Registro de la jornada laboral: 5 aspectos a tener en cuenta ante una inspección

Desde el pasado 12 de mayo de 2019 todas las empresas, sin excepción, tienen la obligación de registrar la jornada de sus trabajadores. Sin embargo, la aplicación de la norma sigue generando confusión entre las empresas y no todas saben cómo aplicarla correctamente. Para B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométrico y vía web, cabe destacar 5 cuestiones clave que hay que tener en cuenta ante una inspección sobre el registro de la jornada laboral.

1. Periodicidad. La norma no fija la periodicidad con la que se debe entregar una copia a cada trabajador detallando la información sobre la jornada, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo con los trabajadores diga lo contrario. Sin embargo, el empresario debe conservar una muestra o justificante de que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado.
2. Disponibilidad. En cuanto al documento que incluye todos los registros, se obliga a garantizar su veracidad y que esté disponible “en cualquier momento” y en el mismo lugar de trabajo si lo solicita un inspector, los representantes de los trabajadores o cualquier miembro de la plantilla.
3. Tiempos de descanso. Según el criterio técnico recogido en la normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. Este registro ayudará a los inspectores a totalizar el número de horas reales trabajadas de cada trabajador.
4. Privacidad. El sistema implantado tiene que respetar la normativa sobre protección de datos (LOPD), por lo que se deberá de informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas.
5. Conservar los datos. La norma apunta que la empresa tendrá que guardar los registros de la jornada durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. En caso de llevar un registro en soporte papel, este se podrá digitalizar. Sin embargo, se recomienda utilizar un sistema que ayude a conservar la información en perfecto estado y que permita reducir los procesos.

«Desde el pasado 12 de mayo de 2019 todas las empresas» (Foto: Economist & Jurist)

Según Nuño Azcona, CEO de B+SAFE, “el desconocimiento o interpretación equivocada de la norma no exime de su cumplimiento. La realidad es que ya se ha empezado a sancionar a las empresas y cualquier empresa es susceptible de ser inspeccionada. En nuestra experiencia de campo nos estamos encontrando que, en el 80 por ciento de los casos, si se produce una inspección podría haber una sanción. Desde nuestro punto de vista, la mejor opción es automatizar el registro, ya que de esta manera no hay lugar al error humano o al descuido y todo queda registrado y simplificado en tiempo real”. Más allá de evitar la sanción, el CEO de B+SAFE recuerda que “hay que ver el control de fichaje como una oportunidad, ya que puede ayudar a crear valor en la empresa, optimizando tiempos y trabajo”.

Biometría

El sistema de control de fichaje biométrico de B+SAFE resuelve eficientemente y de manera automática el desafío que supone para las empresas el registro de la jornada laboral del personal, realizando una gestión exhaustiva de las horas trabajadas a la vez que garantiza la protección de datos.

El lector de fichaje de B+SAFE permite crear grupos de trabajo en función de horarios o departamentos, asignación de periodos temporales, vacaciones o asignar horarios flexibles. Es el ideal para un sector como la hostelería, en comercios en periodos como los de “rebajas” y en puestos de ocio y turismo donde aumentan el número de contrataciones temporales.

En el caso de los trabajadores que realizan su actividad fuera del centro de trabajo o de sus oficinas, la solución de B+SAFE se integra con un control de fichaje en remoto a través de un portal web o vía app móvil con geolocalización.

En todos los casos, las opciones de configuración del sistema de fichaje son personalizables en función de las necesidades de la empresa, cumpliendo siempre con la LOPD, de manera rápida, cómoda y sencilla.

Además, el sistema se integra con las herramientas de gestión del negocio (ERP) y genera informes extraíbles en formatos como Excel o PDF, con estadísticas y gráficas personalizables.