Software de despachos profesionales: todo lo que necesita saber (II)

Informes de gestión y panel de control

Esta solución la tienen casi todos los softwares de despachos profesionales y lo que hacen es brindarte paneles e informes específicos para cada función que le permitan realizar un seguimiento del progreso y los casos de tu despacho de manera efectiva.

La mayoría son m uy intuitivas y permiten beneficiarse de numerosos indicadores de rendimiento, desde asuntos, clientes, personal o colaboradores, tickets de incidencias o contactos con clientes, finanzas y contabilidad.

Además, te permite dar acceso a cierta información a algunos miembros del equipo o colaboradores para los asuntos que tienen asignado.

Personal, RR. HH y colaboradores

Esta es otra funcionalidad que tienen la mayoría de los softwares de despachos profesionales. Tener a golpe de click toda la información de tu equipo como la asistencia, el departamento, las salidas y vacaciones y casos asignados te permitirá gestionar de forma más eficiente los recursos humanos de tu despacho.

Aunque no tengamos trabajadores por cuenta si que debemos de tener un módulo de RR. HH porque, a fin de cuentas, los colaboradores tenemos que encajarlos en algún lado y no nos olvidemos de los procuradores que también deberían de tener acceso.

Además de que es necesario para asignar tareas, asuntos y dar permisos para ver, subir información y actualizar el estado del expediente.

¿Problema? que la mayoría de software de despachos profesionales desconocen la realidad de la profesión, muchos de ellos (por no decir todos) cobran por usuario cuando en realidad hay veces en las que tenemos una colaboración puntual con un compañero y tenemos que recurrir a nuestras antiguas fórmulas de trabajo. Carpetillas y emails… de las que estamos huyendo.

El precio por «usuario extra» no es que sea caro, pero si que es un engorro en las planificaciones económicas de los despachos y más si tenemos en cuenta que un asunto no se cierra en dos días y después tenemos que tenerlo «vivo» durante todo el tiempo que dure el plazo de prescripción de acciones, lo cual los 2 – 10 euros por usuario mensual se convierten en cientos de euros.

Te adelanto que sí que existen soluciones que no cobran por usuario extra.

Asignación y seguimiento de tareas

Muy en la línea del punto anterior en el que brevemente te comenté sobre los módulos de RR.HH. tengas o no tengas personal asalariado seguro que trabajas con procuradores y otros abogados, si es así comprueba que el software de gestión permita controlar los roles y poder asignar asuntos a más de una persona (procurador y otro abogado) y que te permita cambiarlo por si cambias la asignación de un abogado por otro o incluso son dos compañeros los que están trabajando a la vez en el mismo asunto.

Tú, como gerente o administrador, puedes ver las tareas y asuntos que tienen asignadas cada profesional y darle nivel de prioridad.

Además, en el panel de control podrás ver el progreso y el estado del expediente, si está pendiente de resolución, documentación…

Comunicación por correo electrónico

Esto antes lo vía una estupidez, pero tiene mucho sentido cuando lo integras en tu flujo de trabajo. Tener una función de correo electrónico totalmente integrada dentro del software de tu despacho, te permite enviar y recibir correos electrónicos mientras trabajas en sus asuntos y todo se queda guardado en el expediente.

Esto hace que ganes tiempo (mucho tiempo) y no tengas que perderlo buscando en hilos de correos electrónicos.

Revisa bien que la aplicación que quieres contratar cuente con este sistema, todas no lo tienen, pero puede ayudarte mucho en tu trabajo.

Generador de facturas

¿Todavía haces las facturas a mano, con Excel o Word?

Tener nuestro despacho en la nube nos va a permitir también poder controlar nuestra contabilidad, al menos en cuanto a lo que ingresos se refiere.

Tener la posibilidad de generar facturas y enviárselas desde la propia aplicación nos regalará mucho tiempo para invertirlo en captar clientes nuevos y afianzar los que ya tenemos.

La mayoría de las soluciones cuentan con este sistema de generación de facturas

Integraciones

Somos muchos los que usamos diferentes soluciones de gestión de correos electrónicos Outlook, Gmail; calendarios como Google Calendar, iCal, Microsoft Calendar; software de gestión de archivos en la nube tipo Dropbox, Drive y un largo etcétera.

Una integración con tu sistema de gestión te ayudará a integrar toda esta información en un solo lugar evitando perder tiempo, duplicidades de acciones y también los cuellos de botella y errores.

Una vez integrados correctamente, estos productos pueden comunicarse con el software de gestión para sincronizar automáticamente la información en varios lugares a la vez.

Comprueba las aplicaciones que más usas y revisa que el software de despachos que te interesa tiene implementada estas integraciones.

Migración del sistema

Independientemente del tipo de sistema que tengas actualmente, ya sea hojas de cálculo de Excel o una solución genérica, debe tener la capacidad de migrar la información de su caso a un nuevo sistema.

Lo mismo piensas que no es necesario, pero comprueba que el software que te interesa tiene sistema para exportar la información a otros.

Por norma general todos los sistemas usan exportadores a .CSV o .XML que podrás leerlo con Excel o Google Sheets.

Gestión de Clientes Potenciales (Leads)

Recibimos decenas de llamadas que nos piden información o que quieren que les regalemos una respuesta telefónica a un problema que tienen.

Usemos esto a nuestro favor y que la solución que elijamos tenga incorporado un sistema de gestión de clientes potenciales o Leads (inglés)

Al principio puede parecernos una pérdida de tiempo registrarlos, pero no olvidemos que es información muy valiosa la que nos están dando, lo mismo no es ahora, pero más adelante podremos usar esta información en nuestro favor haciendo comunicaciones comerciales.

Recuerda siempre recabar el consentimiento expreso para no tener problemas con la AEPD.

Este registro de clientes potenciales también nos sirve para ver que fuentes de clientes son las más productivas, qué campañas de marketing están funcionando para asignar al cliente potencial un valor y una fuente de adquisición para conocer el ROI (Retorno de la inversión).

Por suerte es una solución que contemplan casi todos los softwares de gestión.

Colaboración – Trabajo colaborativo y en remoto

Trabajar juntos en un caso en tiempo real puede ser un desafío importante, sobretodo si nos encontramos en un entorno descentralizado, con trabajo en remoto o incluso trabajando desde casa un fin de semana (a todos no ha pasado)

Contar con un espacio colaborativo para equipos nos permitirá controlar en todo momento en qué estado se encuentra el expediente, quién está trabajando en él y qué está haciendo exactamente (en qué fase se encuentra) sin necesidad de estar redactando emails ni pidiendo información y haciendo que «el barco se pare».

Guardar notas tipo «Post-it»

Yo siempre seguiré usando post-it, me gusta mucho el concepto de hacer anotaciones para el siguiente que venga.

Todavía hay software de despachos profesionales que te permiten hacer esto y está muy bien, sobretodo para marcar dónde te has quedado o alguna anotación para un compañero que sabes que va a continuar haciendo el trabajo que tú estabas haciendo.

Si eres cómo yo, también necesitarás que tu software de despachos profesionales tenga esta opción.