La comunicación empresario-trabajador puede establecerse mediante Whatsapp (R 6/2021 AEPD)

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha declarado en su reciente Resolución N.º R/00026/2021 que cuando los empleados trabajen fuera de la sede laboral, empresario y trabajador deberán ponerse de acuerdo para establecer el medio de comunicación más ágil, eficaz y operativo para las comunicaciones cotidianas e inmediatas en el ámbito laboral.

En el presente supuesto, la parte reclamante ha remitido a su empresa, a través del sindicato al que está afiliada (Sindicato Nacional de Trabajadores), un comunicado solicitando que el único canal de contacto que se lleve a cabo en el ámbito laboral entre aquella (la empresa o reclamada) y la trabajadora (reclamante), sea por vía postal. Asimismo, peticionaba allí la supresión de su número de teléfono móvil y correo electrónico.

Por su parte, la reclamada, después de dar a conocer diferentes cuestiones y controversias derivadas de la relación laboral con la trabajadora afectada, añade que la utilización del teléfono o de aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, son un medio más ágil y eficaz para las comunicaciones cotidianas e inmediatas en el ámbito laboral. Para justificar lo anterior se ayuda de los siguientes ejemplos: retrasos de última hora, cambios de cuadrantes, impedimentos de fuerza mayor, accidentes, o como en la situación actual, para recordar a todos los trabajadores los últimos cambios y protocolos a seguir frente al COVID-19.

(FUENTE: Pixabay)

¿Responsabilidad administrativa?

Tras admitir a trámite la reclamación de la interesada, la AEPD no estima oportuna la depuración de responsabilidades administrativas en el marco de un procedimiento sancionador, cuyo carácter excepcional obliga (siempre que sea posible) a optar por la prevalencia de otros mecanismos alternativos que tengan amparo en la normativa vigente.

En la misma línea, entiende la Agencia que, en el presente caso, no existen elementos que justifiquen el inicio de un procedimiento sancionador. En concreto, considera la misma que “a la vista de las actuaciones realizadas, con el presente procedimiento las garantías y derechos del afectado quedan debidamente restauradas”.

Sin respuesta expresa

A pesar de ello, la AEPD advierte que, en el supuesto aquí analizado, la parte reclamante ejercitó su derecho de supresión conforme al art. 12 y 17 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible por la empresa. Es decir, la normativa arriba mencionada no habilita “que pueda obviarse la solicitud como si no se hubiera planteado, dejándola sin la respuesta que obligatoriamente deberán emitir los responsables”, apercibe la Agencia.

Además, dado que no se acompaña copia en el presente procedimiento de la necesaria comunicación que se debe dirigir a la trabajadora afectada informándole sobre la decisión que haya adoptado a propósito de su petición, la AEPD estima la reclamación que originó el inicio de estas actuaciones, “al no quedar probado que la parte reclamante es conocedora de las causas por las que no procede la supresión de sus datos personales”.

En concreto, recuerda la Agencia que “la solicitud de supresión de los datos personales que se formule obliga al responsable que se trate a dar respuesta expresa, en todo caso, empleando para ello cualquier medio que justifique la recepción de la contestación”.

“Las partes deben ponerse de acuerdo”

“Los métodos de comunicación son cambiantes y las empresas buscan y utilizan herramientas de organización y planificación sencillas, fluidas, ágiles, eficaces y económicas, con las ventajas que supone para establecer de comunicación con sus empleados, permitiendo un correcto y eficiente funcionamiento de la empresa”, anuncia el Fundamento de Derecho Sexto de la reciente resolución.

Utilizar el móvil, sus aplicaciones, el correo electrónico u otros canales de comunicación, “se hacen imprescindibles para aquellos empleados que llevan a cabo sus funciones fuera de la sede laboral”. Dicho lo anterior, aconseja la AEPD que “las partes deben ponerse de acuerdo” para encontrar los canales más ágiles de comunicación, dado que la comunicación por vía postal, salvo para la remisión de nóminas o comunicaciones que no exijan una actuación puntual o inmediata, “podría no ser operativa en el contexto de la relación laboral con la reclamante” y “máxime teniendo en cuenta la emergencia sanitaria por el COVID-19”.