos de reapertura de la hoja registral

1. ¿QUÉ ES EL CIERRE DE LA HOJA REGISTRAL?

En primer lugar, debemos tener en cuenta que el Registro Mercantil funciona mediante el sistema de “hoja personal”, tal y como se indica en el artículo 3 del Reglamento del Registro Mercantil (“RRM”/). Esto quiere decir que, en el momento en que un sujeto (persona jurídica) realiza su primera inscripción en el Registro Mercantil, se abre una hoja numerada a su nombre en el Registro Mercantil y a partir de ese momento, será en esa hoja en la que se practicarán todos los asientos posteriores relativos a ese sujeto en concreto. En este sentido y en línea con lo anterior, cuando se produce el cierre de la hoja registral de una persona jurídica, ello implica la imposibilidad general de seguir inscribiendo actos en la hoja registral de dicha persona jurídica (aunque se autoriza la inscripción de algunos que enumera el RRM, como veremos más adelante).

2. TIPOS DE CIERRE DE LA HOJA REGISTRAL

• Según la causa de cierre de la hoja registral

Existen varios motivos que provocan el cierre de la hoja registral, entre los que destacan los siguientes:

(i) Falta de depósito de las cuentas anuales.

(ii) Falta de adaptación de estatutos en las sociedades anónimas.

(iii) Impago de impuestos estatales.

(iv) Liquidación y posterior disolución de la sociedad.

• Según las consecuencias jurídicas del cierre de la hoja registral

• Parcial: en este supuesto, y aunque la hoja registral de la sociedad está cerrada, cabe practicar la inscripción únicamente de ciertos actos jurídicos enumerados de forma concreta en el RRM/, como los relacionados con, entre otros, el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes. Se produce como consecuencia de la falta de depósito de las cuentas anuales de la sociedad durante el plazo legalmente establecido (RRM, artículo 378/).

• Total: en este caso, no cabe practicar inscripción alguna mientras no se solvente la situación que dio lugar al cierre de la hoja registral, y por lo tanto sus efectos son considerados plenos. Se produce por los siguientes motivos:

(i) Cuando se reduce el capital social de una sociedad a una cifra inferior al mínimo legalmente establecido.

(ii) Como consecuencia de la inscripción de la sentencia que ordene a una sociedad o entidad inscrita el cambio de denominación.

Este tipo de cierre durará, en el primer supuesto hasta que se inscriba la escritura de aumento de capital hasta la cantidad necesaria y, en el segundo supuesto, hasta la fecha en la que se inscriba la nueva denominación social de la sociedad afectada.

• Tipos de cierre de la hoja registral según su duración

• Provisional: en este supuesto, el cierre de la hoja registral es reversible, y por lo tanto cabe la posibilidad de reabrir la hoja registral, previo cumplimiento de una serie de requisitos que se prevén a estos efectos en la normativa aplicable. El cierre de la hoja registral será provisional en todos los supuestos, excepto en el que se produzca como consecuencia de la disolución de la sociedad afectada, al que nos referiremos en el apartado siguiente.

• Definitivo: en este supuesto no cabe, con carácter general, reabrir la hoja registral de la sociedad afectada. Se produce como consecuencia de la liquidación y posterior disolución de la sociedad, regulada por el RRM (artículos 243 y siguientes/).

3. EL SUPUESTO DE CIERRE DE LA HOJA REGISTRAL POR IMPAGO DE IMPUESTOS ESTATALES O BAJA EN EL ÍNDICE DE ENTIDADES

De acuerdo con el artículo 118 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades/ (la “Ley del Impuesto sobre Sociedades”): “En cada Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se llevará un índice de entidades en el que se inscribirán las que tengan su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial”.

En el momento en que el pago de los impuestos correspondientes a una sociedad se declare fallido (es decir, cuando no se haya hecho frente al pago de los impuestos estatales o autonómicos correspondientes) o, cuando la entidad no haya presentado declaración correspondiente al Impuesto de Sociedades durante tres periodos impositivos consecutivos, la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, previa audiencia de los interesados, dictará acuerdo de baja provisional que notificará al Registro Mercantil (art. 119 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades/).

En ese momento, el Registrador Mercantil competente procederá al cierre provisional de la hoja mediante la incorporación de una nota marginal en la hoja registral de la sociedad afectada. En este caso, y tal y como menciona de forma expresa el artículo 96 del RRM/: “Practicado en la hoja registral el cierre a que se refieren los artículos 276 y 277 del Reglamento del Impuesto de Sociedades, sólo podrán extenderse los asientos ordenados por la autoridad judicial o aquellos que hayan de contener los actos que sean presupuesto necesario para la reapertura de la hoja, así como los relativos al depósito de las cuentas anuales”.

Es decir, una vez cerrada la hoja registral por baja en el índice de Entidades, únicamente podrán inscribirse los actos necesarios para la reapertura de la hoja y los de depósito de cuentas anuales, quedando prohibida la inscripción de cualquier acto jurídico diferente de los anteriores.

4. EL SUPUESTO DE CIERRE DE LA HOJA REGISTRAL POR FALTA DE DEPÓSITO DE LAS CUENTAS ANUALES

El cierre registral en este caso se deriva de lo dispuesto en el artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital/ (la “Ley de Sociedades de Capital”) y el artículo 378 del RRM:

“El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista”.

Este supuesto tiene lugar cuando no se depositan las cuentas anuales de una sociedad en el periodo de un año posterior a la fecha de cierre del ejercicio social.  Nos encontramos en este caso ante un cierre parcial, es decir, que no se limita totalmente la inscripción de actos jurídicos en la hoja registral, puesto que pueden inscribirse los siguientes actos y documentos jurídicos: “títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa”.

Por otra parte, debemos tener en cuenta que no todas las situaciones de falta de depósito de cuentas anuales dan lugar al cierre de la hoja registral. Así, cuando ésta se produzca como consecuencia de la falta de aprobación de las cuentas anuales en la junta general de la sociedad, no procederá el cierre de la hoja registral/. En este último caso, será precisa la acreditación de la falta de aprobación de las cuentas anuales mediante certificación del órgano de administración de la entidad con firmas legitimadas, indicando la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación de dichas cuentas anuales. La permanencia de esta situación debe justificarse cada seis meses.

5. CONSECUENCIAS JURÍDICAS DEL CIERRE DE LA HOJA REGISTRAL Y POSIBLES SANCIONES

Además de la consecuencia general – en algunos supuestos – consistente en la imposibilidad de inscribir actos en la hoja registral de la sociedad afectada por el cierre, existen otras consecuencias jurídicas relevantes que deben ser tenidas en cuenta:

• Responsabilidad del administrador

En primer lugar, debe tenerse en cuenta que el cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas anuales puede ser utilizado como una herramienta para incoar una acción de responsabilidad dirigida hacia la figura del administrador de la sociedad.

En este sentido, la Sala 1ª del Tribunal Supremo, en sus sentencias de 26 de abril de 2005 y 20 de junio de 2005, ha establecido que la falta de presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil sólo puede servir como base para una acción individual de responsabilidad contra el administrador, si está conectada con el daño que alega el demandante/.

En línea con la línea jurisprudencial iniciada por el Tribunal Supremo en el año 2005, en 2018, la Sección nº 28 de la Audiencia Provincial de Madrid, en su sentencia nº 411/2018, de 13 de julio de 2018/, concluyó que “el incumplimiento de una obligación social, como lo es la de depositar las cuentas, no podría ser, por sí mismo, un dato determinante de la responsabilidad del administrador (…)”. Sin embargo, a continuación la misma sentencia reconoce igualmente que: “La falta de depósito de las cuentas puede constituir un valioso indicio que, en conjunción con otros, puede llegar a tener trascendencia en la exigencia de responsabilidad (…) lo cual no es incompatible con que le estemos negando la condición de motivo directo para sustentar la exigencia de responsabilidad civil indemnizatoria”.

• Régimen sancionador

En segundo lugar, y tal como se establece en la Ley de Sociedades de Capital, el cierre de la hoja registral puede devengar una sanción administrativa, esto es, una multa, impuesta por el Instituto Nacional de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (“ICAC”). Esta multa puede imponerse en una horquilla entre 1.200 y 60.000 Euros (según el tamaño de la sociedad afectada), aunque la cifra podría elevarse hasta los 300.000 Euros en el caso de que el volumen de facturación de la sociedad sea superior a los 6.000.000 Euros anuales/.

6. MECANISMOS DE REAPERTURA DE LA HOJA REGISTRAL

• Baja en el Índice de Entidades (falta de pago de impuestos)

Para reabrir la hoja registral, en primer lugar, deberá liquidarse la deuda correspondiente con la Agencia Tributaria y, además, deberá presentarse un escrito dirigido a la Agencia Tributaria en la que se solicite el alta en el Índice de Entidades. Una vez se haya realizado este trámite, la Agencia Tributaria notificará al Registro Mercantil tal circunstancia y el Registrador Mercantil competente procederá a la reapertura de la hoja registral.

• Falta de depósito de cuentas anuales

En este caso, se producirá la reapertura de la hoja registral una vez depositadas en el Registro Mercantil las cuentas anuales relativas a los tres últimos ejercicios de la sociedad afectada. La necesidad de depositar las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios se menciona de forma expresa en la Resolución de 23 de noviembre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado/  que establece que: “Para reabrir la hoja registral y poder inscribir los documentos que se presenten, será necesario depositar los tres últimos ejercicios“.

Además, cabe destacar que, conforme al criterio de la Dirección General de los Registros y del Notariado/, no será suficiente con la mera realización del depósito de las cuentas anuales, sino que se exigirá también que el mismo sea correcto.

/  Pactaria, Legal & Consulting es una firma que presta servicios legales y de consultoría a nivel global desde su sede en Oviedo (Principado de Asturias). Para más información véase su página oficial en Internet en el siguiente enlace: www.pactaria.com.

/  Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil. Boletín Oficial del Estado número 184, de 31 de julio de 1996. Artículo 3. Disponible para su consulta en el siguiente enlace oficial en Internet del Boletín Oficial del Estado: << https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1996-17533>>. Referencia del 3 de septiembre de 2019.

/ Ibid. Artículo 378.

/ Ibidem.

/ Ibid. Artículos 243 y siguientes.

/ Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades. Publicada en el Boletín Oficial del Estado número 288, de fecha 28 de noviembre de 2014. Artículo 118.

/[7] Ibid. Artículo 119.

/ Reglamento del Registro Mercantil. Op. Cit. Artículo 96.

/ Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. Publicado en el Boletín Oficial del Estado de número 161 de fecha 3 de julio de 2010. Artículo 282. Reglamento del Registro Mercantil. Op. Cit. Artículo 378.

/ Reglamento del Registro Mercantil. Op. Cit. Artículo 378.5.

/ Sentencias de la Sala 1ª del Tribunal Supremo de fechas 26 de abril de 2005 y 20 de junio de 2005.

/ Sentencia 411/2018 de la Audiencia Provincial de Madrid, Sección nº 28, de 13 de julio de 2018.

/ Ley de Sociedades de Capital. Op. Cit. Artículo 283.

/ Resolución de 23 de noviembre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en el recurso interpuesto contra la nota de calificación extendida por la registradora mercantil y de bienes muebles II de Barcelona, por la que se suspende la inscripción del cese de dos administradores solidarios de una sociedad. Publicada en el Boletín Oficial del Estado número 302, de fecha 15 de diciembre de 2016.

/ Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 3 de octubre de 2005 y 8 de febrero de 2010.