Eliminar el papel.

Parece una tontería, o un imposible en un despacho de abogados, pero como siempre todo es tratable y nada es blanco y negro. Lo cierto es que cuando uno tiene la oportunidad de entrar en una oficina libre de papel ( yo he tenido la ocasión dos veces) se da cuenta de que la “sensación de trabajar” puede ser otra cosa.
Lo esencial es identificar algo simple. Si lo guardo en papel y en formato electrónico, lo estoy guardando dos veces !!!. Guardar dos veces significa dos circuitos, el de software y el físico del papel. Y significa perder tiempo y dinero.
El circuito de software es casi objeto de otro post y admite la solución informática que se quiera, en local o en cloud computing, aunque ciertamente si aspiramos a suprimir el papel en “lo posible”, la solución de software debiera tener algunas aplicaciones que permitan la sustitución y faciliten la lectura y actuación en el documento de forma electrónica.
El circuito del papel físico introduce una nueva variable al problema: El espacio. Y esa variable afecta a otra: las operaciones. Para el que crea que estoy “delirando” y que el papel y su circulación no afectan a las “operaciones” de un despacho le recomiendo simplemente la visualización del video “la rebel.lió del jutges” ( la rebelión de los jueces..Está en catalán..) Para ver hasta que punto el traslado de papel afecta a la forma en que se trabaja y como hace perder sentido a la palabra “eficacia”.
El papel y su circulación lo entorpecen todo, simplemente porque ocupan espacio y psicológicamente atascan la “mente” del que ve papeles por todos lados. Basta con limpiar vuestra mesa de papeles un dia para comprobar la veracidad de lo que digo.
Lo cierto es que entonces necesitamos programas de ordenador que permitan una visualización mejor y más rápida de “expedientes foliados” ( que nombre tan feo) y que permitan hiperlinkarlos y marcarlos, ( de eso ya hay algo en el mercado).
El problema mental del abogado para este cambio está más en lo judicial que en lo otro,  así que sugiero que empecéis por lo fácil, expedientes extrajudiciales, sólo en formato electrónico (los documentos originales que se los queden los clientes que son de ellos y el abogado no es ningún Angel custodio) y probéis lo fantástico que es tener la mesa limpia. Ah…y los procus que no notifiquen en PDF a la calle y a por otro…que hay muchos.
Lo cierto es que el papel ocupa demasiado espacio, que el espacio es dinero y que no estamos para gastos.
Por Josan Garcia.
Blog de gestión de despachos de abogados.