El registro de jornada, fundamental para asegurarse de que la empresa cumple sus obligaciones

El registro diario de la jornada laboral es uno de los focos de la Inspección y se ha convertido en un elemento fundamental para asegurarse de que la empresa cumple todas sus obligaciones. Además, puesto que es una exigencia legal, puede ser el momento idóneo para apostar por la digitalización para cumplir con esta obligación.

Esta es una de las cuestiones que han sido tratadas en el marco la jornada SincroGO Smart Talks, organizada por la consultora SincroGO y que en esta ocasión se ha centrado en el registro de jornada (criterio de la Inspección y jurisprudencia) y la digitalización en la gestión de personas, o cómo cumplir con la normativa laboral aunando además las políticas de dirección estratégica del personal.

En la jornada han participado como ponentes Carlos María Ruiz, CEO de SincroGO, Estela Martín, Abogada y DirCom de SincroGO, y Marc Conesa, responsable de Partners y Channel en Factorial HR.

Diez claves sobre el registro diario de jornada

En el encuentro se pusieron de manifiesto las diez claves más destacadas que, a juicio de los ponentes, deben tener en cuenta las empresas a la hora de afrontar el cumplimiento del registro diario de jornada:

1. Registro obligatorio tanto en presencial como en híbrido o 100% remoto

El registro de jornada diario es obligatorio para todas las empresas (sea cual sea el número de empleados) y ya se trate de empleados en presencial, modelos híbridos o 100% remoto (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y artículo 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia).

2. Registro diario

El registro tiene que ser diario. No es aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.

3. Sistema objetivo y fiable

Tal y como dispone la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 14 de mayo de 2019, el sistema implantado debe ser objetivo y fiable, de modo que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador.

La Inspección de Trabajo hace referencia expresa a esta cuestión en su Criterio Técnico sobre registro de jornada.

4. El registro opera para ambas partes (empresa y trabajador)

Los tribunales han dejado claro que el registro opera para las dos partes: empresa y trabajador. Eso significa que, por parte de la empresa, ésta puede utilizar el registro de jornada para sancionar retrasos e incumplimientos e incluso descontar en nómina los retrasos.

El Tribunal Supremo ha sentenciado expresamente que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Entiende el Supremo que no constituye una multa de haber (sentencia del TS de 27 de mayo de 2021; caso alusivo al sector de contact center).

Por su parte, y entre otras sentencias, se ha declarado procedente el despido disciplinario de un trabajador que estando en teletrabajo fichaba horas cuando en realidad no estaba trabajando (prueba de detectives; trasgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza) (sentencia del TSJ de Madrid de 18 de julio de 2022).

Jornada organizada por SincroGO. (Fot9o: SincroGO)

5. No caben los despidos sorpresivos

Aunque el registro de jornada puede utilizarse para sancionar, llegando incluso al despido, no cabe realizar un «despido sorpresivo». Si se ha creado una situación de tolerancia empresarial (nunca se han sancionado los retrasos y/o incumplimientos de horario), no cabe de repente realizar un despido.

Si no se ha sancionado previamente al trabajador por sus retrasos y/o faltas, no cabe luego despedir disciplinariamente (hay que realizar advertencias previas). Así lo establece la sentencia del TJS de Asturias de 28 de julio de 2022 (176 faltas de puntualidad. Despido improcedente al tratarse de un «despido sorpresivo»).

6. Puesta a disposición de los representantes

No hay obligación de entregar copia de los registros a los trabajadores o a sus representantes (salvo de que así lo disponga expresamente el convenio colectivo o por pacto expreso al respecto. Sí hay que poner a su disposición el registro, si éstos lo piden, pero eso no conlleva la obligación de entregar una copia.

7. Cuatro años de conservación

La norma establece expresamente que la empresa tiene que conservar los registros durante cuatro años.

8. ¿Se puede hacer el registro en papel?

La Audiencia Nacional se ha pronunciado expresamente sobre los registros de jornada en papel en estas dos sentencias:

Sentencia de la Audiencia Nacional de 9 de diciembre de 2020, según la cual, en principio, es lícito el registro en papel firmado por los empleados (modelo autodeclarativo).

Sentencia de 15 de febrero de 2022, que estima en parte una demanda de los sindicatos. La empresa sólo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio (complemento de toma y deje), con los inconvenientes que ello supone para que dicha información pueda luego ser puesta a su disposición y de la RLT e ITSS.

En opinión de SincroGO, y aunque es cierto que la norma no establece que no pueda hacerse en papel, no es recomendable este sistema por diversas razones: hay un mayor riesgo de incumplimiento, complica la conservación de los registros durante cuatro años y resulta más difícil probar, llegado el caso de una inspección el cumplimiento de los requisitos fijados por el TJUE de «objetividad» y «fiabilidad».

9. Cabe política de prohibición de horas extras

La Audiencia Nacional, en sentencia de 10 de diciembre de 2019, ha sentenciado que, puesto que las horas extraordinarias deben ser siempre pactadas como se deduce del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, cabe por tanto que se prohíba realizar horas por encima del horario convenido salvo autorización expresa de la empresa.

En todo caso, hay que consultar el convenio colectivo de aplicación.

10. ¿Y si el trabajador no ficha o se le olvida fichar?

La empresa tiene la obligación de realizar el registro diario de todos los trabajadores. Por tanto, si hay empleados que no fichan o se les olvida fichar, es aconsejable que la empresa envíe un recordatorio de la política de fichajes y el modo de hacerlo a toda la plantilla (así como recordatorios periódicos por escrito, o colgarlos en la internet, enviarlos por mail… para que quede constancia).

Además, si hay algún empleado que persiste en su actitud de no fichar o no hacerlo de la manera adecuada, puede realizarse una amonestación (por escrito para que quede constancia) y advertirle expresamente de que, si sigue incumpliendo su obligación de registrar su jornada diaria, la empresa podrá sancionarle.

Digitalización en la gestión de RRHH

Puesto que las empresas tienen una obligación que cumplir (registro diario de jornada), la mejor manera de hacerlo es utilizar la tecnología para automatizar esta obligación y poder centrarse en aportar valor añadido, como destacó Marc Conesa, de Factorial HR en su intervención.