La AEPD aclara su polémica resolución sobre la inclusión de trabajadores en grupos de WhatsApp

A mediados del mes de enero, en este mismo foro, comentábamos una controvertida resolución de la Agencia Española de Protección de Datos en la que se archivaba una reclamación de un trabajador que había sido añadido, sin su consentimiento, a dos grupos de WhatsApp creados por su empresa para coordinar las tareas de todo el equipo.

La institución dirigida por Mar España Martí validó la actuación empresarial y recalcó que “los datos objeto de tratamiento son los mínimos necesarios para la organización del trabajo particular llevado a cabo por la parte reclamada, que ha informado a los trabajadores de la finalidad del tratamiento en los grupos de WhatsApp creados con la finalidad de utilizar esta vía de comunicación en asuntos relacionados con el contrato de trabajo, condiciones laborales, organización y desarrollo de tareas de trabajo y reparto y manteniendo la confidencialidad sobre ellos”.

Como es sabido, el Reglamento General de Protección de Datos obliga a que todo tratamiento de datos cuente con una base legal que lo legitime. Sin embargo, en la mencionada resolución, la AEPD interpretó que esa base era el propio contrato laboral.

Fruto del revuelo generado entre los expertos del ámbito laboral y de la protección de datos tras esa escueta resolución de la autoridad de control, Gonzalo Oliver Martin, delegado de protección de datos y asesor jurídico especializado en privacidad, protección de datos y ciberseguridad para Ozonia Consultores, solicitó un informe jurídico a la AEPD para arrojar algo de luz al respecto.

La AEPD recomienda: facilitar un teléfono de empresa o solicitar el consentimiento

La Agencia acaba de contestar al delegado de protección de datos a través de un documento de cinco páginas al que ha tenido acceso Economist & Jurist.

En primer término, como cuestión previa, la autoridad de control recuerda que la mencionada resolución no implica que esta institución “asuma un criterio general válido para todas las situaciones que se puedan dar en la práctica diaria”, ya que, en el caso arriba comentado “se analizan unos hechos concretos en situaciones determinadas, que son estudiadas en consecuencia”. Es decir, “es necesario por tanto valorar el caso en cuestión y analizar qué circunstancias se dan para resolver en uno u otro sentido”.

«La recogida de estos datos tendría que ser de cumplimentación voluntaria». (Foto: E&J)

Tras ello, la Agencia declara que el tratamiento del número personal del trabajador para crear grupos de WhatsApp “excedería en cuanto al mínimo de lo permitido inicialmente por la normativa de protección de datos, y más concretamente, de la legitimación del art. 6 del RGPD en base a la ejecución de un contrato”. Sin embargo, “si las circunstancias de la prestación de servicios para la empresa conllevara una disponibilidad personal del trabajador fuera de su centro u horario de trabajo, una medida más moderada e igual de eficaz para conseguir la comunicación de la empresa con el trabajador sería la puesta a disposición del mismo de un instrumento de trabajo como sería un teléfono de empresa”, añade.

En todo caso, sería posible que los trabajadores facilitaran los datos referentes a su email y número telefónico particular. Eso sí, la recogida de estos datos tendría que ser de “cumplimentación voluntaria” y tras la previa obtención del consentimiento del empleado afectado que, por supuesto, podrá oponerse con posterioridad a su tratamiento ejerciendo los derechos de oposición o supresión.

Por lo expuesto, la autoridad de control explica que resulta imprescindible distinguir entre el uso de las herramientas facilitadas por la propia compañía y los medios particulares o privados del trabajador, “que es donde podría entrar el juego el consentimiento de la persona afectada”. Aunque, de nuevo, “todo debe ser ponderado caso por caso”, reitera la Agencia.

Por último, conocedora quizás del alboroto generado entre los expertos, la AEPD apunta que cualquier resolución, “aislada de su contexto”, puede “inducir a conclusiones no ajustadas a los criterios establecidos por las Autoridades de control, criterios que se fijan de forma generalizada”.

“Yo creo que la Agencia ha sido muy contundente”

“Nosotros le pedíamos a la Agencia que, para dar seguridad jurídica al resto de delegados de protección de datos, empresas y trabajadores, nos indicara cuál era la base de legitimación del art. 6 del RGPD más óptima para la creación de los grupos de WhatsApp con fines laborales”, explica Gonzalo Oliver Martin a Economist & Jurist.

Gonzalo Oliver Martin. (Foto: Ozonia Consultores)

“Yo creo que la Agencia ha sido muy contundente al decir que el contrato de trabajo no justifica que el empleador pueda utilizar el teléfono personal del trabajador para crear ese grupo de WhatsApp”, añade el delegado de protección de datos. A su juicio, “lo más apropiado, según ha indicado la AEPD, es que se le facilitara al trabajador un teléfono de empresa”.

«Si el empleado no da su consentimiento, no se le podría obligar a estar incluido en ese grupo de WhatsApp»

En la misma línea, el experto señala que la Agencia “también habla de la posibilidad, que es la que yo venía aconsejándole a mis clientes, de solicitar el consentimiento expreso del trabajador, entendiendo el consentimiento expreso como libre y voluntario”. Es decir, “si el empleado no da su consentimiento, no se le podría obligar a estar incluido en ese grupo de WhatsApp”, aclara.

Por último, Oliver Martin recalca que, para su sorpresa, “la Agencia, por inicia propia, no ha emitido ningún informe jurídico”, a pesar de la repercusión mediática que ha tenido este asunto.