Juntas por videoconferencia (con modelo de convocatoria)

Con la llegada de la pandemia causada por el COVID-19, muchas sociedades se han encontrado con dificultades para celebrar su Junta General de Socios anual, destinada a, principalmente, decidir sobre la aprobación de las Cuentas Anuales del ejercicio anterior. Las recomendaciones que, en materia de sanidad y seguridad pública, se nos han dado por parte del Gobierno de España, no han hecho otra cosa que poner aún más de relieve la incertidumbre que existe en cuanto a las posibles formas de celebración de las Juntas de Socios y, especialmente, a las alternativas válidas para celebrar una Junta de Socios de manera no presencial.

En primer lugar, por contextualizar, tal y como establece el artículo 164.1 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (“LSC) es Junta de Socios Ordinaria aquella que “se reúne necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.”

Lo primero de todo es dejar constancia de que, si bien a día de hoy está ya muy extendido el uso de herramientas tecnológicas que permiten la comunicación a distancia, es posible que haya personas que, por su edad, no se encuentren familiarizadas con su uso o no dispongan de los medios para ello.

Lo cierto es que la COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de contar con medios que garanticen la validez y legalidad de celebración evitando la necesidad de celebrar una junta que, tradicionalmente, venía celebrándose de manera presencial.

En cuanto al objeto de este artículo y la posibilidad de celebrar Juntas de Socios por videoconferencia, la LSC hace tiempo que introdujo, para las Sociedades Anónimas, la posibilidad de asistencia a las Juntas de Accionistas mediante videoconferencia en el, habiendo confirmado la Dirección General de los Registro y el Notariado (“DGRN”) la posibilidad de que también las sociedades de responsabilidad limitada celebren sus Juntas Generales con socios que sólo estén presentes mediante videoconferencia, pero  con una particularidad: “siempre y cuando haya un lugar físico en el que se haya convocado”, para permitir a los socios la asitencia personal y «siempre y cuando se asegure que los asistentes remotos que tengan noticia en tiempo real de lo que ocurre y en la medida en que los socios puedan intervenir, pues no ofrece menores garantías de autenticidad que la asistencia física«. Esto es importante para nuestro entramado societario dado que, en España, según las últimas cifras del INE, las Sociedades de Responsabilidad Limitada representan algo más del 99% de la totalidad.

A este respecto, el Artículo 182 de la LSC establece literalmente, sobre la asistencia telemática, lo siguiente: “Si en las sociedades anónimas los estatutos prevén la posibilidad de asistencia a la junta por medios telemáticos, que garanticen debidamente la identidad del sujeto, en la convocatoria se describirán los plazos, formas y modos de ejercicio de los derechos de los accionistas previstos por los administradores para permitir el ordenado desarrollo de la junta. En particular, los administradores podrán determinar que las intervenciones y propuestas de acuerdos que, conforme a esta ley, tengan intención de formular quienes vayan a asistir por medios telemáticos, se remitan a la sociedad con anterioridad al momento de la constitución de la junta. Las respuestas a los accionistas que ejerciten su derecho de información durante la junta se producirán por escrito durante los siete días siguientes a la finalización de la junta.”

En consecuencia, y atendiendo a los requisitos que establece la LSC, parece que siempre que los Estatutos Sociales prevean esta posibilidad, sería posible celebrar una Junta de Socios por videoconferencia, cuando la convocatoria** incluya el lugar físico de celebración para aquellos socios que deseen acudir presencialmente y siempre que, además, se indique en la convocatoria, los plazos y formas de ejercicios de los derechos de los Socios.

Si embargo, y tras los últimos acontecimientos, cabría la posibilidad de que, no estando previsto en los Estatutos Sociales, el órgano de administración de una sociedad, en una situación tan extraordinaria como la que hemos vivido, hubiera considerado que, para preservar la seguridad de los socios, lo más aconsejable sería proceder a la celebración de la Junta por videoconferencia.

Es por ello que, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 (“RDL 8/2020”), se haya permitido ya expresamente que, hasta el 31 de diciembre de 2020, los acuerdos de los órganos de gobierno y de administración de las sociedades mercantiles puedan adoptarse mediante votación por videoconferencia, aunque los Estatutos no lo hubieran previsto, con independencia de que la fecha de convocatoria o celebración sea posterior a la finalización del Estado de Alarma.

Si bien los preceptos del RDL 8/2020 se refieren al órgano de administración como tal y no expresamente a la Junta General, lo cierto es que se ha venido haciendo una interpretación extensiva (teniendo en cuenta que las normas deben interpretarse en relación con el contexto y atendiendo al espíritu y finalidad de aquellas) entendiendo que la Junta de Socios es también un órgano de gobierno de la sociedad.

De igual manera, y con carácter posterior, el Real Decreto-ley 21/2020, de 9 de junio, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 (“RDL 21/2020”), en la disposición final cuarta, establece que «aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma y, una vez finalizado el mismo, hasta el 31 de diciembre de 2020, las juntas o asambleas de asociados o de socios podrán celebrarse por vídeo o por conferencia telefónica múltiple siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico.»

No obstante todo lo anterior, habrá que esperar a ver si una vez transcurridos los plazos y medidas excepcionales que estas normas han incluido, atendido a una situación extraordinaria, se mantienen y traducen en cambios normativos en la LSC que faciliten y flexibilicen los requisitos para la celebración de la reuniones de la Junta General de Socios por este tipo de medios desbancando así a la presencialidad.

**Se adjunta al presente modelo de convocatoria de Junta General Ordinaria que prevé la asistencia por video conferencia:

“CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS

De conformidad con lo dispuesto en el artículo […]º de los Estatutos Sociales de la compañía [“…, S.L.”]( en adelante, la “Compañía”), por la presente se convoca Junta General Ordinaria de Socios de la misma, que se celebrará en el domicilio social de la Compañia, el próximo día […] de […] de […], a las […] horas, de acuerdo con el siguiente,

ORDEN DEL DÍA

1º.- Examen y, en su caso, aprobación de las Cuentas Anuales de la Compañía correspondientes al ejercicio social cerrado a fecha 31 de diciembre de 20[…].

2º.- Examen y, en su caso, aprobación de la aplicación del resultado de la Compañía correspondiente al ejercicio social cerrado a fecha 31 de diciembre de 20[…].

3º.- Examen y, en su caso, aprobación de la gestión del Órgano de Administración de la Compañía realizada durante el ejercicio social cerrado a fecha 31 de diciembre de 20[…].

4º.- Delegación de facultades.

Se hace constar que, de conformidad con lo establecido en el artículo 272.2 de la Ley de Sociedades de Capital, cualquier Socio podrá obtener de la Compañía, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta General.

Así mismo y de conformidad con lo establecido en el artículo 196 de la Ley de Sociedades de Capital, con anterioridad a la reunión de la Junta, los señores Socios podrán solicitar por escrito con anterioridad a la Junta, o verbalmente durante la misma, las informaciones o aclaraciones que estimen precisas acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día.

De conformidad con los artículos 179 y 183 de la Ley de Sociedades de Capital, todos los socios tienen derecho a asistir a la Junta. Sin embargo, la Compañía considera necesario, dada la situación excepcional creada por el Covid-19, bajo la prioridad máxima de proteger la salud de las personas, trasladar y recordar a los señores Socios que la mejor forma de garantizar que los Socios puedan ejercer plenamente sus derechos de manera segura en la próxima Junta General es mediante la delegación y la emisión del voto a distancia, es decir, evitar en la medida de lo posible la asistencia física al lugar de celebración de la Junta General de Socios

Todas estas medidas son compatibles con el cumplimiento de las obligaciones societarias y garantizan plenamente los derechos políticos de los Socios. Se recuerda que, en la página web corporativa figuran todos los medios y canales a través de los cuales los Socios podrán conectarse y hacer el correcto seguimiento de la celebración de la Junta de Socios.

En […], a […] de 20[…]. 

Atentamente,

______________________

D./Dña. […]

Administrador Único”

Sobre la autora: Marina Martínez Alcalde es Abogada Sénior en ECIJA.